L’interface Outlook mise à jour simplifie la gestion des contacts, mais elle présente quelques difficultés lorsqu’on est habitué à la version classique. Trouver un contact ou naviguer dans la liste d’adresses globale (LAG) est plus complexe : l’ancienne fenêtre du carnet d’adresses a disparu et la navigation dans la LAG est assez limitée, à moins de faire preuve de créativité. Ce guide devrait vous aider à trouver la meilleure façon de trouver vos contacts, ainsi que des solutions de contournement si vous avez besoin d’un accès plus avancé à la LAG.
Méthode 1 : Accéder au carnet d’adresses lors de la rédaction d’un e-mail
C’est toujours votre outil de référence pour rechercher rapidement des contacts lors de la rédaction d’un message. Les options de recherche sont accessibles directement dans la fenêtre de l’e-mail, ce qui est plutôt pratique. L’astuce principale consiste à utiliser les champs de destinataire et la barre de recherche ; cela fonctionne plutôt bien si vos coordonnées sont déjà synchronisées ou stockées localement.
Rechercher des contacts directement lors de la rédaction
- Ouvrez un nouvel e-mail : cliquez sur « Nouvel e-mail » dans l’ onglet Accueil.
- Cliquez sur un champ de destinataire : « À », « Cc » ou « Cci ». Une petite boîte de dialogue d’adresse apparaît.
- Utilisez le champ de recherche : saisissez le nom, l’adresse e-mail ou la liste de distribution du contact. Si vous êtes connecté à un compte Exchange ou Microsoft 365, la recherche s’effectuera également dans les contacts de l’organisation. Dans certaines configurations, seuls vos contacts personnels seront recherchés ; n’attendez donc pas la liste d’adresses globale comme auparavant.
- Ajoutez le contact : appuyez sur le bouton « Ajouter » à côté du nom du contact pour l’inclure.
Sur certains ordinateurs, cette recherche semble un peu limitée par rapport à l’ancien Outlook, mais c’est désormais la méthode principale. L’interface la rend plus claire, mais au détriment de la profondeur de recherche.
Méthode 2 : Utilisation de l’onglet Personnes (Contacts)
Cette option permet de parcourir votre liste d’adresses lorsque vous n’êtes pas connecté à une adresse e-mail spécifique. C’est pratique, mais sa portée est également assez limitée.
Trouvez et recherchez vos contacts ici
- Cliquez sur l’icône « Contacts » : appuyez sur cette icône dans le panneau de navigation de gauche. Il s’agit de la petite silhouette ou de l’icône Contacts.
- Rechercher des contacts : utilisez la barre de recherche en haut. Vous pouvez saisir des noms partiels, des informations sur le service ou d’autres mots-clés. Les résultats afficheront les correspondances de vos contacts et éventuellement de votre GAL si vous êtes connecté.
- Problèmes de navigation : Contrairement à la version classique, vous ne pouvez pas simplement parcourir la liste alphabétique de la liste d’adresses globales. L’outil est principalement basé sur la recherche. Sur Mac, vous pouvez accéder aux coordonnées en cliquant sur l’icône de la fiche de contact, mais là encore, la navigation par service ou par titre est impossible.
Vous remarquerez peut-être que, dans certaines configurations, la recherche est lente ou que la liste d’adresses globales n’est pas entièrement accessible sans mots-clés. De ce fait, accéder directement à la liste d’adresses globales n’est plus aussi simple qu’avant.
Limitations du nouveau carnet d’adresses Outlook
Pour les utilisateurs habitués à l’ancien Outlook, ces changements peuvent sembler un retour en arrière. Voici ce qui manque ou ce qui diffère :
- Pas de fenêtre de carnet d’adresses autonome : impossible d’ouvrir une fenêtre distincte comme dans l’interface utilisateur classique. Tout est intégré dans ces recherches contextuelles.
- Navigation GAL limitée : impossible de naviguer par service ou intitulé de poste sans mots-clés. En résumé, vous n’obtenez que des résultats de recherche ; la navigation est supprimée pour le moment.
De ce fait, de nombreux utilisateurs se demandent comment accéder plus efficacement à la liste d’adresses globales. C’est là que certaines astuces entrent en jeu.
Solutions de contournement pour un meilleur accès à la liste d’adresses globales
C’est un peu étrange, mais si vous avez besoin d’une navigation plus poussée dans la GAL, il vous faudra peut-être faire preuve d’un peu de créativité. Voici ce qui peut vous aider :
- Utilisez la recherche à fond : la barre de recherche dans l’onglet « Personnes » ou dans les champs des destinataires est votre principal outil. Affinez votre recherche avec des mots-clés spécifiques comme « Finance » ou des noms partiels.
- Basculer temporairement vers Outlook classique : Sous Windows, si votre système informatique le permet, vous pouvez revenir à l’interface Outlook classique. Accédez à Fichier > Compte Office > À propos d’Outlook ou cochez la case « Basculer vers Outlook classique » dans le menu des options, si disponible. Sur Mac, cela signifie généralement ouvrir Outlook en mode hérité ou accéder à Outlook sur le Web (à l’adresse https://outlook.office.com/), qui offre toujours une navigation plus étendue dans la liste d’adresses globale.
- Utilisez Outlook sur le Web : surprise ! La version Web prend toujours mieux en charge la navigation organisée dans la liste d’adresses globale (GAL), surtout si vous utilisez un Mac ou si vous souhaitez une recherche complète sans complications. Connectez-vous, ouvrez People et parcourez la liste d’adresses globale en cliquant.
Sur certaines configurations, ce n’est pas parfait, mais ces solutions peuvent vous rapprocher de vos objectifs. Ne vous attendez pas à retrouver l’ancienne navigation GAL dans la nouvelle application Outlook : c’est une toute autre histoire.
Et bien sûr, garder Outlook à jour sur votre ordinateur Mac ou Windows peut parfois améliorer un peu les fonctionnalités de recherche, car Microsoft continue de peaufiner les améliorations.
Conclusion
Fondamentalement, la recherche de contacts dans le nouvel Outlook repose sur la recherche plutôt que sur la navigation. Les principales méthodes sont la recherche de destinataires dans les e-mails ou l’onglet « Contacts », mais les options de navigation dans la liste d’adresses globales (GAL) sont assez limitées, sauf si vous changez d’interface ou consultez Outlook sur le web. Ce n’est ni mieux ni moins bien, juste assez différent pour dérouter les utilisateurs au début. S’habituer au flux de travail basé sur la recherche aide, mais si vous avez besoin d’une navigation exhaustive dans la liste d’adresses globales (GAL), celle-ci reste un peu enfouie derrière certaines solutions de contournement.