Comment accélérer les fichiers Excel lents et améliorer les performances

Les fichiers Excel volumineux, riches en données et en formules sophistiquées, peuvent devenir extrêmement lents, même avec un PC puissant. Vous pourriez remarquer des ralentissements au niveau du défilement, des formules qui prennent une éternité à recalculer ou des temps d’enregistrement qui s’allongent plus que prévu. Honnêtement, ce n’est pas seulement dû à des problèmes matériels : il s’agit souvent de la configuration du classeur lui-même ou de son encombrement inutile. Alors, si vous en avez assez d’attendre qu’Excel rattrape son retard, ce guide aborde plusieurs pistes pour améliorer les performances. De l’utilisation de meilleurs outils de gestion des données à la réduction de la taille des fichiers en passant par l’ajustement de certains paramètres, tout ce qui contribue à accélérer le processus est pertinent. L’objectif ? Améliorer la vitesse de vos classeurs volumineux et fluidifier votre flux de travail sans vous arracher les cheveux.

Comment accélérer les fichiers Excel volumineux

Méthode 1 : Exploitez Power Query et Power Pivot pour une gestion efficace des données

C’est un peu étrange, mais charger toutes vos données directement dans des feuilles n’est pas la meilleure solution. Power Query et Power Pivot sont de véritables turbo boosters pour le Big Data : ils stockent et analysent les données en arrière-plan, sans surcharger votre feuille de calcul active. Si votre jeu de données est volumineux, cela peut considérablement réduire le temps de traitement. De plus, votre classeur reste léger, car le gros du travail se déroule dans le modèle de données.

Mesures:

• Importer des données avec Power Query : Accédez à l’ onglet Données > Obtenir des données > choisissez entre CSV, base de données, Web, etc.pour charger vos données dans l’éditeur Power Query. Ainsi, Excel n’intègre pas de données volumineuses directement dans les cellules.
• Nettoyer et transformer les données : utilisez l’interface de Power Query pour filtrer les données inutiles, corriger les types de données ou supprimer les doublons. Un nettoyage en amont permet souvent de réduire les recalculs ultérieurs.
• Charger dans le modèle de données : Une fois le processus terminé, chargez les données transformées dans le modèle de données (sous « Charger dans » > sélectionnez « Ajouter ces données au modèle de données »).Évitez de les transférer dans des plages de feuilles de calcul : cela simplifie et accélère le processus.
• Analysez avec Power Pivot : créez des tableaux croisés dynamiques liés au modèle de données et écrivez des formules DAX si nécessaire. Ces formules sont beaucoup plus rapides que les formules classiques, surtout sur les grands ensembles de données.

Méthode 2 : Optimiser et simplifier les formules

C’est probablement le problème le plus courant. Quelqu’un assemble un million d’instructions IF imbriquées ou de fonctions volatiles qui obligent Excel à recalculer sans cesse. Réduire le nombre de ces formules monstrueuses peut éliminer un énorme goulot d’étranglement des performances.

Mesures:

• Utiliser les colonnes d’aide : divisez les grandes formules en blocs plus petits répartis sur plusieurs colonnes. Cela peut paraître peu attrayant, mais cela permet de gagner du temps lors des recalculs et de faciliter la résolution des problèmes.
• Spécifier des plages : N’utilisez jamais de colonnes entières dans vos formules (comme SUM(A:A)).Ciblez plutôt des plages spécifiques, comme A1:A10000. Cela limite la quantité de données à traiter par Excel.
• Minimiser les fonctions volatiles : des fonctions comme NOW, TODAY, OFFSET, INDIRECTou RANDpresque imposent des recalculs à chaque modification. Si possible, remplacez-les ou limitez leur utilisation.
• Utilisez des fonctions efficaces : au lieu de fonctions SI imbriquées complexes, optez pour INDEX/MATCHdes fonctions combinées ou SUMIFSdes fonctions. Elles sont généralement plus rapides et plus propres.
• Coller les valeurs après les calculs : lorsque vos formules sont terminées, sélectionnez la plage, copiez (Ctrl+C), puis « Collage spécial » > « Valeurs » pour supprimer les formules et accélérer les choses lors des travaux ultérieurs.

Méthode 3 : Réduire la taille du fichier et supprimer le formatage inutile

Excel a tendance à s’encombrer avec le temps, notamment en raison d’un excès de styles, d’images ou d’une mise en forme excessive. Cela ralentit l’ouverture, l’enregistrement et les calculs. Il est donc judicieux de fouiller un peu pour éliminer ce poids mort.

Mesures:

• Séparez les données brutes : placez les données brutes sur une feuille dédiée ou dans des fichiers externes.Évitez de les encombrer d’analyses ou de mises en forme.
• Supprimer les lignes/colonnes inutilisées : Appuyez sur Ctrl + Fin pour voir où Excel considère que vos données se terminent. Supprimez tout ce qui se trouve au-delà, en particulier les lignes et colonnes vides, car elles peuvent ralentir le traitement.
• Supprimez les feuilles inutiles : anciens tableaux croisés dynamiques, feuilles de test ou bugs ? Supprimez-les.
• Compresser les images : Si votre classeur contient des images, utilisez Format d’image > Compresser les images pour réduire leur taille. Cela permet de réduire la taille globale du fichier.
• Gérer la mise en forme : utilisez des outils tels que « Vérifier les performances » (si vous utilisez Microsoft 365) ou le complément Inquire pour rechercher et supprimer la mise en forme excessive, les styles ou les objets masqués qui ralentissent votre classeur.

Gestion des recalculs automatiques

Ce problème est source de problèmes pour beaucoup. Si votre classeur recalcule chaque fois que vous effectuez une modification, cela peut entraîner des retards importants. Passer au recalcul manuel peut vous donner plus de contrôle et accélérer le processus.

Mesures:

• Définir le calcul sur Manuel : Accédez à l’ onglet Formules > Options de calcul > choisissez Manuel. Appuyez ensuite sur F9lorsque vous souhaitez recalculer.
• Recalcul facultatif avant l’enregistrement : dans Fichier > Options > Formules, cochez « Recalculer avant l’enregistrement » si vous souhaitez qu’il soit mis à jour lorsque vous enregistrez, mais pas constamment.
• Mise à niveau vers Excel 64 bits : si vous travaillez avec des jeux de données de plusieurs gigaoctets et que votre matériel le permet, passer à Excel 64 bits permet d’utiliser davantage de RAM, ce qui améliore considérablement les performances. Vérifiez votre version sous Fichier > Compte > À propos d’Excel.

Méthode 4 : supprimer les noms, styles et liens externes inutilisés

Au fil du temps, votre classeur peut être encombré de plages nommées, de styles inutiles ou de liens vers des feuilles de calcul externes. Le fait de les supprimer peut améliorer le fonctionnement d’Excel.

Mesures:

• Supprimer les noms inutilisés : accédez à Formules > Gestionnaire de noms, sélectionnez et supprimez les noms qui ne sont plus utilisés.
• Supprimer les styles inutilisés : Faites un clic droit sur les styles inutilisés dans le volet Styles > Supprimer. Des outils de nettoyage tiers peuvent être nécessaires si vous en avez beaucoup.
• Gérer les liens externes : dans l’ onglet Données > Modifier les liens, mettez à jour ou rompez les liens s’ils ne sont plus nécessaires.

Méthode 5 : Désactiver l’accélération graphique matérielle (si elle provoque un décalage)

Parfois, vos paramètres graphiques perturbent les performances d’Excel. Désactiver l’accélération matérielle a permis à certains utilisateurs d’obtenir une meilleure réactivité, notamment sur les machines équipées de pilotes GPU peu performants.

Mesures:

1. Cliquez sur Fichier > Options > Avancé. Faites défiler jusqu’à la section Affichage.
2. Cochez la case à côté de Désactiver l’accélération graphique matérielle.
3. Cliquez sur OK et redémarrez Excel. Parfois, cela suffit à régler le problème.

Conclure

Maintenir la performance de vos classeurs Excel volumineux ne se résume pas à une simple solution miracle : il s’agit d’une combinaison de gestion intelligente des données, de simplification des formules, de réduction des tâches et d’optimisation des paramètres. Mettez ces idées en pratique et la plupart des fichiers volumineux devraient se comporter beaucoup mieux. N’oubliez pas qu’Excel a tendance à devenir lent avec le temps ; une maintenance régulière permet donc de maintenir son efficacité.

Résumé

• Utilisez Power Query / Power Pivot pour les remaniements de Big Data
• Simplifier et rationaliser les formules
• Supprimez les styles et les liens inutilisés et nettoyez la taille du fichier
• Passer au recalcul manuel pour les grandes feuilles
• Supprimez les anciens noms, styles et liens externes
• Désactivez l’accélération matérielle si cela vous aide

Réflexions finales

J’espère que cela réduira les latences pour ceux qui travaillent péniblement avec d’énormes classeurs. C’est un peu de travail au début, mais une fois optimisé, votre flux de travail devient beaucoup moins frustrant. Bonne chance ! Et que votre Excel reste performant !