Vous en avez assez de taper sans cesse les mêmes phrases longues ou les mêmes termes complexes dans Google Docs ? C’est assez agaçant, surtout quand on est pressé ou qu’on fait beaucoup de modifications. Heureusement, Google Docs propose une fonctionnalité pratique pour créer des substitutions de texte personnalisées : des raccourcis qui se transforment automatiquement en mots ou phrases complets. C’est un véritable gain de temps, mais honnêtement, beaucoup passent à côté de cette fonctionnalité parce qu’ils ne réalisent pas à quel point c’est simple à configurer ou essaient de le faire de manière maladroite et inefficace. Voici donc un aperçu de ce qui a fonctionné pour moi, un peu brouillon, mais qui, je l’espère, vous évitera de perdre des heures à essayer de comprendre. Une fois que vous avez compris, il vous suffit de taper un petit raccourci et Google Docs se charge du reste. C’est très utile si vous créez des rapports, rédigez des e-mails répétitifs ou si vous détestez simplement taper la même chose une dizaine de fois. Gardez à l’esprit que si vos raccourcis ne sont pas suffisamment uniques, ils risquent de se déclencher accidentellement. Choisissez-en donc qui n’interfèrent pas avec la saisie normale. Et oui, cela fonctionne quasiment de la même manière sur mobile si vous êtes connecté à votre compte Google, mais parfois, ce n’est pas aussi fluide. Voici comment procéder.
Comment créer une substitution de texte personnalisée dans Google Docs
Commençons par les bases : ouvrir les préférences et trouver où configurer cela
Tout d’abord, ouvrez votre document Google Doc, comme n’importe quel document. Ensuite, allez dans Outils et cliquez sur Préférences. C’est dans cette fenêtre que tout se passe. Si vous ne l’avez pas remarqué, c’est assez simple : deux colonnes : à gauche pour votre raccourci, à droite pour le texte développé. Il est important de les avoir à portée de main.
Sur certaines configurations, cette fenêtre Préférences peut être étrange : parfois, elle ne s’enregistre pas immédiatement ou n’affiche pas vos raccourcis précédents. Bien sûr, Windows et Chrome ont tendance à rendre les choses simples plus compliquées que nécessaire. Donc, si rien ne se passe après avoir cliqué sur OK, essayez de fermer et de rouvrir votre document Google, ou même d’actualiser votre page. Une fois connecté, il ne vous reste plus qu’à remplir les colonnes.
Entrez votre raccourci et la longue phrase dans laquelle vous souhaitez le développer
- Dans la colonne de gauche, saisissez un raccourci rapide et facile à mémoriser. J’aime les utiliser courts : quelques lettres ou une combinaison originale. Par exemple, « $$ » ou « ;hr » pour « Bonjour, comment allez-vous ? »
- Dans la colonne de droite, écrivez la phrase ou le mot complet que vous souhaitez faire apparaître. Attention : une faute de frappe risque de s’avérer erronée, ce qui peut prêter à confusion en cours de rédaction.
Conseil de pro : utilisez des raccourcis uniques. Par exemple, évitez d’utiliser « salut » ou « oui », car vous ne voulez pas qu’ils déclenchent une réaction en plein milieu d’une phrase. Pensez à des combinaisons plus longues ou plus arbitraires, comme « !1 » ou « @x ».Ainsi, les déclenchements accidentels sont moins probables.
Enregistrez votre configuration et voyez-la en action
Cliquez sur OK une fois votre message saisi. Désormais, chaque fois que vous saisirez ce raccourci suivi d’un espace ou d’un signe de ponctuation, il devrait s’agrandir automatiquement. Honnêtement, sur certaines machines, cela fonctionne du premier coup ; sur d’autres, vous devrez peut-être actualiser ou redémarrer Chrome. C’est bizarre, mais c’est Google.
À noter : ce paramètre s’applique à Google Docs, et non à toutes les applications Google ni à l’ensemble de votre système. Si vous souhaitez un raccourci universel, vous devrez le configurer ailleurs, par exemple dans les options de correction automatique de Windows ou dans les paramètres du clavier de votre appareil mobile.
Conseils pour que cela fonctionne parfaitement et sans surprises
- Utilisez des raccourcis courts et mémorables, mais pas trop courants pour ne pas surprendre vos mots de tous les jours.
- Testez quelques exemples : parfois, la correction automatique de Google peut interférer si votre raccourci ressemble à un mot normal.
- Consultez régulièrement votre liste de raccourcis sous Outils → Préférences. Il arrive parfois que vous oubliiez d’en avoir défini un, ce qui perturbe votre flux de travail.
- Si vos raccourcis ne se déclenchent pas, vérifiez si vous disposez d’applications de correction automatique ou de clavier qui pourraient être en conflit.
Questions fréquemment posées
Que faire si j’oublie mon raccourci ou s’il cesse de fonctionner ?
Retournez simplement dans Outils → Préférences. Vos raccourcis y sont tous répertoriés. Assurez-vous d’avoir correctement enregistré vos raccourcis : vous y êtes déjà allé, vous avez déjà fait ça, vous avez perdu du temps à essayer de comprendre pourquoi rien ne s’est développé.
Puis-je l’utiliser sur mon téléphone ou ma tablette ?
Oui, mais cela dépend. Si vous utilisez Google Docs dans un navigateur ou une application mobile, c’est aléatoire. Généralement, les raccourcis fonctionnent si votre clavier mobile prend en charge les remplacements de texte personnalisés, comme dans Gboard, qui permet de configurer des raccourcis indépendamment. C’est donc une étape différente, mais l’idée est similaire.
Combien de raccourcis puis-je configurer ?
Autant que vous voulez, vraiment. Aucune limite ; évitez simplement de surcharger votre cerveau et de sombrer dans des situations insensées qui vous feraient oublier ce qui est quoi.
Puis-je partager ces raccourcis avec des collègues ?
Malheureusement non. Elles sont simplement liées à votre compte Google et à vos préférences. Vous pouvez cependant partager votre liste et ils peuvent la copier-coller ou la configurer manuellement.
Résumé
- Ouvrez Outils → Préférences dans Google Docs.
- Tapez votre raccourci personnalisé et votre phrase complète.
- Cliquez sur OK et testez-le.
Conclure
Configurer des substitutions de texte peut considérablement réduire le temps de saisie dans Google Docs, notamment pour les phrases longues et ennuyeuses que tout le monde semble répéter. C’est un peu étrange que Google ne le rende pas plus évident, mais une fois que c’est opérationnel, c’est une véritable révolution. Utilisez des raccourcis intelligents et évitez de vous encombrer l’esprit ou de créer des conflits. Espérons que cela vous évitera des tracas ou au moins vous simplifiera la vie. Espérons que cela vous aidera à être plus productif sans perdre la tête.