Lorsqu’il est temps de prendre une pause ou de partir en vacances, configurer une notification d’absence dans Microsoft Teams est essentiel. Il ne s’agit pas seulement de changer de statut ; cela permet de s’assurer que tout le monde sait que vous êtes absent et d’éviter un flot de messages « Où êtes-vous ? ».De plus, comme Teams se synchronise avec Outlook, vos réponses automatiques fonctionnent de concert, évitant ainsi à vos collègues ou contacts externes de rester dans l’ignorance. Mais il arrive que des difficultés surviennent : l’option n’est pas disponible ou la réponse n’apparaît pas. Cela est généralement dû à des applications obsolètes, à des autorisations manquantes ou à des problèmes de synchronisation avec Outlook. Ce guide présente les principales solutions pour que cela fonctionne sur ordinateur et mobile, afin que vous puissiez vous concentrer sur vos loisirs, sans vous soucier de la technologie.
Comment configurer l’absence du bureau dans Microsoft Teams (bureau)
Ouvrez Teams et définissez votre message d’absence du bureau
- Démarrez Teams et cliquez sur votre photo de profil en haut : elle ressemble à votre avatar ou à vos initiales.
- Faites défiler vers le bas pour trouver « Planifier une absence du bureau ». Si cette option est manquante, votre application nécessite peut-être une mise à jour ou Outlook n’est pas correctement connecté.
- Cliquez dessus, puis activez les réponses automatiques. C’est là que la magie commence.
- Saisissez votre message d’absence du bureau : c’est ce que les gens voient dans Teams et également dans Outlook si votre compte est synchronisé.
- N’oubliez pas de cocher Envoyer des réponses en dehors de mon organisation si des personnes externes doivent être notifiées.
- Définissez vos heures de début et de fin, car bien sûr, Teams doit rendre cela un peu plus difficile que de simplement cliquer sur « activer ».
- Cliquez sur Enregistrer et vous avez terminé. Votre statut est mis à jour et Outlook devrait également le récupérer.
La plupart du temps, cela fonctionne parfaitement, mais dans certaines configurations, cela peut ne pas se produire immédiatement. Un redémarrage de Teams, voire de tout le système, peut parfois aider. Sinon, vérifiez votre intégration Outlook : il arrive que les réponses automatiques ne soient pas activées ou que vous utilisiez simplement une application obsolète.
Important : vérifiez vos réponses automatiques Outlook
- Ouvrez Outlook (application de bureau ou Web).
- Accédez à Fichier > Réponses automatiques (Absent du bureau). Si vous ne voyez pas cette option, il est possible qu’Outlook ne soit pas correctement connecté ou que les réponses automatiques soient désactivées.
- Activez les réponses automatiques, rédigez votre message et définissez la plage de dates pour qu’elle corresponde à Teams.
- Enregistrez tout et voyez si Teams récupère la réponse. Parfois, il suffit d’un petit coup de pouce.
Remarque : si les réponses automatiques d’Outlook ne sont pas activées ou si la synchronisation ne fonctionne pas, la réponse automatique de Teams risque de rester silencieuse. Sur certaines configurations, elle fonctionne après un redémarrage ou une déconnexion et une reconnexion. C’est étrange que ces intégrations soient si capricieuses, mais bon, c’est Windows et Office.
Comment configurer l’absence du bureau dans Microsoft Teams (Mobile)
Activer l’absence du bureau depuis votre téléphone
- Appuyez sur votre photo de profil dans le coin supérieur gauche.
- Appuyez sur votre statut actuel, puis sélectionnez « Absent du bureau ».
- Activez la réponse automatique. Vous verrez alors une zone de texte pour saisir votre message : soyez clair ou non, selon votre humeur.
- Ensuite, basculez entre les dates de début et de fin et choisissez votre fenêtre temporelle.
- C’est fait ! Votre réponse sera synchronisée entre Teams et Outlook, pour que personne ne soit laissé dans l’ignorance.
Attention : il arrive que les mises à jour mobiles soient lentes ou que l’application refuse de se synchroniser immédiatement. Si cela se produit, redémarrer l’application ou consulter les réponses automatiques d’Outlook peut résoudre le problème.
Pour résumer tout cela
Configurer l’absence du bureau dans Teams n’est pas compliqué, mais c’est une de ces choses qui peuvent vous poser problème si votre application est obsolète ou si la synchronisation Outlook ne fonctionne pas correctement. Une fois que vous l’aurez fait fonctionner, c’est une véritable bouée de sauvetage : vos collègues ne vous contactent pas pendant que vous dormez, et vos contacts externes savent que vous êtes absent. N’oubliez pas : si le statut ne se met pas à jour immédiatement, essayez de redémarrer Teams ou votre appareil, et vérifiez les paramètres de réponse automatique d’Outlook.
FAQ sur les absences dans Microsoft Teams
Si vous ne trouvez pas cette option, il est probable que votre application Teams ait besoin d’une mise à jour. Assurez-vous également qu’Outlook est connecté, car les réponses automatiques de Teams nécessitent l’activation et la synchronisation des réponses automatiques d’Outlook.
Lorsque vous définissez une réponse d’absence, votre profil est mis à jour et vos collègues voient un message lorsqu’ils survolent votre nom. Vous pouvez également publier sur les canaux d’équipe pour plus de clarté.
Sur ordinateur, accédez à votre profil, puis à Définir un message d’état ou à Planifier une absence. Sur mobile, accédez à votre profil, puis à État ou à Absent. En quelques clics, c’est possible.
Oui, Teams prend en charge les réponses automatiques synchronisées avec Outlook. Ainsi, tous les collaborateurs, internes et externes, sont avertis de votre absence. Attention : si les réponses automatiques Outlook ne sont pas activées, celles de Teams risquent de ne pas fonctionner.
Cela peut être dû à une version obsolète de Teams, à l’inactivation des réponses automatiques Outlook ou à des problèmes de synchronisation. Généralement, une mise à jour de Teams ou un redémarrage de l’application résout le problème.
J’espère que cela permettra à quelqu’un de gagner quelques heures. Ces choses sont simples une fois mises en œuvre, mais y parvenir peut s’avérer compliqué si Outlook et Teams ne communiquent pas correctement.