Créer une liste déroulante dans Excel est sans conteste l’une de ces petites astuces qui simplifient grandement la gestion des données. C’est idéal pour garantir la cohérence des informations ou simplement accélérer la saisie de données en évitant les erreurs de frappe. Cependant, il arrive que les listes déroulantes ne se comportent pas comme prévu : elles peuvent ne pas s’afficher ou refuser de se mettre à jour. Si vous rencontrez ce problème, voici un aperçu des solutions possibles, car oui, Excel peut parfois se montrer capricieux.
Comment ajouter une liste déroulante dans Excel
Préparez votre liste et nommez-la
Commencez par saisir les options souhaitées dans une colonne de votre feuille de calcul. Il peut s’agir d’une liste de statuts, de catégories, etc. Mieux encore, nommez cette plage : sélectionnez-la, puis dans la zone Nom (en haut à gauche, à côté de la barre de formule), saisissez un nom simple OptionsList. Cela simplifiera grandement les choses par la suite, notamment si votre liste change ou si vous souhaitez la réutiliser.Conseil : triez la liste par ordre alphabétique ou regroupez-la par ordre logique pour faciliter la recherche.
Sélectionnez votre cellule cible
Cliquez sur la cellule où vous souhaitez insérer la flèche déroulante. Si vous prévoyez d’utiliser la même liste pour plusieurs cellules, sélectionnez-les toutes maintenant. Dans certains cas, appliquer la validation à une plage de cellules plutôt qu’à une seule peut vous faire gagner du temps par la suite.
Validation des données d’accès
Accédez à Données > Validation des données. Si le ruban est réduit ou si vous êtes dans une autre vue, assurez-vous simplement d’être sur le bon onglet. Une petite boîte de dialogue s’affiche. C’est ici que la validation s’effectue, mais aussi que des problèmes peuvent survenir si les paramètres sont incorrects.
Configurer les paramètres de la liste
- Dans la liste déroulante Autoriser, sélectionnez Liste. Cela indique à Excel que vous souhaitez que des options spécifiques apparaissent.
- Dans le champ Source, saisissez votre plage de cellules ou, mieux encore, le nom que vous lui avez donné (
=OptionsList).Si vous avez utilisé une plage, sélectionnez-la maintenant : cliquez et faites glisser le curseur sur vos cellules. S’il s’agit d’une plage nommée, saisissez simplement=YourRangeName. - Cliquez sur OK. Il arrive que la liste ne se mette pas à jour immédiatement ou que vous oubliiez de revérifier la source. Dans ce cas, rouvrez la validation des données et assurez-vous que le champ source contient les données attendues.
Maintenant, cliquez sur cette cellule pour faire apparaître une petite flèche. Cliquez dessus, et les options devraient s’afficher. Si ce n’est pas le cas, vérifiez si la liste source a été décalée ou si la plage de cellules est correcte. Sur certaines configurations, la liste peut ne s’afficher qu’après avoir enregistré et rouvert la feuille, ou après un redémarrage rapide d’Excel.Étrange, mais vrai.
Conseils pour un fonctionnement optimal des listes déroulantes
- Si votre liste change constamment, conservez-la dans une feuille dédiée et nommez cette plage ; cela facilitera les mises à jour.
- Configurez votre liste pour un tri alphabétique ou logique ; cela vous fera gagner du temps en évitant de chercher des options.
- Si vous souhaitez utiliser la même liste déroulante dans des centaines de cellules, sélectionnez-les toutes en une seule fois avant de la configurer.
- Verrouillez votre feuille si d’autres personnes y touchent — Révision > Protéger la feuille. Au cas où.
- La mise en forme conditionnelle peut aider à mettre en évidence des choix spécifiques, car bien sûr, Excel se doit de compliquer les choses inutilement.
Questions fréquentes et dépannage
Puis-je ajouter une liste déroulante à plusieurs cellules simultanément ?
Tout à fait. Il vous suffit de sélectionner la plage de cellules concernée avant de configurer la validation des données. Vous éviterez ainsi de le faire cellule par cellule, ce qui est fastidieux.
Que se passe-t-il si ma liste n’apparaît pas après l’avoir configurée ?
Vérifiez d’abord que votre plage source est correcte et qu’elle contient les bonnes cellules. Si vous avez utilisé une plage nommée, assurez-vous que son nom est correct et qu’elle pointe vers les bonnes cellules. Il arrive qu’Excel ne s’actualise pas immédiatement ; enregistrer le fichier ou le rouvrir peut résoudre le problème. De plus, dans certaines versions d’Excel, désactiver les options « Ignorer les cellules vides » et « Liste déroulante dans la cellule » dans la validation des données peut aider.
Puis-je avoir des listes déroulantes différentes pour chaque ligne ou cellule ?
Oui, mais il faut alors configurer une validation distincte pour chaque cellule, ou utiliser des formules et des plages nommées pour des opérations plus complexes. Dans la plupart des cas, il suffit de répéter l’opération ou d’étendre la validation aux cellules concernées.
Et si je voulais que les options dépendent d’une autre cellule ?
On appelle cela des listes déroulantes dépendantes, et c’est un peu plus complexe : il faut utiliser des plages nommées avec des formules INDIRECT() ou la validation des données sur des plages dynamiques. Mais, honnêtement, ça peut vite devenir un vrai casse-tête.
Est-il possible d’utiliser une liste déroulante dans les formules ?
Tout à fait. Vous pouvez simplement faire référence à cette cellule dans vos formules, comme ceci : `<cell>` =VLOOKUP(A1, Table, 2, FALSE). La liste déroulante se comporte comme une cellule normale pour les formules.
Résumé
- Faites votre liste et donnez-lui un nom simple ou classez-la dans une catégorie bien définie.
- Sélectionnez votre ou vos cellules cibles.
- Accédez à Données > Validation des données.
- Sélectionnez « Liste » dans la case « Autoriser ».
- Spécifiez votre source : plage ou plage nommée.
Conclure
Les listes déroulantes sont très pratiques une fois configurées. Elles permettent de bien organiser les données et de réduire les erreurs. Parfois, elles refusent de fonctionner du premier coup ; plus souvent qu’on ne le pense, il s’agit d’une simple faute de frappe ou d’une plage source oubliée. Et oui, Excel peut parfois être un peu imprévisible sur ce genre de choses. Mais une fois la liste configurée, c’est un souci de moins lors de la saisie des données. Si quelque chose ne fonctionne pas, vérifiez vos plages, enregistrez ou redémarrez. En général, ça résout le problème.
J’espère que cela évitera à certains de s’arracher les cheveux à cause d’une simple liste. Bonne chance pour vos essais !