Créer une liste déroulante dans Excel est vraiment très pratique, surtout si vous en avez assez des saisies aléatoires et des erreurs de saisie. C’est le genre de fonctionnalité qui paraît simple, mais qui peut vous éviter bien des soucis par la suite. J’ai vu des configurations où elle servait simplement à assurer la cohérence des informations, que ce soit pour une petite équipe ou pour une tâche de saisie de données importante. C’est peut-être un peu étrange, mais une fois qu’on a compris le principe, on se rend compte à quel point cela réduit les erreurs et donne un aspect plus professionnel.
Si cela ne fonctionne pas immédiatement, c’est généralement dû à de petites erreurs, comme la sélection d’une mauvaise cellule, une validation des données incorrecte ou une modification erronée de la liste source. Heureusement, c’est facile à corriger, et je vais vous présenter quelques solutions concrètes qui m’ont permis, ainsi qu’à d’autres, de résoudre ce problème.
Comment créer une liste déroulante dans Excel
Préparez votre téléphone et accédez au menu des données
Commencez par sélectionner la cellule où vous souhaitez insérer la liste. Assurez-vous qu’elle soit bien placée ; évitez de la placer au milieu d’une formule. Ensuite, accédez à l’ onglet Données en haut. Si vous ne le voyez pas, vérifiez que la fenêtre d’Excel n’est pas trop encombrée ou que vous êtes dans un autre mode d’affichage. En général, il est présent.
Paramètres de validation des données ouvertes
Cliquez sur Validation des données. Dans certaines configurations, cette option se trouve dans le groupe Outils de données. Si elle est absente, vous devrez peut-être personnaliser votre ruban ou vérifier si elle est activée dans votre version d’Excel. Une fois ouverte, une boîte de dialogue s’affiche.
Définir les paramètres de la liste
Dans la liste déroulante « Autoriser », sélectionnez « Liste ». Ensuite, pour la source, vous pouvez soit saisir les éléments de votre liste séparés par des virgules, comme ceci : « [élément] » Apples, Oranges, Bananas, soit faire référence à une plage de cellules contenant votre liste. Par exemple, si votre liste se trouve dans la Feuille 2, de A1 à A10, saisissez : « [élément]=Sheet2!A1:A10 ».
C’est là que ça se complique parfois : si la liste source n’est pas correctement configurée ou se trouve sur une feuille masquée, les options risquent de ne pas s’afficher. Il m’est arrivé que la liste n’apparaisse que si j’avais défini une plage nommée (voir plus bas).Vérifiez également que la case « Liste déroulante dans la cellule » est cochée, sinon la flèche de la liste ne s’affichera pas.
Terminez et testez le menu déroulant.
Cliquez sur OK, puis essayez de cliquer sur la cellule. Si la flèche apparaît et que vous pouvez sélectionner une option, c’est bon ! Sinon, vérifiez votre plage source. Il arrive qu’Excel ne se mette pas à jour immédiatement ou qu’il y ait des erreurs si la plage contient des cellules vides ou des erreurs. Sur certains ordinateurs, il faut parfois fermer et rouvrir le fichier, ou redémarrer Excel, pour résoudre le problème.
Conseils pour un fonctionnement optimal des listes déroulantes
- Utilisez des plages nommées pour les listes utilisées à plusieurs endroits : elles seront ainsi beaucoup plus faciles à mettre à jour ultérieurement. Pour ce faire : sélectionnez votre liste, accédez à la zone Nom et donnez-lui un nom, par exemple « liste »
FruitsList. Ensuite, dans la source de validation des données, saisissez simplement « liste »=FruitsList. - Si vous souhaitez que votre liste s’agrandisse automatiquement, transformez-la en tableau Excel (sélectionnez vos données, puis cliquez sur Insertion > Tableau ), afin que l’ajout de nouveaux éléments mette à jour vos listes déroulantes sans problème.
- Pour plus de clarté, privilégiez la simplicité pour les éléments de la liste : les étiquettes longues ou compliquées rendent les menus déroulants difficiles à utiliser.
- Vérifiez attentivement votre liste source, surtout si elle se trouve sur une autre feuille. Il arrive qu’Excel ne lier correctement les plages si vous déplacez des éléments ou supprimez des lignes.
Foire aux questions
Pourquoi ma liste déroulante ne s’affiche-t-elle pas ?
Cela est généralement dû à une plage source incorrecte ou vide, ou à la désactivation de l’option « Dans la cellule » dans la liste déroulante. Vérifiez également que la cellule n’est pas verrouillée ou qu’elle ne fait pas partie d’une feuille protégée.
Puis-je obtenir une liste à partir d’une autre feuille de calcul ou d’un autre classeur ?
Oui, mais vous devez créer une plage nommée qui pointe vers l’autre feuille ou le classeur. N’oubliez pas : si vous créez un lien vers un autre classeur, celui-ci doit être ouvert, sinon le lien ne fonctionnera pas.
Et si je dois modifier les options plus tard ?
Retournez dans la validation des données, mettez à jour les éléments de votre liste ou votre plage, et le tour est joué. Sur certains systèmes, la liste déroulante ne se met à jour qu’après avoir cliqué ailleurs ou actualisé la cellule.
Existe-t-il un moyen simple de gérer des listes plus longues ou dynamiques ?
Absolument. L’utilisation d’un tableau ou d’une plage nommée permet de conserver une certaine flexibilité. Pensez également à utiliser des plages dynamiques pour une mise à jour automatique en fonction des modifications apportées à votre liste.
Résumé
- Sélectionnez votre cellule, puis accédez à Données > Validation des données.
- Dans la section « Autoriser la liste », saisissez vos articles ou votre plage de valeurs.
- Cliquez sur OK, puis testez.
- Utilisez des plages ou des tables nommées pour faciliter les mises à jour.
Conclure
Configurer les listes déroulantes n’est pas toujours chose aisée du premier coup, mais une fois le coup de main pris, la gestion des données devient beaucoup plus simple. C’est une compétence simple qui s’avère précieuse, surtout lorsqu’il y a plusieurs utilisateurs ou si l’on souhaite garantir la cohérence des données. Parfois, des bugs étranges ou des particularités d’Excel peuvent compliquer les choses, mais généralement, il suffit de revérifier les plages de valeurs ou de redémarrer Excel.
J’espère que cela permettra à quelqu’un de gagner quelques heures. N’oubliez pas : les petites erreurs sont normales et Excel peut parfois être capricieux, mais les corriger fait partie du plaisir.