Gérer les formules dans Excel peut s’avérer fastidieux lorsqu’on souhaite simplement obtenir les données brutes. Que vous prépariez un rapport pour un tiers ou que vous vouliez simplement éviter toute modification accidentelle, supprimer les formules et ne conserver que les valeurs actuelles est une astuce bien pratique. Aussi simple que cela puisse paraître, ces petites étapes peuvent parfois induire en erreur, surtout si l’on ne maîtrise pas les bons chemins d’accès aux menus ou les raccourcis clavier. Voici donc une méthode fiable, accompagnée de conseils tirés de situations réelles, qu’il s’agisse de frustrations ou de réussites.
Tutoriel étape par étape pour supprimer une formule dans Excel
Supprimer les formules consiste simplement à les remplacer par les valeurs numériques qu’elles produisent. Fini les liens dynamiques vers d’autres cellules, place aux données statiques. Cette méthode est idéale lorsque vous êtes certain que tout est correct, mais que vous ne souhaitez pas que les formules perturbent votre feuille de calcul ou se répercutent dans d’autres fichiers. En quelques clics, vous obtiendrez un jeu de données plus propre et plus stable. Notez toutefois que, dans certaines configurations, il peut être nécessaire de répéter une ou deux étapes si le résultat ne vous convient pas du premier coup.
Méthode 1 : Copier-coller les valeurs dans le ruban
- Sélectionnez la cellule ou la plage contenant les formules. Vous pouvez simplement cliquer sur une cellule ou faire glisser le curseur sur plusieurs cellules, même non adjacentes, en maintenant la touche enfoncée Ctrl.
- Appuyez sur Ctrl+ Cpour copier. Vous verrez des pointillés autour de votre sélection ; cela vous indique qu’elle est prête à être collée.
- Accédez au ruban et cliquez sur Accueil > Coller > Collage spécial. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la sélection et choisir Collage spécial….
- Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez Valeurs. Cela permet de convertir les formules en nombres. Cliquez sur OK.
Voilà, c’est tout. Désormais, les formules sont remplacées par leurs résultats actuels. C’est très pratique lorsque vos calculs sont corrects et que vous souhaitez les figer, notamment si vous envoyez le fichier ou si vous ne voulez pas modifier accidentellement les formules par la suite.
Méthode 2 : Utiliser les raccourcis clavier pour gagner en rapidité
- Après avoir sélectionné la plage, appuyez sur Ctrl+ Cpour copier.
- Appuyez ensuite sur Alt> H> V> S, ce qui ouvre rapidement le menu Collage spécialCtrl + Alt + V. Ou, dans les versions plus récentes, utilisez simplement pour afficher rapidement la boîte de dialogue de collage, puis appuyez sur Vpour les valeurs, et Enter.
Les configurations ne sont pas toutes identiques, mais sur la plupart des installations Windows, cela permet de gagner du temps si vous effectuez régulièrement la même action. Sachez toutefois que les combinaisons de touches peuvent parfois différer d’une version d’Office à l’autre ; il est donc possible que cela vous paraisse un peu inhabituel.
Quand s’attendre à des problèmes et comment les résoudre
Si les formules ne se suppriment pas ou semblent se rétablir, vérifiez que vous collez bien les valeurs. Il arrive qu’après avoir cliqué sur OK, Excel rétablisse les valeurs initiales si vous annulez rapidement, ou qu’une macro ou un complément interfère avec le presse-papiers. Dans ce cas, essayez de répéter l’opération ou redémarrez Excel ; Windows a parfois tendance à compliquer les choses inutilement. Attention également si votre sélection contient à la fois des formules et des données statiques : coller les valeurs écrasera tout ce qui est sélectionné. Vérifiez donc bien votre plage de données.
Conseils pour supprimer des formules dans Excel
- Sélectionnez toujours les cellules appropriées avant de copier. Un peu plus d’attention vous évitera bien des tracas par la suite.
- Utilisez cette fonction Ctrl + Zsi quelque chose d’étrange se produit : la fonction « Annuler » est votre amie.
- Pour les grands fichiers de données, traitez-les par blocs afin d’éviter que Excel ne ralentisse ou ne plante.
- Sauvegarder régulièrement peut vous éviter bien des tracas. On oublie facilement après quelques clics, et puis… oups !
- Familiarisez-vous avec les raccourcis. Ils vous sauveront la mise lorsque vous traiterez de grandes quantités de données ou plusieurs feuilles de calcul.
Foire aux questions
Pourquoi voudrais-je supprimer des formules de ma feuille Excel ?
Parfois, on souhaite simplement figer les données, sans modifications ni dépendances imprévues. De plus, pour le partage ou l’archivage, les données statiques sont plus propres et moins susceptibles de fausser les calculs ultérieurs.
Puis-je encore modifier les valeurs après avoir supprimé les formules ?
Absolument. Une fois les valeurs collées, il s’agit de données classiques, comme si vous saisissiez du texte dans des cellules, mais sans aucune formule cachée en arrière-plan.
Et si j’ai besoin de la formule plus tard ?
C’est là le hic. Si vous n’avez pas fait de sauvegarde ou si vous n’avez pas de version précédente, les formules sont définitivement perdues. Il est donc judicieux de faire une sauvegarde au préalable en cas de doute.
La suppression des formules a-t-elle une incidence sur la taille du fichier ?
Oui. Sans toutes ces formules de calcul, le fichier peut être un peu plus petit, surtout avec de grands ensembles de données.
Est-il possible de conserver les formules dans une autre feuille et de les supprimer dans la feuille actuelle ?
Bien sûr. Vous pouvez copier votre feuille entière, puis supprimer les formules de la copie, en laissant l’original intact. Ainsi, vous conservez les formules en lieu sûr.
Résumé
- Sélectionnez la plage de cellules contenant la formule.
- Copier avec Ctrl + C.
- Ouvrir le collage spécial.
- Sélectionnez les valeurs dans la boîte de dialogue.
- Cliquez sur OK et vérifiez vos données.
Conclure
Supprimer les formules fait partie de ces tâches apparemment simples qui peuvent vite devenir un casse-tête si l’on ne connaît pas la méthode. Que ce soit pour simplifier un rapport ou simplement alléger votre feuille de calcul, bien faire les choses vous évitera bien des soucis par la suite. Sur certains systèmes, un simple clic droit suivi d’un collage des valeurs suffit, mais parfois, il faudra jongler avec les raccourcis clavier ou les chemins d’accès aux menus. Veillez simplement à bien repérer les éléments que vous remplacez, et tout se passera bien. En espérant que ce conseil vous facilitera la tâche.