Ce guide rapide s’adresse à ceux qui souhaitent débuter avec Microsoft Word sans se lancer dans tous les détails techniques. Parfois, il suffit de se familiariser avec les bases : comment ouvrir un document, rédiger, mettre en forme et savoir comment enregistrer ou partager sans difficulté. Mais, bien sûr, une fois que l’on aborde des aspects plus avancés comme les en-têtes, les tableaux ou les sauts de page, les choses peuvent devenir un peu confuses : les en-têtes peuvent apparaître là où ils ne devraient pas, ou la numérotation des pages peut perturber la mise en page. Je vais donc vous présenter quelques étapes éprouvées pour vous aider à démarrer, ainsi que des conseils pour résoudre les problèmes courants.
Comment utiliser Microsoft Word ?
Premiers pas avec Microsoft Word
Tout d’abord, ouvrez Word. C’est assez simple, mais parfois, cela donne l’impression de se perdre dans des méandres. Sous Windows, appuyez sur le menu Démarrer et saisissez « Word ». Sous Mac, cliquez sur « Recherche Spotlight » (c’est-à-dire «Cmd + Space ») et saisissez « Word ». Si ce n’est pas le cas, il se peut qu’Office ne soit pas installé ou qu’il soit caché dans le dossier des applications. Une fois lancé, pour créer un nouveau document, il suffit généralement de cliquer sur « Document vierge » ou de choisir un modèle dans la galerie « Essentiels » si vous avez besoin d’un CV ou d’un rapport rapide.
L’accès au ruban (la barre d’outils en haut) peut paraître intimidant au premier abord. Il comporte des onglets comme Accueil, Insertion, Mise en page et Révision. Ils contiennent à peu près tout ce dont vous avez besoin pour mettre en forme, insérer des images, ajouter des numéros de page ou vérifier l’orthographe. Bien sûr, Word rend parfois la tâche plus difficile qu’elle ne le devrait, mais une fois qu’on a pris le coup de main, ce n’est pas si mal.
Rédaction et mise en forme de votre texte
Vous commencez à écrire du texte ? Cliquez simplement dans le document et saisissez-le. Pour mettre en valeur ou embellir des éléments, surlignez les modifications souhaitées et utilisez les menus déroulants de polices ou les boutons de style : gras, italique, souligné. C’est presque trop facile. Mais attention à ne pas appuyer trop souvent sur Entrée par inadvertance : ces lignes vides peuvent perturber votre espacement par la suite. Pour l’alignement, les icônes à gauche, au centre, à droite et justifié se trouvent dans l’ onglet Accueil. On oublie parfois que vous avez d’autres options que l’alignement à gauche. Faites donc des essais si votre document a l’air bizarre.
Pour plus de rapidité, des raccourcis clavier peuvent s’avérer utiles, comme Ctrl + Bpour le gras, Ctrl + Il’italique et Ctrl + Ule soulignement. Je ne sais pas pourquoi cela fonctionne, mais dans certaines configurations, ces raccourcis peuvent être capricieux jusqu’à ce que Word les reconnaisse. De plus, si vous modifiez accidentellement l’espacement ou le retrait, vérifiez les paramètres de paragraphe. J’ai vu des documents où le retrait ou l’interligne était devenu instable parce que quelqu’un avait fouillé sans le savoir.
Ajout d’éléments à votre document
C’est à ce stade que le document commence à ressembler moins à un simple fichier texte. Pour insérer des images, accédez à l’ onglet « Insertion », puis cliquez sur « Images ». Choisir une image dans vos fichiers et la redimensionner en faisant glisser les coins suffit généralement. Mais il arrive que les images restent bloquées ou ne s’alignent pas correctement ; c’est assez courant. Pour les tableaux, cliquez sur « Insertion > Tableau » et choisissez le nombre de lignes et de colonnes souhaité. Attention : si vous insérez plusieurs tableaux ou en-têtes, la mise en forme peut devenir étrange si vous n’y prêtez pas attention.
Les en-têtes et pieds de page sont un autre problème. Cliquez sur Insertion > En-tête ou Pied de page. Si vous constatez des numéros de page ou des en-têtes étranges qui se répètent sur chaque page alors que vous ne le souhaitiez pas, il peut s’agir d’un problème de saut de section. Vous pouvez supprimer les sauts de section en cliquant dessus et en appuyant sur Retour arrière, ou via le menu Mise en page > Sauts ; ces sauts sont parfois à l’origine d’une mise en page chaotique.
Si les marques de formatage (ces symboles de paragraphe et espaces qui apparaissent lorsque vous cliquez sur Afficher/Masquer ) vous ont déjà agacé, vous pouvez les désactiver dans l’ onglet Accueil. Elles sont pratiques pour résoudre les problèmes de mise en page.
Et si des modifications d’en-têtes, de numéros de page ou de mise en page apparaissent soudainement, vous devrez peut-être supprimer un saut de section ou réinitialiser votre en-tête/pied de page. Pour supprimer un saut de section, activez les marques de formatage, recherchez le saut de section et supprimez-le. Oui, Word aime cacher des choses, alors c’est parfois une chasse au trésor.
Sauvegarde et partage
Une fois le document correct, vous ne voulez pas perdre votre travail. Utilisez Fichier > Enregistrer sous et choisissez un dossier, comme Documents ou un dossier cloud. Enregistrez-le .docxpour le modifier ultérieurement ou .pdfpour verrouiller la mise en page et l’envoyer.
Partager est aussi simple que d’aller dans Fichier > Partager. Vous pouvez l’envoyer directement par e-mail, générer un lien si vous utilisez OneDrive ou télécharger le fichier où vous le souhaitez. Attention : les liens peuvent parfois être rompus si le document n’est pas partagé correctement ou si les autorisations ne sont pas définies correctement. De plus, pour les rapports longs, n’oubliez pas de mettre à jour tous vos champs (comme la table des matières et les références croisées) avant de l’envoyer, car rien n’est pire que d’envoyer un rapport avec les dates de 2022 encore affichées.
FAQ
Ouvrez-le, créez un document vierge, saisissez quelques informations, modifiez éventuellement les polices ou les tailles, puis enregistrez. C’est à peu près tout.
Oui, il existe une version en ligne gratuite sur Office.com. Cependant, l’accès aux fonctionnalités complètes de bureau nécessite généralement un abonnement.
Allez dans Insertion > Saut de page ou appuyez simplement sur Ctrl + Enter. Cela créera une nouvelle page là où vous le souhaitez.
Oui, vous pouvez l’installer pour macOS ou simplement utiliser la version navigateur. La version Mac est parfois un peu différente, plus stable sous Windows, mais elle fonctionne.
Conclure
Commencer par les bases – ouvrir un document, saisir du texte, enregistrer et appliquer une mise en forme simple – peut vous mener loin.À mesure que vous vous familiariserez avec les en-têtes, les tableaux et les sauts de section vous sembleront moins magiques. N’oubliez pas que Word n’est pas toujours parfait ; la mise en forme peut être récalcitrante et des anomalies de mise en page peuvent survenir. Mais avec un peu de patience, on peut y arriver. Espérons que cela vous évitera quelques frustrations et vous permettra d’avancer sans trop de soucis.
Résumé
- Apprenez à ouvrir et à créer rapidement des documents Word.
- Découvrez le formatage de base et les raccourcis pour accélérer les choses.
- Utilisez les outils d’insertion pour les images, les tableaux et les en-têtes lorsque cela est nécessaire.
- Enregistrez et partagez facilement votre travail, en gardant le formatage sous contrôle.
Espérons que cela vous aidera à éviter les pièges courants et à démarrer plus rapidement. Continuez à fouiller, et cela deviendra une seconde nature.