Apprendre à partager correctement Microsoft Forms peut parfois s’avérer délicat, surtout si vous ne maîtrisez pas bien l’interface ou si les options de partage fonctionnent bizarrement. Si vous n’obtenez pas de réponses ou si vous doutez que vos collaborateurs puissent réellement les modifier, ce bref résumé pourrait vous éclairer. De plus, savoir contrôler l’accès à vos données renforce la sécurité de vos données et fluidifie votre flux de travail.À la fin de ce tutoriel, vous saurez envoyer des liens vers des sondages, inviter vos collègues à modifier leurs données et même révoquer leur accès si nécessaire. Le véritable point positif ? Assurez-vous que vos paramètres de partage sont adaptés à vos besoins (collecte de réponses, collaboration, ou les deux) sans exposer accidentellement vos données aux mauvaises personnes.
Comment partager un formulaire Microsoft ?
Partager pour obtenir des réponses
- Ouvrez Microsoft Forms et cliquez sur le formulaire que vous souhaitez partager. Il est parfois masqué dans votre liste de contacts récents ou dans votre dossier si vous organisez vos documents.
- Appuyez sur le bouton Partager en haut à droite. Il s’agit de cette petite icône en forme de flèche qui ressemble à une flèche sortante, facile à manquer si vous êtes distrait.
- Décider qui peut intervenir. Les options sont généralement :
- Toute personne disposant du lien : Idéal si vous souhaitez des réponses de l’extérieur de votre organisation, mais gardez à l’esprit que toute personne disposant de ce lien peut le remplir, alors méfiez-vous du spam.
- Uniquement les personnes de votre organisation : limite les réponses à votre équipe ou à votre classe, et les utilisateurs devront se connecter avec leur e-mail professionnel ou scolaire.
- Personnes spécifiques : vous pouvez sélectionner certaines personnes si vous souhaitez limiter davantage les réponses, ce qui est parfait pour les enquêtes ou les tests privés.
- Copiez le lien généré. Sur certaines configurations, vous pourrez voir une option permettant de générer un code QR ou d’obtenir un code d’intégration si vous devez placer le formulaire en ligne.
- Envoyez ce lien par e-mail, Messenger ou intégrez-le directement à une page web. Vous savez, les méthodes de diffusion numérique habituelles. Parfois, s’il s’agit d’un sondage interne rapide, un simple copier-coller du lien fonctionne étonnamment bien.
Partager pour collaborer
- Ouvrez votre formulaire et passez la souris sur le même bouton Partager.
- Accédez à l’ onglet « Partager pour collaborer ». Il est parfois caché, probablement parce que Microsoft préfère rendre les choses inutilement confuses.
- Choisissez d’autoriser toute personne disposant du lien à le modifier ou de le limiter aux membres de votre organisation. En général, cochez la case « Toute personne disposant du lien peut modifier » ; encore une fois, soyez vigilant quant à la personne qui reçoit ce lien.
- Copiez le lien de collaboration. Envoyez-le directement à vos collègues si vous souhaitez qu’ils travaillent ensemble sur le formulaire ou effectuent des ajustements sans dupliquer l’ensemble.
Une fois le formulaire partagé pour la collaboration, n’oubliez pas que vous pouvez également le supprimer s’il est obsolète ou s’il contient une erreur. Accédez simplement à votre liste de formulaires, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer. C’est assez simple, mais soyez vigilant avant de le faire, surtout si les réponses ne sont pas encore sauvegardées.
FAQ
Cliquez sur Partager, sélectionnez « Toute personne disposant du lien », puis envoyez directement l’URL. Ainsi, les élèves pourront l’ouvrir où qu’ils soient, sans avoir à se connecter.
Oui, mais seulement si vous choisissez « Toute personne disposant du lien ». Si vous le limitez à votre organisation, les personnes extérieures n’y auront pas accès.
Utilisez l’ option « Partager pour collaborer », copiez le lien et partagez-le avec vos collègues. Assurez-vous simplement que les autorisations sont définies pour autoriser la modification ; sinon, ils ne pourront que le consulter.
Tout à fait. Ouvrez le formulaire, retournez aux paramètres de partage et désactivez le lien de collaboration ou modifiez les paramètres de réponse pour restreindre l’accès. Attention : les réponses déjà collectées ne disparaîtront pas si vous ne supprimez pas le formulaire.
Conclusion
Une fois que vous aurez compris toutes ces options de partage et de collaboration, gérer vos formulaires Microsoft est très simple. Envoyer des liens, inviter des amis à les modifier ou retirer l’accès : tout cela se fait en quelques clics. Pensez simplement à vérifier les autorisations pour éviter que des personnes non autorisées ne voient votre travail. Sur certaines configurations, il peut sembler compliqué de franchir des obstacles, mais cela devient plus facile avec la pratique. J’espère que cela simplifiera un peu le processus, car bien sûr, Microsoft rend le partage bien plus complexe qu’il ne devrait l’être.
Résumé
- Sachez où se trouve le bouton Partager : dans le coin supérieur droit des formulaires
- Décidez qui peut répondre : n’importe qui ou simplement votre équipe
- Partagez le lien ou intégrez le code selon vos besoins
- Utilisez Partager pour collaborer si d’autres personnes doivent modifier le formulaire
- N’oubliez pas que vous pouvez révoquer l’accès ou supprimer des formulaires si nécessaire.
Conclure
Partager des formulaires Microsoft n’est pas simple, mais une fois que vous maîtrisez ces options, ce n’est pas si compliqué. Que vous souhaitiez des réponses de tous, des modifications privées ou un contrôle strict, les paramètres sont là ; ils sont parfois simplement cachés derrière des menus. Espérons que cela fera gagner quelques heures à quelqu’un qui essaie de comprendre. Espérons que cela simplifie un peu les choses.