Les fonctionnalités de vérification grammaticale et stylistique de Microsoft Word sont très pratiques pour repérer les erreurs courantes et améliorer la clarté de vos textes. Cependant, les paramètres par défaut ne sont pas toujours parfaits : ils peuvent parfois paraître trop stricts, trop laxistes, voire carrément agaçants. Si vous travaillez sur un sujet spécifique ou avez des préférences stylistiques particulières (comme la ponctuation régionale ou l’évitement de la voix passive), il est parfois nécessaire d’ajuster ces paramètres. Ce guide présente différentes façons de personnaliser les outils de vérification de Word, des paramètres de base à l’utilisation plus avancée de l’éditeur Microsoft, afin d’obtenir des documents impeccables sans avoir à subir des vérifications trop agressives ou inutiles. Après avoir expérimenté ces fonctionnalités, vous constaterez probablement un processus d’édition plus fluide et moins frustrant, et, espérons-le, moins de faux positifs perturbant votre flux de travail.
Comment corriger les erreurs de grammaire et de style dans Microsoft Word
Méthode 1 : Configuration des paramètres de grammaire et de style dans Word
Les options de vérification intégrées de Word vous permettent de désactiver ou de personnaliser certaines règles grammaticales. C’est essentiel si les vérifications par défaut sont trop sensibles ou inadaptées à votre style. Ces ajustements sont efficaces si vous remarquez que Word signale des éléments qui ne vous intéressent pas ou omet des erreurs que vous préféreriez détecter. Attendez-vous à une expérience de vérification plus personnalisée, mieux adaptée à votre style d’écriture et aux règles qui vous importent.
Mesures:
- Accédez aux options Word en cliquant sur Fichier > Options.
- Sélectionnez Vérification dans le menu latéral.
- Cliquez sur Paramètres à côté de Style d’écriture. Vous y trouverez les options Grammaire ou Grammaire et perfectionnements, qui incluent des vérifications allant au-delà de la grammaire de base : clarté, concision et formalité.
- Cochez ou décochez les règles de grammaire individuelles, telles que la voix passive, la verbosité, la ponctuation, etc., en fonction de ce que vous souhaitez que Word signale.
- Personnalisez les conventions de ponctuation (comme l’utilisation des guillemets, l’ajout d’espaces après les points ou les règles spécifiques à la langue) en accédant aux Conventions de ponctuation (sous Windows) ou à Exiger sur Mac.
- Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications et revenir à l’édition avec votre épreuve personnalisée.
C’est plutôt pratique, car cela élimine les problèmes liés aux règles qui ne s’appliquent pas à votre style d’écriture. Sur certaines configurations, il est nécessaire de réappliquer ces ajustements, car Word peut réinitialiser les valeurs par défaut après les mises à jour, mais une fois installées, c’est beaucoup moins gênant. C’est particulièrement pratique si vous écrivez dans un style régional différent ou si vous avez des guides de style institutionnels spécifiques.
Méthode 2 : Affiner les vérifications grammaticales avec Microsoft Editor (Microsoft 365)
Si vous utilisez Microsoft 365, l’Éditeur Microsoft vous offre encore plus de contrôle. Vous pouvez activer ou désactiver directement des suggestions spécifiques, ce qui est idéal si vous en avez assez des suggestions lancinantes concernant la voix passive ou l’utilisation excessive d’adverbes. Honnêtement, les suggestions de l’Éditeur peuvent devenir écrasantes si vous ne les maîtrisez pas, et cette méthode est parfaite pour cela. C’est comme personnaliser votre assistant de vérification : il ne vous indique que ce qui vous intéresse vraiment.
Mesures:
- Ouvrez le volet Éditeur en cliquant sur le bouton Éditeur de l’ onglet Accueil ou en appuyant simplement sur F7. C’est généralement plus rapide que de parcourir les menus.
- Consultez les suggestions répertoriées sous Orthographe, Grammaire et Affinements. Elles sont classées par catégories, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui vous ennuie.
- Pour modifier les suggestions signalées, cliquez sur les points de suspension ( … ) à côté d’une catégorie et choisissez « Personnaliser les suggestions ». Vous pouvez alors activer ou désactiver des vérifications individuelles, par exemple pour signaler la voix passive ou pour éviter certaines suggestions de style.
- Cliquez avec le bouton droit sur n’importe quelle phrase soulignée ou marquée dans votre document pour gérer des suggestions spécifiques à la volée.
Cette configuration est parfois un peu étrange, car elle n’enregistre pas toujours les paramètres immédiatement et ne se synchronise pas correctement sur tous les appareils. Cependant, sur une machine, elle fonctionnait plutôt bien. C’est logique, car Word et Office 365 ont encore parfois leurs défauts. Néanmoins, cela vaut la peine de l’expérimenter si vous souhaitez un contrôle plus précis.
Méthode 3 : Modification de la langue de vérification et vérifications multilingues
Ce point est souvent source de confusion : Word prend en charge plusieurs langues, mais si vous écrivez, par exemple, en anglais britannique plutôt qu’américain, ou si vous mélangez du français ou de l’espagnol, vous devez indiquer à Word les règles linguistiques à utiliser. Sinon, il signalera de nombreuses erreurs erronées ou passera à côté de véritables erreurs, car il vérifiera le mauvais dictionnaire ou le mauvais ensemble de règles.
Mesures:
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez vérifier, puis accédez à Révision > Langue > Définir la langue de vérification.
- Choisissez votre langue : anglais (Royaume-Uni) ou la langue de votre choix. Cochez « Définir par défaut » si vous souhaitez que cette langue devienne votre langue de référence pour tous vos nouveaux documents.
- Si vous travaillez sur un document volumineux qui mélange plusieurs langues, sélectionnez tout le texte ( Ctrl + A ) avant de définir la langue de vérification pour garantir la cohérence.
Je ne sais pas pourquoi, mais il arrive que Word ne change pas automatiquement la langue de vérification lorsque vous modifiez le texte. Vous devrez peut-être le faire manuellement, surtout si vous collaborez avec des personnes de différentes régions ou si vous utilisez du contenu non anglophone. Surveillez également l’indicateur de langue dans la barre inférieure : s’il est désactivé, Word pourrait vérifier dans la mauvaise langue, ce qui génère des alertes étranges.
Méthode 4 : Contrôle de la vérification automatique de l’orthographe et de la grammaire
Par défaut, Word vérifie l’orthographe et la grammaire pendant la saisie, ce qui est très utile, mais peut être gênant en pleine rédaction. Parfois, vous souhaitez désactiver temporairement cette fonction, par exemple pour copier de gros morceaux de texte ou manipuler un texte sensible. Ou peut-être détestez-vous simplement les gribouillis rouges qui s’affichent constamment.
Mesures:
- Accédez à Fichier > Options (Windows) ou Word > Préférences (Mac).
- Sélectionnez Vérification. Vous y trouverez les cases à cocher « Vérifier l’orthographe au fur et à mesure de la saisie » et « Marquer les erreurs de grammaire au fur et à mesure de la saisie ».
- Désactivez-les si vous ne souhaitez pas de corrections ou d’indicateurs en temps réel, ou activez-les si vous souhaitez que Word surligne instantanément les erreurs pendant que vous travaillez.
Cette option est utile si vous modifiez simplement un brouillon ou si vous travaillez avec des informations sensibles que vous ne souhaitez pas signaler automatiquement. N’oubliez pas que si vous la désactivez, vous devrez effectuer une vérification manuelle ultérieurement.
Méthode 5 : Effectuer une vérification manuelle de l’orthographe et de la grammaire
Si vous souhaitez donner un nouveau look à l’ensemble de votre document, une révision manuelle peut vous permettre de repérer les éléments oubliés ou négligés. C’est une véritable satisfaction de voir ce que Word signale après avoir terminé votre premier brouillon.
Mesures:
- Cliquez sur l’ onglet Révision, puis sélectionnez Orthographe et grammaire ou appuyez sur F7.
- Parcourez chaque suggestion : Word présentera les éléments signalés un par un. Vous pouvez choisir de les accepter, de les ignorer ou de les ajouter à votre dictionnaire s’il s’agit d’un faux positif.
Parfois, une exécution manuelle détecte des erreurs qui échappent aux vérifications automatiques, surtout si celles-ci ont été désactivées à un moment donné. Préparez-vous à ressentir un léger sentiment d’accomplissement lorsque vous corrigez plusieurs erreurs ou réévaluez les suggestions signalées.
Méthode 6 : Réinitialisation des mots ignorés et de la grammaire (anciennes versions de Word)
Si vous utilisez encore une ancienne version de Word, il existe un moyen de réinitialiser les erreurs ignorées. C’est utile si vous ignorez souvent certaines erreurs et souhaitez les vérifier ultérieurement. C’est un peu fastidieux, mais nécessaire si votre flux de travail comporte de nombreux faux positifs ou erreurs ignorées manuellement.
Étapes (anciennes versions uniquement) :
- Accédez à Outils > Orthographe et grammaire, puis sélectionnez Réinitialiser les mots ignorés et la grammaire.
- Relancez les vérifications d’orthographe et de grammaire pour voir si quelque chose a été oublié ou si de nouvelles erreurs apparaissent.
Cela s’avère généralement utile lorsque vous relisez un document après une longue consultation ou souhaitez vérifier des éléments précédemment ignorés. Ce n’est pas parfait, mais c’est mieux que de laisser ces erreurs subsister indéfiniment.
Conclure
Toutes ces améliorations rendent les outils de vérification de Word beaucoup plus faciles à gérer. Elles permettent de réduire les fausses alertes, de se concentrer sur l’essentiel et d’adapter la vérification à votre style ou à vos préférences linguistiques. Bien sûr, Word rend parfois la tâche plus complexe que nécessaire, mais un peu de personnalisation peut faire toute la différence.
Résumé
- Personnalisez les règles de vérification dans les options Word pour qu’elles correspondent à votre style
- Utilisez Microsoft Editor pour un contrôle précis des suggestions
- Définir la langue de vérification correcte pour les documents multilingues
- Activez ou désactivez les vérifications en temps réel en fonction de votre flux de travail
- Exécutez des vérifications manuelles pour détecter tout ce qui manque automatiquement
- Réinitialiser les erreurs ignorées dans les anciennes versions si nécessaire
Conclusion
Ajuster les paramètres de vérification de Word n’est pas toujours simple, mais une fois ces ajustements effectués, c’est une véritable révolution. Au lieu de vous noyer dans des alertes inutiles ou de passer à côté d’erreurs évidentes, vous bénéficiez enfin d’une expérience d’édition plus fluide et adaptée à vos besoins. Si vous en avez assez des options par défaut, essayez-les ; parfois, c’est simple comme bonjour. J’espère que cela vous aidera à simplifier le processus et à vous épargner bien des soucis.