Comment remplacer efficacement des mots dans Microsoft Word

Modifier des documents volumineux peut être un casse-tête, mais la fonction Rechercher et Remplacer de Word simplifie grandement les choses, à condition de savoir sur quels boutons appuyer. Parfois, un simple remplacement ne suffit pas. Vous pourriez vouloir affiner la sensibilité à la casse, ne lire que des mots entiers, ou même apporter des modifications de mise en forme. C’est un peu étrange, mais avec un peu de doigté, les outils de Word peuvent vous faire gagner un temps précieux, surtout si vous effectuez des modifications répétitives sur de longs fichiers. Gardez simplement à l’esprit que, sur certaines configurations, ces fonctionnalités peuvent être un peu bancales ou nécessiter plusieurs essais pour être maîtrisées, notamment avec les caractères génériques ou les options de mise en forme. Car bien sûr, Word rend la tâche plus complexe qu’elle ne l’est. Une fois maîtrisée, la fonction est assez puissante. Voici comment maîtriser la plupart des bases de la modification groupée dans Word sans vous arracher les cheveux.

Comment remplacer des mots dans Microsoft Word ?

Utiliser Rechercher et remplacer

C’est la méthode rapide et simple qui suffit généralement. Elle est suffisamment fiable pour remplacer toutes les occurrences d’un mot ou d’une expression en quelques secondes, ce qui est pratique pour nettoyer du texte, corriger des fautes de frappe ou mettre à jour la terminologie d’un document. Elle s’applique à la plupart des modifications lorsque vous n’avez pas besoin d’un contrôle précis, mais souhaitez simplement effectuer des modifications rapidement.

1. Ouvrez votre document dans Microsoft Word.
2. Appuyez sur Ctrl+H sous Windows. Sur Mac, appuyez sur Command+F, puis choisissez Remplacer dans les options de recherche.
3. Tapez le texte que vous souhaitez rechercher dans Rechercher.
4. Saisissez le texte de remplacement dans Remplacer par.
5. Cliquez sur Remplacer tout pour modifier toutes les correspondances à la fois, ou sur Remplacer pour les modifier une par une et les vérifier.

Si vous souhaitez conserver une sauvegarde au cas où, dupliquez le fichier Word avant de commencer, afin de pouvoir revenir en arrière si quelque chose tourne mal. De plus, si vous effectuez de nombreux remplacements dans différentes sections, pensez à surligner ou à ajouter des signets à ces parties au préalable.

Remplacer des mots par des options avancées

Cette option est utile lorsque vous souhaitez davantage de contrôle, par exemple ignorer la casse ou empêcher les correspondances partielles. Elle permet d’éviter les remplacements accidentels, particulièrement gênants si votre document contient des mots communs ou des chevauchements partiels.

1. Ouvrez à nouveau la boîte de dialogue de remplacement avec Ctrl+H sous Windows ou Command+F → Remplacer sur Mac.
2. Cliquez sur Plus >> pour ouvrir des options supplémentaires.
3. Vérifiez la casse. Cela garantit que le remplacement respecte la casse (ainsi, « Apple » ne deviendra pas « apple »).
4. Cochez la case « Rechercher uniquement les mots entiers ». Cela évite de remplacer des parties de mots (comme transformer « catalogue » en « cata-XYZ-log »).
5. Exécutez Remplacer ou Remplacer tout.

Sur une configuration, cela fonctionnait bien, mais sur une autre, il fallait parfois modifier légèrement les options pour obtenir le résultat souhaité. Cela vaut la peine de tester ces paramètres pour voir ce qui fonctionne.

Remplacer la mise en forme avec les mots

Cela peut s’avérer très utile si vous souhaitez standardiser le style par lots, par exemple en modifiant la taille de police, la couleur ou le surlignage en une seule fois. C’est très pratique si vous souhaitez que tout soit cohérent sans avoir à le faire manuellement.

1. Ouvrez la fenêtre de remplacement avec les mêmes raccourcis que précédemment.
2. Tapez votre texte cible dans Rechercher quoi.
3. Tapez le nouveau texte dans Remplacer par.
4. En bas de la boîte de dialogue, cliquez sur « Format ». Vous pouvez alors choisir « Police » (pour modifier la taille, la couleur et le style), « Paragraphe » (alignement et retrait) ou « Surlignement ».
5. Cliquez sur « Remplacer tout ». Word appliquera le texte et la mise en forme en une seule fois.

C’est un peu délicat au début, surtout si vous n’êtes pas habitué aux options de format, mais une fois que vous avez compris, c’est un énorme gain de temps.

Utiliser des caractères génériques pour les remplacements complexes

C’est là que ça devient intéressant. Les caractères génériques permettent de remplacer des motifs (un peu comme les expressions régulières en programmation), ce qui permet des remplacements plus flexibles et intelligents lorsque le texte brut ne suffit pas.

1. Ouvrez à nouveau la fenêtre de remplacement, puis cliquez sur Plus >>.
2. Cochez la case « Utiliser des caractères génériques ». Attention : une fois activée, vous ne pourrez plus revenir en arrière avec un simple retour arrière. Vérifiez donc d’abord votre modèle.
3. Saisissez votre modèle. Par exemple, colou?rcorrespond à « couleur » et « couleur ».
4. Entrez ce par quoi vous souhaitez le remplacer.
5. Cliquez sur Remplacer tout ou parcourez attentivement chaque correspondance avec Rechercher suivant et Remplacer.

Les caractères génériques permettent des fonctions un peu folles, comme remplacer toutes les adresses e-mail ou tous les numéros de téléphone d’un document en une seule fois. Mais ils restent un peu étranges jusqu’à ce qu’on se familiarise avec la syntaxe. De nombreux tutoriels sont disponibles en ligne, mais si vous débutez, commencez par des modèles simples.

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