Garder le contrôle sur les participants à vos réunions Microsoft Teams est essentiel, surtout lorsque vous traitez des informations sensibles ou souhaitez simplement éviter les interruptions intempestives. Verrouiller la réunion une fois que tout le monde est connecté est une bonne idée : cela empêche toute autre personne d’y accéder une fois la réunion commencée. Mais il ne s’agit pas seulement de verrouiller et de déverrouiller les réunions ; de nombreuses autres mesures de sécurité peuvent rendre vos réunions beaucoup plus sûres, comme la configuration du hall ou le contrôle des rôles de chat et de présentateur.
Comment verrouiller et déverrouiller une réunion Microsoft Teams
Comment verrouiller une réunion Microsoft Teams
C’est utile si vous ne voulez pas de mauvaises surprises ni de retardataires une fois la réunion lancée. Dans certaines configurations, cela permet d’éviter les retardataires importuns. Concrètement, une fois verrouillé, les nouveaux participants ne peuvent plus se joindre à moins de le déverrouiller à nouveau. Vous remarquerez peut-être que les participants déjà connectés peuvent toujours discuter, consulter des fichiers ou des enregistrements, mais aucune nouvelle participation n’est autorisée. Une restriction parfois étrange, mais mieux vaut prévenir que guérir.
- Accéder au volet Participants : Rejoignez la réunion en tant qu’organisateur ou co-organisateur. Cliquez sur le bouton Participants dans les commandes de la réunion. Il s’agit généralement d’une petite icône représentant des personnes ou des personnes + +.
- Verrouiller la réunion : Cliquez sur « Plus d’actions » (les trois points …) dans le volet « Participants » et sélectionnez « Verrouiller la réunion ».Confirmez l’action lorsque vous y êtes invité. Sur certaines versions, la question peut se limiter à « Êtes-vous sûr ? »
Une fois la session verrouillée, les retardataires reçoivent une notification les informant du verrouillage et ne peuvent plus la rejoindre. Ils peuvent toujours consulter les messages de chat et les fichiers partagés si ceux-ci sont activés, mais ne peuvent y accéder à nouveau que s’ils sont déverrouillés. Ce n’est pas totalement infaillible, mais suffisant pour des réunions plus restreintes et contrôlées.
Comment débloquer la réunion
Pour autoriser quelqu’un à rejoindre la réunion en retard ou si vous changez d’avis, le déverrouillage est simple. Même procédure : retournez dans le panneau « Participants », cliquez sur « Plus d’actions », puis sélectionnez « Déverrouiller la réunion ». Confirmez ; c’est tout. Certains disent que cela ne fonctionne pas toujours du premier coup ou nécessite une actualisation rapide, mais en général, c’est simple.
- Accéder au volet Participants : cliquez sur le bouton Participants pendant la réunion.
- Déverrouiller la réunion : cliquez sur « Plus d’actions » (trois points …), puis choisissez « Déverrouiller la réunion ». Confirmez si vous y êtes invité.
Conseils de sécurité supplémentaires pour un meilleur contrôle
Le verrouillage est un bon début, mais pourquoi s’arrêter là ? Vous pouvez encore plus de sécurité avec d’autres paramètres. Faciles à activer à la volée, ils contribuent à une meilleure confidentialité et à une meilleure organisation de vos réunions :
- Paramètres du lobby : Vous pouvez configurer le lobby pour qu’il retienne tous les participants jusqu’à leur admission, ce qui est très pratique pour les réunions importantes ou sensibles. Accédez à Paramètres > Réunions > Stratégies de réunion dans le Centre d’administration Microsoft Teams (ou parfois dans le menu des options de réunion).Limitez le lobby aux seuls organisateurs et co-organisateurs si nécessaire.
- Contrôle du chat : désactivez le chat ou limitez-le à certaines étapes. Dans les options de réunion, cliquez sur les trois points pendant la réunion et sélectionnez « Options de réunion ». Vous pouvez alors empêcher les participants de discuter ou de partager des fichiers si cela les distrait.
- Rôles des présentateurs : Limitez le nombre de personnes autorisées à présenter. Vous pouvez également définir cette option avant la réunion dans les Options de réunion : choisissez « Moi seul » ou des personnes spécifiques comme présentateurs. Cela empêche les participants de détourner l’écran ou de partager des informations indésirables.
- Contrôles audio et vidéo : Coupez le son des participants ou désactivez les caméras pour une meilleure fluidité. Vous pouvez le faire dans le panneau « Participants » ou au préalable dans les paramètres de la réunion.
- Supprimer des participants : Si quelqu’un commence à créer des problèmes ou ne devrait pas être présent, faites un clic droit sur son nom dans la liste des participants et sélectionnez « Supprimer ». C’est simple et rapide ; n’en abusez pas, sinon les gens risquent de devenir paranoïaques.
Toutes ces options peuvent être activées à tout moment ; il est donc judicieux de les consulter pendant la réunion si la situation semble suspecte. Lors de réunions récurrentes, il est judicieux de revoir régulièrement ces options de sécurité, car, bien sûr, Microsoft doit parfois rendre la tâche plus complexe qu’elle ne devrait l’être.
Conclure
Verrouiller une réunion Teams est une étape simple, mais essentielle, pour préserver la confidentialité de vos sessions. Associé à d’autres contrôles comme la gestion du salon, les restrictions de chat et les paramètres de présentation, il renforce considérablement la sécurité de vos réunions. N’oubliez pas que le déverrouillage peut parfois être nécessaire si vous attendez plus de participants plus tard ; n’oubliez donc pas de le faire si nécessaire.
Résumé
- Verrouillez les réunions une fois que tout le monde est arrivé pour bloquer les arrivées tardives.
- Utilisez le volet Participants pour un verrouillage/déverrouillage rapide.
- Configurez les règles du lobby et les autorisations des présentateurs pour éviter le chaos.
- Contrôlez le chat et les caméras pour rester concentré.
- Vérifiez régulièrement ces paramètres, en particulier pour les réunions récurrentes.
Conclusion
En résumé, verrouiller une réunion Teams n’est pas sorcier, mais c’est étonnamment efficace si vous souhaitez moins de suspense et plus de contrôle. Quelques ajustements ici et là peuvent faire la différence entre un chaos total et une salle virtuelle bien gérée. Espérons que cela vous éclairera et contribuera à rendre vos réunions plus privées et plus fluides. Espérons que cela vous sera utile !