Déplacer des fichiers dans SharePoint n’est pas toujours simple, surtout si vous avez beaucoup de documents ou si vous devez réorganiser vos bibliothèques à la volée. Parfois, on souhaite simplement déplacer un fichier ou un dossier sans perdre l’historique des versions ni modifier les autorisations. De plus, selon la méthode choisie, les choses peuvent devenir étranges : des fichiers qui ne s’affichent pas là où on le souhaite ou des liens qui se brisent inopinément. Ce résumé vise à présenter les méthodes les plus fiables que j’ai trouvées, ainsi que quelques astuces pour vous simplifier la vie. Car, bien sûr, SharePoint doit rendre la tâche plus complexe que le simple glisser-déposer sous Windows, n’est-ce pas ?
Comment déplacer des fichiers dans SharePoint ?
Méthode 1 : Déplacer des fichiers à l’aide de l’interface du navigateur
C’est la méthode la plus directe et généralement la plus rapide si vous ne traitez pas des centaines de fichiers. L’avantage est qu’elle fonctionne parfaitement pour les petits lots ou les fichiers individuels. Vous trouverez le bouton « Déplacer vers » dans l’interface web, qui est assez intuitif. Attention cependant : si vous avez beaucoup de fichiers ou de dossiers, le processus peut parfois être lent ou bloqué, surtout si votre réseau présente des problèmes.
- Connectez-vous à votre site SharePoint via https://yourcompany.sharepoint.com.
- Ouvrez la bibliothèque de documents spécifique contenant les fichiers que vous souhaitez déplacer.
- Sélectionnez le fichier ou le dossier (survolez et cliquez sur la case à cocher en forme de cercle).
- Cliquez sur Déplacer vers dans la barre de commandes en haut (c’est une petite icône en forme de flèche).
- Naviguez dans la structure des dossiers ou dans le contenu du site pour accéder au dossier ou à la bibliothèque cible.
- Cliquez sur « Déplacer » pour confirmer. Si l’option de déplacement est grisée ou ne fonctionne pas, une actualisation rapide ou un vidage du cache peuvent parfois s’avérer utiles.
C’est idéal pour déplacer quelques fichiers seulement. Si vous prévoyez des réorganisations importantes, sauvegardez d’abord vos fichiers, car manipuler les autorisations et les liens peut vous coûter cher par la suite.
Méthode 2 : Déplacer des fichiers entre des bibliothèques ou des sites
Vous souhaitez déplacer des éléments entre des bibliothèques, voire entre différents sites SharePoint ? C’est un peu complexe, mais faisable. Vous aurez besoin de droits d’accès pour les bibliothèques source et de destination. Le processus est similaire, mais il s’applique lorsque les fichiers ne se trouvent pas dans la même arborescence de dossiers.
- Ouvrez la bibliothèque source (comme précédemment) via le Web.
- Sélectionnez les fichiers ou plusieurs éléments que vous souhaitez déplacer (à l’aide des cases à cocher).
- Cliquez sur Déplacer vers.
- Accédez à la bibliothèque ou au site cible où vous souhaitez placer les fichiers. Il est parfois nécessaire de changer de sous-dossier ou même de site dans le panneau de navigation.
- Sélectionnez le dossier ou la racine de la bibliothèque et cliquez sur Déplacer ici.
Cette approche semble un peu limitée : elle peut parfois présenter des bugs si les bibliothèques sont volumineuses ou si les autorisations sont complexes. Si l’interface web vous semble frustrante, ouvrir SharePoint dans l’Explorateur de fichiers pourrait être une meilleure option.
Méthode 3 : Utiliser la synchronisation OneDrive pour déplacer des fichiers
Si vous maîtrisez l’Explorateur Windows, synchroniser votre bibliothèque SharePoint avec OneDrive est souvent la solution la plus rapide. Glisser des fichiers dans l’Explorateur est tout simplement plus simple, surtout pour les transferts groupés. Cependant, ce n’est pas instantané ; OneDrive se synchronise en arrière-plan, et c’est là que les choses peuvent parfois devenir étranges.
- Dans votre bibliothèque SharePoint, cliquez sur le bouton Synchroniser (il s’ouvre dans votre navigateur et affiche OneDrive).
- Attendez que la synchronisation démarre : votre bibliothèque devrait apparaître sous forme de dossier dans l’Explorateur de fichiers.
- Faites simplement glisser et déposez les fichiers dans leurs nouveaux emplacements.
- Laissez OneDrive faire son travail : surveillez les notifications de synchronisation ou les erreurs.
Si la synchronisation ne démarre pas automatiquement ou semble bloquée, redémarrer OneDrive ou vous déconnecter puis vous reconnecter peut résoudre le problème. Vérifiez également vos paramètres OneDrive : sous Paramètres > Compte, assurez-vous que les bibliothèques sont configurées pour une synchronisation automatique. C’est essentiel lorsque vous déplacez des dizaines, voire des centaines de fichiers, et cela masque en quelque sorte les bizarreries de l’interface utilisateur de SharePoint.
Méthode 4 : Automatiser le déplacement de fichiers avec Power Automate
Pour les déplacements réguliers ou répétitifs (par exemple, chaque semaine ou lorsque certains fichiers arrivent dans un dossier), Power Automate vous évite de les effectuer manuellement à chaque fois. C’est pratique une fois qu’on a pris le coup de main, mais la configuration est un peu fastidieuse, surtout si vous débutez.
- Ouvrez Microsoft Power Automate dans votre compte Office 365.
- Cliquez sur Créer et choisissez un flux automatisé.
- Sélectionnez un déclencheur tel que « Lorsqu’un fichier est créé ou modifié dans un dossier ». Vous devrez spécifier la bibliothèque de documents source et le chemin du dossier ; des informations comme «
Shared Documents/FolderA
sont courantes ici ». - Ajoutez une action : recherchez Déplacer le fichier (SharePoint).
- Configurez les adresses source et de destination : les chemins d’URL doivent être exacts, comme
https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yourSite/Shared Documents/FolderA
. - Enregistrez, activez et testez votre flux. Remarquez comment il automatise le déplacement sans aucun clic manuel.
C’est une solution pratique si vous effectuez des nettoyages répétitifs, surtout dans les grandes bibliothèques. Surveillez simplement les exécutions de flux : elles échouent parfois silencieusement si les noms de chemin changent ou si les autorisations sont transférées.
Pourquoi le déplacement de fichiers dans SharePoint fonctionne mieux que la copie
Déplacer, plutôt que copier, présente des avantages, notamment parce qu’il conserve l’historique des versions et évite les doublons. De plus, SharePoint met à jour les autorisations et les métadonnées des fichiers lors du déplacement, garantissant ainsi la cohérence pour votre équipe. Copier peut créer plusieurs versions et parfois rompre des liens, ce qui est problématique si d’autres utilisateurs s’appuient sur ces liens. Je ne comprends pas pourquoi il est si difficile de simplifier les choses, mais c’est SharePoint.
FAQ
Sélectionnez simplement tous les fichiers souhaités (Ctrl+clic ou Maj+clic), puis cliquez sur « Déplacer vers ». Choisissez votre destination et le tour est joué. C’est parfois un peu lent, surtout si vous traitez beaucoup de fichiers, mais c’est mieux que de les copier un par un.
Oui, mais seulement si le déplacement intersite est activé par votre administrateur ; sinon, il faudra télécharger et re-télécharger. Bien sûr, SharePoint rend les choses plus compliquées qu’elles ne devraient l’être.
Oui, généralement oui, mais SharePoint essaie de maintenir les liens à jour dans les applications Office. Cependant, si quelqu’un a un lien direct, il peut être rompu ou redirigé.
Si le fichier est ouvert, le déplacement peut être bloqué jusqu’à sa fermeture, ce qui arrive assez souvent. Une fois fermé, le déplacement devrait se dérouler sans problème, mais toute modification active pourrait retarder le processus.
Conclure
Honnêtement, il n’existe pas de solution miracle. Pour une solution rapide, utilisez l’interface web ; soyez simplement vigilant avec les autorisations. Pour les opérations groupées ou régulières, la synchronisation avec OneDrive ou la configuration d’un flux Power Automate peut vous éviter bien des soucis par la suite. Un peu de patience est également utile : SharePoint a ses particularités, et il faut les gérer. Mais une fois ces méthodes maîtrisées, la gestion des fichiers devient bien plus simple.
Résumé
- Utilisez le bouton Déplacer vers dans le navigateur pour des déplacements ponctuels rapides.
- Synchronisez les bibliothèques dans OneDrive pour des lots plus volumineux : faites-les glisser et déposez-les dans l’Explorateur.
- Configurez des flux Power Automate pour les mouvements de routine et répétitifs.
- Faites toujours une sauvegarde avant de procéder à de grandes réorganisations, au cas où.
J’espère que cela évitera quelques soucis. SharePoint n’est pas toujours une partie de plaisir, mais avec les bonnes astuces, on peut y arriver.