So aktivieren Sie automatische Abwesenheitsantworten in der neuesten Outlook-Version

Die Einrichtung der Abwesenheitsfunktion (automatische Antworten) im neuen Outlook für Windows kann zunächst etwas verwirrend sein. Die Benutzeroberfläche hat sich natürlich geändert, und nicht alles ist dort, wo man es erwartet. Sobald man den Dreh raus hat, ist es aber ziemlich praktisch – vor allem, wenn man eine Abwesenheit plant und andere informieren möchte, ohne jede E-Mail manuell beantworten zu müssen. Außerdem spart es viel Zeit, da man nicht ständig seinen Posteingang checken muss, wenn man eigentlich entspannen oder offline arbeiten sollte. Hier finden Sie eine einfache Anleitung für die Einrichtung automatischer Antworten sowie Tipps, wann es am besten funktioniert und worauf Sie achten sollten.

So beheben Sie die Abwesenheitseinstellungen im neuen Outlook für Windows

Öffnen Sie Outlook und rufen Sie das Einstellungsmenü auf

• Stellen Sie sicher, dass Sie das neue Outlook verwenden, nicht die klassische Version – das ist etwas anderes. Sie können bei Bedarf in der oberen rechten Ecke zwischen den Versionen wechseln.

• Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke, um den Einstellungsbereich zu öffnen. Dort können Sie alle Anpassungen vornehmen.

Greifen Sie ordnungsgemäß auf den Abschnitt „Automatische Antworten“ zu

• Scrollen Sie im Einstellungsbereich nach unten und suchen Sie unten nach „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.Klicken Sie darauf, um weitere Optionen anzuzeigen. Hier ist der knifflige Teil: Bei einigen Setups sind die Schalter für automatische Antworten hinter anderen Menüs versteckt.

• Navigieren Sie im System zu Mail > Automatische Antworten. Manchmal befindet es sich unter Allgemein > Automatische Antworten – das hängt von der Version ab, aber normalerweise ist es dort.

Richten Sie Ihre Abwesenheitsnotizen ein

• Aktivieren Sie nun Automatische Antworten aktivieren. Dadurch wird die Funktion tatsächlich aktiviert.

• Wählen Sie „Antworten nur während eines bestimmten Zeitraums senden“, um festzulegen, wann die Antworten versendet werden. Geben Sie Start- und Enddatum/-uhrzeit ein – Outlook bietet dafür jetzt Datumsauswahlfunktionen. Vergessen Sie nicht, die Zeitzone richtig einzustellen, sonst antworten Sie möglicherweise im Schlaf.

• Geben Sie Ihre Nachricht unter „Automatische Antworten innerhalb Ihrer Organisation senden“ ein. Seien Sie locker, aber deutlich – Sie möchten auf keinen Fall roboterhaft klingen, aber auch nicht zu viel preisgeben.

• Wenn Sie damit einverstanden sind, dass jeder Ihre Antwort erhält, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert. Wenn Sie Antworten jedoch nur an Ihre Kontakte senden möchten, aktivieren Sie die Option Antworten nur an Kontakte senden. Auf diese Weise erhalten Spammer oder zufällige Newsletter Ihre Abwesenheitsnachricht nicht.

• Vergessen Sie nicht, unten auf „Speichern“ zu klicken, wenn alles gut aussieht. Manchmal sind es Kleinigkeiten – wie das Fehlen der Schaltfläche „Speichern“ –, die das Ganze durcheinanderbringen.

Zusammenfassung

Ehrlich gesagt ist die Einrichtung im neuen Outlook nicht so einfach wie im alten, und manchmal verstecken sich die Menüs genau dann, wenn man sie braucht. Wenn die Optionen für automatische Antworten nicht an der erwarteten Stelle angezeigt werden, liegt das normalerweise daran, dass sich die Outlook-Oberfläche geändert hat oder Ihr Kontotyp keine vollständigen automatischen Antworten unterstützt (wie manche IMAP-Konten).Aber ein wenig Herumspielen im Menü „ Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ und „Mail > Automatische Antworten“ behebt das Problem meist. Auf manchen Rechnern ist es beim ersten Mal etwas fummelig, aber dann klappt es.