So entziehen Sie einem Benutzer schnell den Zugriff in SharePoint

Die Verwaltung von Berechtigungen in SharePoint ist ein entscheidender Faktor für die Sicherheit, insbesondere wenn Sie mit vertraulichen Informationen arbeiten oder versehentliche Änderungen vermeiden möchten. Manchmal verlassen Mitarbeiter Teams oder Projekte, und ihr Zugriff bleibt bestehen. Niemand möchte, dass ein ehemaliger Kollege herumschnüffelt. Daher ist es wichtig zu wissen, wie man den Zugriff effektiv entzieht. Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess, vom Auffinden der Datei oder des Ordners über das Entziehen des Zugriffs bis hin zur Anpassung der Site-Berechtigungen, falls erforderlich. Durch regelmäßiges Tun beugen Sie Datenlecks und unbefugten Änderungen vor – denn SharePoint macht es Ihnen natürlich etwas kompliziert, gerade wenn Sie denken, es sei einfach.

Wie entzieht man jemandem den Zugriff in SharePoint?

Öffnen Sie Ihre SharePoint-Site und suchen Sie den Inhalt

1. Navigieren Sie über Ihren Browser zur SharePoint-Site Ihrer Organisation. Normalerweise lautet die Site etwa https://YOURDOMAIN.sharepoint.com/sites/YourTeam.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an. Dies ist in der Regel das Konto mit Besitzer- oder Administratorberechtigungen. Andernfalls werden Ihnen die Optionen zum Ändern der Berechtigungen möglicherweise nicht angezeigt.
3. Bestätigen Sie, dass Sie am richtigen Ort sind (z. B.am richtigen Team- oder Projektstandort).
4. Gehen Sie zur Dokumentbibliothek, in der sich Ihre Datei oder Ihr Ordner befindet. Die Bibliothek kann „ Dokumente “ oder einen anderen benutzerdefinierten Namen haben.
5. Suchen Sie nach dem Element, für das Sie die Berechtigungen aktualisieren möchten. Manchmal geht es in einer langen Liste verloren. In diesem Fall hilft die Suchleiste.

Wenn Sie Ihre SharePoint-Site noch nicht eingerichtet haben oder eine neue erstellen müssen, sehen Sie sich die offiziellen Tutorials an – das macht das Leben einfacher.

Zugriff auf das Bedienfeld „Zugriff verwalten“

1. Klicken Sie auf die Datei oder den Ordner – klicken Sie entweder auf die drei Punkte (…) daneben oder drücken Sie die Schaltfläche Teilen.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü „ Zugriff verwalten“ aus.
3. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem alle Personen mit Zugriff angezeigt werden, einschließlich der direkten Benutzer und Links, über die die Datei freigegeben wird.

Einem Benutzer den Zugriff entziehen

1. Suchen Sie unter „Direktzugriff“ oder „Links, die Zugriff gewähren“ nach der Person, der Sie den Zugriff entziehen möchten.
2. Klicken Sie auf das X oder die Option „Freigabe beenden“ neben dem Namen – das ist normalerweise ziemlich offensichtlich.
3. Bestätigen Sie die Entfernung, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Dadurch sollten die Berechtigungen sofort entzogen werden.

Manchmal ist es etwas fehlerhaft – bei manchen Setups wird die Änderung erst angezeigt, wenn Sie die Seite aktualisieren oder ein paar Minuten warten. Nur zur Info.

Optional: Site-Berechtigungen optimieren

1. Klicken Sie oben rechts (im Einstellungsmenü) auf das Zahnradsymbol.
2. Wählen Sie „Siteberechtigungen“ – wenn diese Option nicht vorhanden ist, müssen Sie möglicherweise in das SharePoint-Admincenter gehen, aber für normale Benutzer reicht das Zahnradsymbol aus.
3. Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus: Mitglieder (Bearbeitungsrechte), Eigentümer (vollständige Kontrolle) oder Besucher (schreibgeschützt).
4. Suchen Sie den Benutzer in der Liste und klicken Sie auf Aus Gruppe entfernen.

Das ist zwar etwas drastisch, funktioniert aber, wenn jemand keinen Zugriff auf die gesamte Site haben soll. Nützlich, wenn Sie Dinge bereinigen oder den Zugriff auf einer höheren Ebene widerrufen.

Ich weiß nicht genau, warum, aber manchmal werden mit dieser Methode Berechtigungen schneller zurückgesetzt als einzelne Dateieinstellungen. SharePoint ist in dieser Hinsicht seltsam.

Überprüfen Sie, ob der Zugriff weg ist

1. Gehen Sie zurück zum Bereich „Zugriff verwalten“ für die Datei oder den Ordner.
2. Überprüfen Sie noch einmal, ob der Benutzer nicht mehr aufgeführt ist.
3. Wenn die Aktualisierung nicht sofort erfolgt, aktualisieren Sie die Seite oder warten Sie eine Minute – SharePoint kann manchmal verzögert sein.
4. Senden Sie bei Bedarf eine kurze Nachricht an Ihren Teamkollegen oder Teamleiter, um zu bestätigen, dass der Zugriff widerrufen wurde.

Warum die Berechtigungen im Auge behalten?

Regelmäßige Überprüfungen der Zugriffsrechte können später viel Ärger ersparen. Berechtigungen können schnell aus dem Takt geraten, insbesondere wenn Sie Teams ständig aktualisieren oder Dateien verschieben. Außerdem ist es eine gute Sicherheitsmaßnahme, den Zugriff strikt auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen. Wenn Sie lokal synchronisierte Bibliotheken verwenden, vergessen Sie nicht, nach Berechtigungsänderungen alle Ordner zu desynchronisieren, um zu vermeiden, dass der Offline-Zugriff bestehen bleibt – denn natürlich muss Windows dies noch komplizierter machen.

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