So erstellen Sie eine Liste in SharePoint: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Erstellen einer Liste in SharePoint ist eine praktische Möglichkeit, Daten im Blick zu behalten, Arbeitsabläufe zu organisieren oder einfach alle auf dem Laufenden zu halten. Egal, ob Sie SharePoint Online als Teil von Microsoft 365 oder nur eine etwas ältere Version verwenden, das Einrichten einer ordentlichen Liste kann dazu beitragen, Aufgaben zu automatisieren und die Zusammenarbeit reibungsloser zu gestalten. Manchmal stoßen Benutzer auf Probleme aufgrund von Berechtigungen, Navigationsproblemen oder einfach weil sie nicht wissen, welche Optionen sie auswählen sollen. Diese Anleitung soll Ihnen den Einstieg erleichtern und mögliche Fallstricke aufzeigen. Sobald Sie fertig sind, werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne sie ausgekommen sind.

Wie erstelle ich eine Liste in SharePoint?

Öffnen Sie SharePoint (und vergessen Sie Ihre Anmeldedaten nicht)

Der erste Schritt besteht immer darin, Ihre SharePoint-Site zu öffnen. Normalerweise suchen Sie in Microsoft 365 nach der SharePoint- App. Falls diese nicht angezeigt wird, schauen Sie unter „Alle Apps“ nach oder fragen Sie die IT-Abteilung, falls sie nicht verfügbar ist. Melden Sie sich mit Ihrem Arbeits- oder Schulkonto an und navigieren Sie dann zur gewünschten Site. Wenn Sie diese Site häufig nutzen möchten, empfiehlt es sich, ein Lesezeichen zu setzen – nichts ist schlimmer, als jedes Mal nach dem Link suchen zu müssen.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an.
2. Klicken Sie im Dashboard auf die SharePoint -App.
3. Wählen Sie die Site aus, auf der Sie die Liste erstellen möchten. Möglicherweise müssen Sie vorher einige Minuten durchklicken, wenn Ihre Berechtigungen eingeschränkt sind.

Profi-Tipp: Um es einfacher zu machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Site in Ihrem Browser und fügen Sie sie zu Ihren Favoriten hinzu oder pinnen Sie sie an, damit Sie nicht jede Woche nach diesen URLs suchen müssen.

Zeit, die Liste zu erstellen!

Sobald Sie am Ziel sind, klicken Sie im Befehlsmenü auf die große Schaltfläche „Neu“. Manche Websites bieten auch eine Verknüpfung in der Schnellstartleiste oder auf der Inhaltsseite. Entscheidend ist, dass Sie im Dropdown-Menü eine Liste auswählen – wenn Sie nur „Dokumentbibliothek“ oder „Seite“ sehen, sind Sie hier falsch.

1. Klicken Sie auf der Homepage Ihrer Site auf die Schaltfläche „Neu“.
2. Wählen Sie „Liste“ aus den angezeigten Optionen.
3. Entscheiden Sie, wie Sie beginnen möchten:
   • Leere Liste, wenn Sie alles von Grund auf neu erstellen möchten (viel Glück).
   • Aus Excel, wenn Sie bereits Daten haben und nicht alles neu eingeben möchten.
   • Aus einer vorhandenen Liste, wenn Sie eine vorherige klonen möchten.
   • Vorlagen, wenn Sie faul sind und vordefinierte Layouts wie Problemverfolgung oder Veranstaltungsplanung wünschen. Manchmal sind diese Vorlagen je nach Ihren Berechtigungen oder Ihrer Version unzuverlässig. Prüfen Sie daher, ob sie auf Ihrer Site vorinstalliert sind oder über den Administrator hinzugefügt werden müssen.

Richten Sie das Gehirn Ihrer Liste ein

Nachdem Sie Ihren Stil gewählt haben, geht es darum, ihm einen passenden Namen und Kontext zu geben. So wissen Sie und andere später, worum es geht. Geben Sie „Name“ ein und fügen Sie gegebenenfalls eine Beschreibung hinzu, wenn Sie eine ausführliche Darstellung wünschen. Wenn Sie bereits über die Navigation nachdenken, aktivieren Sie die Option „ In Site-Navigation anzeigen“. Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.

Wenn Sie später entscheiden, dass bestimmte Personen diese Liste nicht sehen oder nicht bearbeiten dürfen, müssen Sie die Berechtigungen anpassen – mehr dazu später. Jetzt ist es an der Zeit, Spalten hinzuzufügen.

Fügen wir einige Spalten und anderes hinzu

Hier legen Sie fest, welche Informationen die Liste enthalten soll. Verfolgen Sie Aufgaben, Inventar oder Feedback? Fügen Sie je nach Datentyp Spalten für Text, Zahl, Datum, Person, Auswahl oder andere Typen hinzu. Beim Hinzufügen einer Spalte werden Optionen wie „Erforderlich“, „Standardwert“ und „Eindeutig“ angezeigt. Probieren Sie diese aus, um doppelte Einträge zu vermeiden oder Regeln durchzusetzen.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Spalte hinzufügen“ – sie befindet sich ganz oben oder seitlich in Ihrer Listenansicht.
2. Wählen Sie den Typ, der zu Ihren Daten passt. Normalerweise sind Text oder Datum die sichere Wahl.
3. Legen Sie den Spaltennamen und alle anderen Validierungsoptionen fest.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Profi-Tipp: Wenn Ihre Daten mit anderen Quellen verknüpft oder aus Excel exportiert werden, achten Sie darauf, dass Ihre Spaltentypen übereinstimmen, um Synchronisierungsprobleme zu vermeiden. Manchmal sind die importierten Daten auch nicht perfekt ausgerichtet.Überprüfen Sie dies daher vor dem Massenhinzufügen.

Sorgen Sie dafür, dass es gut aussieht und für Sie funktioniert

Nachdem Sie einige Datensätze ausgefüllt haben, möchten Sie möglicherweise die Anzeige der Liste ändern. Nicht jeder mag die Standardansicht „Alle Elemente“.So wird es einfacher:

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „ Alle Artikel“.
2. Wählen Sie „Neue Ansicht erstellen“ oder „Vorhandene ändern“.
3. Konfigurieren Sie Filter, Sortierreihenfolge und Gruppierung. Sortieren Sie beispielsweise absteigend nach Datum, um die neuesten Einträge zuerst anzuzeigen.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie große Datensätze verwalten oder häufig abgerufene Informationen im Vordergrund haben möchten. Außerdem können Sie verschiedene Ansichten für bestimmte Anforderungen festlegen – beispielsweise einen Ansichtsfilter „Ausstehend“, um nur unvollständige Elemente anzuzeigen. Das ist zwar etwas ungewöhnlich, aber sehr praktisch, wenn Sie es richtig machen.

Warum sich mit SharePoint-Listen herumschlagen?

• Zentraler Hub: Sorgt dafür, dass alle auf dieselben Daten zugreifen können – kein E-Mail-Chaos mehr.
• Erweiterbar: Mit Power Automate können Sie Workflows starten, Warnungen senden oder sogar E-Mails auslösen, wenn Dinge hinzugefügt oder geändert werden.
• Zusammenarbeit: Mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig? Kein Problem – selbst wenn jemand vorübergehend gesperrt wird, ist das mit SharePoint problemlos möglich.
• Excel-Synchronisierung: Exportieren Sie Daten oder verknüpfen Sie sie mit Excel, um problemlos Berichte zu erstellen.

FAQs (weil, natürlich…)