Das Erstellen von Ordnern in SharePoint erscheint zunächst recht einfach, doch wenn man es in verschiedenen Sites oder Ansichten ausprobiert, stößt man auf einige Hürden. Manchmal sind die Schaltflächen nicht dort, wo man sie erwartet, oder die Benutzeroberfläche wirkt etwas inkonsistent. Es ist zwar etwas seltsam, aber die genauen Schritte zu kennen und zu wissen, worauf man achten muss, kann viel Frust ersparen, insbesondere wenn man schnell Ordnung schaffen möchte. Diese Anleitung soll Ihnen helfen, Ordner ohne großen Aufwand einzurichten. Sobald Sie den Dreh raus haben, können Sie Ihre Dateien schnell ordnen und ganz einfach teilen.
Wie erstelle ich einen Ordner in SharePoint?
Öffnen Sie Ihre SharePoint-Site
Dieser Teil ist ziemlich einfach, aber wenn Sie nicht angemeldet sind, ist alles andere irrelevant. Besuchen Sie die SharePoint-Website Ihrer Organisation – https://
- Navigieren Sie von Ihrem Browser aus zur SharePoint-Site Ihres Unternehmens.
- Melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldedaten an.
- Wählen Sie die Team- oder Projektsite aus, der Sie den Ordner hinzufügen möchten.
Wenn Sie den Dateizugriff noch weiter verbessern möchten, sehen Sie sich an, wie Sie SharePoint im Datei-Explorer öffnen. Dies erleichtert möglicherweise das Verschieben von Dateien, insbesondere wenn Sie ein Desktop-Benutzer sind.
Zugriff auf die Dokumentbibliothek
Jede SharePoint-Site verfügt in der Regel über mindestens eine Dokumentbibliothek – dort befinden sich alle Ihre Dateien. Sie müssen diese öffnen, bevor Sie Ordner erstellen oder Dateien hochladen.
- Suchen Sie in der linken Seitenleiste oder im oberen Navigationsmenü nach dem Link Dokumente.
- Klicken Sie darauf – und ich schwöre, manchmal ist es in seltsamen Menüs oder unter „Site-Inhalte“ versteckt. Seien Sie also wachsam, wenn es nicht vorne und in der Mitte angezeigt wird.
- Wählen Sie die Bibliothek aus, der Sie den neuen Ordner hinzufügen möchten.
Zur richtigen Ansicht wechseln (optional)
Dies hängt von Ihrer SharePoint-Erfahrung ab. SharePoint verfügt über eine moderne Ansicht und die alte klassische Oberfläche, und die Schaltflächen unterscheiden sich stark. Wenn Ihnen etwas merkwürdig vorkommt oder Optionen fehlen, überprüfen Sie, welche Version Sie verwenden.
- Wenn Sie sich in der modernen Umgebung befinden, suchen Sie oben in der Bibliothek nach der Schaltfläche + Neu. Normalerweise glänzend und kaum zu übersehen.
- Wenn es wie eine altmodische Site mit einer Symbolleiste aussieht, befinden Sie sich wahrscheinlich im klassischen Modus und sehen möglicherweise Optionen wie „ Hochladen“ oder „Neues Dokument“.
Erstellen eines neuen Ordners
Hier erhalten Sie endlich Ihren Ordner. Der Vorgang unterscheidet sich leicht zwischen modern und klassisch, aber beide sind ziemlich einfach, sobald Sie sich daran gewöhnt haben.
Im modernen SharePoint:
- Klicken Sie oben in der Dokumentbibliothek auf + Neu.
- Wählen Sie „Ordner“ aus der Dropdown-Liste aus.
- Geben Sie einen Namen ein – etwas Sinnvolles, damit jeder weiß, was hier lebt; vermeiden Sie Kauderwelsch.
- Klicken Sie auf „Erstellen“.
Im klassischen SharePoint:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Dokument“ oder auf das Dropdown-Menü „ Neu“.
- Wählen Sie Ordner aus dem Menü.
- Geben Sie Ihren Ordnernamen ein.
- Drücken Sie OK oder Speichern.
Manche Setups sind knifflig und zeigen die Ordneroption möglicherweise nicht sofort an. Wenn sie nicht angezeigt wird, versuchen Sie, die Ansicht zu aktualisieren oder zu wechseln. Auf manchen Computern sind möglicherweise ein oder zwei Klicks erforderlich, um das Menü „Neu“ zu aktivieren, bevor Optionen angezeigt werden.
Verschieben oder Hochladen von Dateien in Ihren Ordner
Sobald der Ordner erstellt ist, geht es darum, ihn zu füllen – per Drag & Drop oder direktem Upload. Doppelklicken Sie auf den Ordner, um ihn zu öffnen. Gehen Sie dann wie folgt vor:
- Klicken Sie oben auf „Hochladen“ oder holen Sie sich einfach Dateien von Ihrem Desktop und ziehen Sie sie in das Ordnerfenster.
- Warten Sie, bis die Upload-Leiste verschwindet. Bei großen Dateien kann es manchmal eine Weile dauern, also haben Sie Geduld.
- Bestätigen Sie, dass die Dateien darin angezeigt werden, und alles ist in Ordnung.
Wenn Sie Dateien nach dem Hochladen organisieren möchten, sollten Sie lernen, wie Sie Dateien in SharePoint verschieben. Je nach Browser oder Netzwerk funktioniert das Ziehen und Ablegen manchmal nicht reibungslos.
Verwalten Sie, wer Ihren Ordner sieht
Freigabekontrollen sind wichtig, wenn Sie möchten, dass bestimmte Personen den Ordner sehen oder bearbeiten können. So legen Sie Berechtigungen fest:
- Klicken Sie auf den Ordner und dann auf die Schaltfläche „ Teilen“.
- Geben Sie E-Mail-Adressen oder Gruppen ein – seien Sie dabei genau, damit Sie nicht versehentlich zu viele Zugriffsrechte gewähren.
- Wählen Sie die Berechtigungsstufe: Anzeigen (schreibgeschützt), Bearbeiten (Änderungen vornehmen) oder Vollzugriff (Administratoraufgaben).
- Klicken Sie auf Senden.
Tipp: Wenn Sie mit Teams arbeiten, können Sie Berechtigungen auch über die Teams-Oberfläche verwalten. Dies erleichtert die Arbeit manchmal, wenn sich alle im selben Chat befinden.
Warum sollte man sich die Mühe machen, Ordner zu erstellen?
Ordner erleichtern das Durchsuchen und Finden von Dateien, insbesondere bei großen Dateimengen. So bleibt alles übersichtlich und man muss nicht ständig Suchergebnisse durchsuchen. Außerdem fördern sie die Zusammenarbeit – jeder weiß, wo er Dateien ablegen oder finden kann, ohne dass Chaos entsteht. Bedenken Sie jedoch, dass die übermäßige Verwendung von Ordnern zu unübersichtlichem Durcheinander führen kann – manchmal sind Metadaten und Ansichten für eine bessere Organisation hilfreich, aber Ordner sind eben klassisch.
- Finden Sie ganz einfach, was Sie brauchen
- Weniger Unordnung auf Ihrem freigegebenen Laufwerk
- Bessere Berechtigungsverwaltung für einzelne Ordner
Und wenn es kompliziert wird, können Sie Dateien natürlich jederzeit mit Metadaten versehen oder benutzerdefinierte Ansichten erstellen, um sich nicht zu sehr auf tiefe Ordnerstrukturen zu verlassen.
FAQs
Klicken Sie einfach auf die drei Punkte (⋯) neben dem Ordner, wählen Sie „Umbenennen“, geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Das ist ganz einfach, aber wenn es nicht funktioniert, sind Ihre Berechtigungen möglicherweise eingeschränkt.
Ja.Öffnen Sie einfach einen Ordner und klicken Sie auf + Neu > Ordner. Es funktioniert wie das Erstellen eines Ordners auf oberster Ebene, nur innerhalb eines vorhandenen Ordners.
Höchstwahrscheinlich liegt es an Berechtigungsproblemen. Wenn Ihr Konto keine Bearbeitungs- oder Beitragsrechte hat, können Sie keine neuen Ordner erstellen. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Administrator.
Klicken Sie auf den Ordner, klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) und wählen Sie dann Löschen. Bestätigen Sie. Der Ordner wird in den Papierkorb verschoben. Wenn Sie es sich also anders überlegen, ist eine Wiederherstellung möglich. Allerdings ist das manchmal mühsam, wenn Sie es eilig haben.
Zusammenfassung
Das Erstellen von Ordnern in SharePoint ist kein Hexenwerk, kann sich aber etwas umständlich anfühlen, wenn man mit der Benutzeroberfläche nicht vertraut ist. Sobald man weiß, wo man die Schaltfläche „+ Neu“ oder die Dokumentbibliothek findet, läuft alles reibungslos. Im Grunde genommen reichen ein paar Klicks hier und da, um Ihre Dateien nach Ihren Wünschen zu strukturieren. Hoffentlich spart das jemandem, der versucht, Ordnung zu schaffen, ohne sich die Haare zu raufen, ein paar Minuten. Viel Erfolg!