Immer mehr E-Mails enthalten heutzutage Tabellen, insbesondere wenn Sie Daten übersichtlich darstellen möchten. Es ist etwas seltsam, aber die meisten E-Mail-Clients unterstützen mittlerweile das Einfügen einfacher Tabellen. Der Vorgang ist jedoch nicht immer unkompliziert, insbesondere wenn Sie zwischen Geräten oder Plattformen wechseln. Manchmal ist die integrierte Tabellenfunktion wie in Outlook für den Desktop praktisch, aber auf Mobilgeräten müssen Sie nach Workarounds suchen. Dieser Leitfaden beschreibt die wichtigsten Möglichkeiten, Tabellen in Ihre E-Mails einzufügen, egal ob Sie einen PC oder ein Mobilgerät verwenden oder einfach eine universelle Methode suchen, die überall funktioniert. Ziel ist es, Ihre Daten ohne viel Aufwand ordentlich aussehen zu lassen. Und glauben Sie mir, wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, läuft es ziemlich reibungslos – außer manchmal nicht und Sie stoßen auf Macken, die Sie zur Weißglut treiben. Aber keine Sorge, dieser Leitfaden sollte helfen, die Verwirrung zu beseitigen und die Tabellen an ihren Platz zu bringen.
Methode 1 – So fügen Sie eine Tabelle in Outlook-E-Mails auf dem PC ein
Die Outlook-Desktop-App verfügt über einen überraschend guten Tabelleneditor, ähnlich wie Word, der Ihnen das Leben erleichtert, wenn Sie schnell eine Tabelle erstellen müssen. Natürlich ist er nicht perfekt – die Rasterauswahl ist auf 10 x 10 begrenzt, was für kleine Dinge in Ordnung ist, aber größere Tabellen? Da ist die manuelle Option „Tabelle einfügen…“ praktisch. In manchen Fällen funktioniert das Klicken auf das Raster problemlos, in anderen müssen Sie es möglicherweise manuell tun. Seien Sie also nicht frustriert, wenn es anfangs etwas holprig läuft. Sobald Sie Ihre Tabelle erstellt haben, können Sie die Größe ändern, Zellen zusammenführen oder teilen, was wiederum ähnlich wie in Word funktioniert. Aber Vorsicht: Das Kontextmenü kann etwas knifflig sein und öffnet sich möglicherweise nicht vollständig, wenn Ihre Tabelle zu groß ist oder an einer ungünstigen Stelle steht.
So fügen Sie eine Tabelle in Outlook unter Windows ein
- Öffnen Sie Outlook und beginnen Sie mit dem Verfassen einer E-Mail. Wenn Ihnen das Fenster zu eng erscheint oder Sie eine komfortablere Bearbeitung wünschen, suchen Sie nach der Schaltfläche „In neuem Fenster öffnen“ (normalerweise ein Symbol in der oberen rechten Ecke).Dadurch erhalten Sie eine vollständige Word-ähnliche Benutzeroberfläche. Das Einfügen und Bearbeiten von Tabellen wird dadurch deutlich einfacher.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ im Menüband. Klicken Sie darauf und platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Tabelle“ – das Rastersymbol. Sie können mit der Maus über das Raster fahren, um die Anzahl der Zeilen und Spalten auszuwählen. Beachten Sie jedoch, dass die Anzahl auf 10 x 10 begrenzt ist, es sei denn, Sie verwenden die manuelle Methode.
- Für größere Tabellen: Wählen Sie „Tabelle einfügen…“ aus der Dropdown-Liste. Es öffnet sich ein kleines Dialogfeld, in dem Sie die genaue Anzahl der Zeilen und Spalten eingeben können. Klicken Sie nach der Eingabe auf „OK“.
- Geben Sie Ihre Daten ein – ganz einfach, wie in Word. Passen Sie die Größe der Tabelle an, indem Sie die Ecken oder Kanten in der unteren rechten Ecke ziehen. Möchten Sie Zellen zusammenführen? Wählen Sie mehrere Zellen aus, klicken Sie auf das angezeigte Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie „Zellen zusammenführen“.Um verbundene Zellen zu teilen, wählen Sie diese aus und wählen Sie im selben Menü „Zellen teilen“.
Achtung: Das Optionsmenü der Tabelle verhält sich gelegentlich merkwürdig, wenn Sie die Größe der Tabelle ändern oder sie verschieben. Manchmal müssen Sie also mit der Größe oder Position herumspielen. Aber insgesamt ist es ziemlich zuverlässig, wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, wo sich die Optionen befinden.
Methode 2 – So fügen Sie eine Tabelle in eine E-Mail für Outlook auf Mobilgeräten ein
Wenn Sie dies auf einem Smartphone oder Tablet mit der mobilen Outlook-App versuchen, viel Erfolg. Die App unterstützt den integrierten Tabelleneditor nicht – zumindest nicht direkt. Die Lösung? Verwenden Sie Outlook im Browser. Das ist zwar etwas umständlich, funktioniert aber. Ja, das ist eine Schwachstelle, denn Windows muss es natürlich unnötig kompliziert machen.
Öffnen Sie Ihren mobilen Browser und navigieren Sie zu Outlook im Web. Melden Sie sich mit Ihrem Konto an. Wenn Sie sich nicht jedes Mal neu anmelden möchten, können Sie die Anmeldung speichern. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie ein gemeinsam genutztes Gerät verwenden. Beim Erweitern des E-Mail-Editors kann es zu einer merkwürdigen Vergrößerung kommen. Achten Sie daher darauf – verkleinern Sie die Ansicht, wenn Sie die gesamte Symbolleiste sehen möchten.
Tippen Sie auf „Neue E-Mail“, um mit dem Verfassen zu beginnen. Erweitern Sie das Editorfenster, indem Sie auf das Erweiterungssymbol (normalerweise ein Doppelpfeil oder eine Schaltfläche) tippen. Da Sie hier keine Tabellen direkt einfügen können, besteht der Trick darin, die Tabelle an anderer Stelle – beispielsweise in Google Tabellen oder Excel – zu erstellen und sie dann zu kopieren.
Sobald Ihre Tabelle fertig ist, drücken Sie lange darauf und wählen Sie „Kopieren“.Gehen Sie anschließend zurück zum E-Mail-Entwurf, tippen Sie im Text an die gewünschte Stelle und tippen Sie auf „Einfügen“.Die Tabelle sollte angezeigt werden und Sie können sie verschieben oder ihre Größe ändern, indem Sie sie auswählen oder bearbeiten. Beachten Sie, dass die eingefügte Tabelle auf manchen Geräten möglicherweise als Bild angezeigt wird. Wenn die Formatierung nicht stimmt, müssen Sie die Tabelle möglicherweise in einem anderen Tool anpassen oder neu erstellen.
Methode 3 – So fügen Sie auf allen Plattformen eine Tabelle in eine E-Mail ein
Diese Option ist eine universelle Lösung: Verwenden Sie einen speziellen Tabelleneditor wie Google Sheets oder Excel, erstellen Sie Ihre Tabelle und übertragen Sie sie anschließend. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr E-Mail-Client keine direkte Unterstützung bietet oder Sie mehr Kontrolle über Stil und Layout wünschen.
Erstellen Sie Ihre Tabelle in Google Tabellen, Excel oder einem anderen Tabelleneditor. Füllen Sie sie mit den benötigten Daten – achten Sie nur darauf, dass sie ansprechend aussieht, denn nach dem Einfügen sind die Anpassungsmöglichkeiten in der E-Mail möglicherweise eingeschränkt.
Kopieren Sie die gesamte Tabelle. Ziehen Sie dazu den Mauszeiger darüber und Ctrl + Ctippen Sie auf „Kopieren“ (oder halten Sie auf Ihrem Smartphone lange gedrückt).Wechseln Sie anschließend in Ihr E-Mail-Fenster und klicken Sie auf die gewünschte Stelle. Fügen Sie die Tabelle mit „Einfügen“ ein Ctrl + V(oder halten Sie lange gedrückt und tippen Sie auf „Einfügen“).
Auf manchen Plattformen wird die Tabelle direkt in den E-Mail-Text eingefügt, inklusive Gitternetzlinien. Sollte sie etwas unpassend aussehen oder Sie die Formatierung korrigieren möchten, wählen Sie die eingefügte Tabelle aus, suchen Sie nach „Stile“ oder „Formatierung“ und wählen Sie gegebenenfalls „Formatierung löschen“.Vergessen Sie aber nicht: Auch das Einfügen als Bilder ist möglich.Überprüfen Sie daher unbedingt, ob es sich um eine echte Tabelle und nicht nur um ein Bild handelt. Denn natürlich können Windows und E-Mail-Clients wie Gmail oder Outlook diesbezüglich inkonsistent sein.
Bei einem Setup funktionierte es auf Anhieb. Bei einem anderen war die Formatierung jedoch völlig fehlerhaft und erforderte einige manuelle Anpassungen. Das Ganze wirkt zwar etwas klobig, ist aber besser als nichts, wenn Ihr E-Mail-Client Tabellen nicht nativ unterstützt.
Zusammenfassung
- Die Verwendung der in Outlook integrierten Tabellentools auf dem PC kann schnell sein, ist jedoch eingeschränkt, wenn Sie größere Tabellen benötigen.
- Auf Mobilgeräten ist der Browsertrick praktisch die einzige Möglichkeit: Tabellen an anderer Stelle erstellen oder kopieren und einfügen.
- Für optimale Kontrolle erstellen Sie Tabellen in einem anderen Editor und kopieren sie anschließend in Ihre E-Mail. Achten Sie dabei auf eingefügte Bilder oder Formatierungsfehler.
Zusammenfassung
Tabellen in E-Mails sind kein Hexenwerk, können aber durchaus nervig sein, wenn die Tools nicht mitspielen. Der native Editor unter Windows oder der Browser-Hack auf Mobilgeräten deckt die meisten Anwendungsfälle ab. Es wirkt zwar etwas inkonsistent, ist aber immerhin besser als manuelles Erstellen von HTML, was für die meisten Leute zu viel Aufwand ist. Die wichtigste Erkenntnis: Tabellen im Voraus in einer Tabelle vorbereiten und dann einfügen – das funktioniert überraschend gut, auch wenn die Formatierung anfangs nicht immer perfekt ist.
Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden. Bedenken Sie jedoch, dass einige Plattformen besser sind als andere und möglicherweise etwas Geduld erforderlich ist.