Die aktualisierte Outlook-Oberfläche macht die Kontaktverwaltung etwas flotter, bringt aber für die klassische Version einige Herausforderungen mit sich. Die Suche nach Kontakten oder die Navigation in der globalen Adressliste (GAL) gestaltet sich nicht mehr so einfach – das alte Adressbuchfenster ist verschwunden, und die Navigation in der GAL ist ohne Kreativität recht eingeschränkt. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die beste Methode zur Kontaktsuche zu finden und bietet einige Workarounds für erweiterten GAL-Zugriff.
Methode 1: Zugriff auf das Adressbuch beim Verfassen einer E-Mail
Dies ist immer noch Ihre erste Wahl für die schnelle Kontaktsuche während des Schreibens. Sie erhalten die Suchoptionen direkt im E-Mail-Fenster, was nicht allzu übel ist. Der Haupttrick besteht darin, die Empfängerfelder und die Suchleiste zu verwenden – funktioniert recht gut, wenn Ihre Kontaktinformationen bereits synchronisiert oder lokal gespeichert sind.
Suchen Sie Kontakte direkt während des Entwurfs
- Öffnen Sie eine neue E-Mail: Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Neue E-Mail“.
- Klicken Sie auf ein Empfängerfeld: „ An “, „Cc“ oder „Bcc“. Ein kleines Adressdialogfeld wird angezeigt.
- Verwenden Sie das Suchfeld: Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Verteilerliste des Kontakts ein. Wenn Sie mit einem Exchange- oder Microsoft 365-Konto verbunden sind, werden auch unternehmensweite Kontakte durchsucht. Bei manchen Konfigurationen werden möglicherweise nur Ihre persönlichen Kontakte abgerufen. Erwarten Sie daher nicht wie bisher die vollständige GAL.
- Kontakt hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ neben dem Namen des Kontakts, um ihn hinzuzufügen.
Auf manchen Rechnern wirkt diese Suche im Vergleich zum alten Outlook etwas eingeschränkt, ist aber mittlerweile die Hauptmethode. Die Benutzeroberfläche lässt sie übersichtlicher wirken, allerdings auf Kosten der Suchtiefe.
Methode 2: Verwenden der Registerkarte „Personen“ (Kontakte)
Hier geht es eher darum, Ihre Adressliste zu durchsuchen, wenn Sie sich nicht in einer bestimmten E-Mail befinden. Das ist praktisch, aber auch ziemlich begrenzt im Umfang.
Finden und suchen Sie hier Ihre Kontakte
- Klicken Sie auf das Symbol „Personen“: Tippen Sie im linken Navigationsbereich auf dieses Symbol. Es ist die kleine Silhouette oder das Kontaktsymbol.
- Suche nach Kontakten: Nutzen Sie die Suchleiste oben. Sie können Namensteile, Abteilungsinformationen oder andere Schlüsselwörter eingeben. Die Ergebnisse zeigen Treffer aus Ihren Kontakten und ggf.die GAL, falls verbunden.
- Probleme beim Durchsuchen: Anders als in der klassischen Version können Sie nicht einfach durch eine alphabetisch geordnete Liste der GAL scrollen. Die Suche erfolgt hauptsächlich über die Suche. Auf dem Mac werden Ihnen die Kontaktdaten angezeigt, wenn Sie auf das Kontaktkartensymbol klicken. Auch hier ist jedoch keine Suche nach Abteilung oder Titel möglich.
Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Suche bei einigen Setups langsam ist oder die GAL nur nach Angabe von Schlüsselwörtern vollständig zugänglich ist. Aus diesem Grund ist der direkte Zugriff auf die GAL nicht mehr so einfach wie zuvor.
Einschränkungen des neuen Outlook-Adressbuchs
Für Benutzer, die das alte Outlook gewohnt sind, können sich diese Änderungen wie ein Rückschritt anfühlen. Folgendes fehlt bzw.ist anders:
- Kein eigenständiges Adressbuchfenster: Sie können nicht einfach ein separates Fenster öffnen, wie in der klassischen Benutzeroberfläche. Alles ist in diese Popup-Suchen integriert.
- Eingeschränktes GAL-Browsing: Kein Browsen nach Abteilung oder Berufsbezeichnung ohne Schlüsselwörter. Im Grunde erhalten Sie nur Suchergebnisse – das Browsen ist vorerst nicht mehr möglich.
Aus diesem Grund fragen sich viele Benutzer, wie sie umfassender auf die GAL zugreifen können. Hier kommen einige Hacks ins Spiel.
Problemumgehungen für besseren GAL-Zugriff
Das ist zwar etwas seltsam, aber wenn Sie umfangreicheres GAL-Browsing benötigen, müssen Sie vielleicht etwas kreativ werden. Folgendes kann helfen:
- Nutzen Sie die Suche ausgiebig: Die Suchleiste im Reiter „Personen“ oder in den Empfängerfeldern ist Ihr wichtigstes Werkzeug. Grenzen Sie Ihre Suche mit spezifischen Stichwörtern wie „Finanzen“ oder Namensteilen ein.
- Wechseln Sie vorübergehend zum klassischen Outlook: Unter Windows können Sie, sofern Ihre IT-Abteilung dies zulässt, zur klassischen Outlook-Oberfläche zurückkehren. Gehen Sie dazu zu „ Datei > Office-Konto > Über Outlook “ oder aktivieren Sie im Optionsmenü die Option „Zum klassischen Outlook wechseln“, falls verfügbar. Auf dem Mac bedeutet dies normalerweise, dass Sie Outlook im Legacy-Modus öffnen oder auf Outlook im Web (unter https://outlook.office.com/) zugreifen, das weiterhin ein erweitertes GAL-Browsing bietet.
- Verwenden Sie Outlook im Web: Denn – Überraschung! – die Webversion unterstützt das organisierte Durchsuchen der GALs immer noch besser, insbesondere wenn Sie einen Mac verwenden oder die vollständige Suchfunktion ohne großen Aufwand nutzen möchten. Melden Sie sich einfach an, öffnen Sie Personen und durchsuchen Sie die GAL, indem Sie herumklicken.
Bei manchen Setups ist dies nicht perfekt, aber diese Workarounds können Sie Ihrem Ziel näher bringen. Erwarten Sie jedoch nicht das alte GAL-Browsing in der neuen Outlook-App – es ist jetzt ein anderes Kaliber.
Und natürlich können Sie die Suchfunktionen manchmal etwas verbessern, wenn Sie Outlook auf Ihrem Mac oder Windows-Computer auf dem neuesten Stand halten, da Microsoft ständig an Verbesserungen bastelt.
Abschluss
Im Grunde basiert die Kontaktsuche im neuen Outlook eher auf der Suche als auf dem Browsen. Die primären Methoden sind die Empfängersuche in E-Mails oder der Reiter „Kontakte“, die GAL-Browsing-Optionen sind jedoch recht eingeschränkt, es sei denn, man wechselt die Benutzeroberfläche oder probiert Outlook im Web aus. Es ist nicht unbedingt besser oder schlechter – nur anders genug, um anfangs zu verwirren. Mit der Zeit hilft es, sich an den suchbasierten Workflow zu gewöhnen, aber wenn man umfassendes GAL-Browsing benötigt, ist dies immer noch hinter einigen Workarounds verborgen.