So konfigurieren Sie Abwesenheitseinstellungen in Microsoft Teams auf dem Desktop und Mobilgerät

Wenn es Zeit für eine Pause oder einen Urlaub ist, ist die Einrichtung einer Abwesenheitsfunktion in Microsoft Teams unerlässlich. Es geht nicht nur darum, einen Status zu ändern; es stellt sicher, dass jeder weiß, dass Sie nicht da sind, und verhindert eine Flut von „Wo bist du?“-Nachrichten. Da Teams außerdem mit Outlook synchronisiert wird, laufen Ihre automatischen Antworten Hand in Hand, sodass Kollegen oder externe Kontakte nicht im Unklaren bleiben. Manchmal stoßen Benutzer jedoch auf Probleme – die Option ist nicht vorhanden oder die Antwort wird nicht angezeigt. Das liegt meist an veralteten Apps, fehlenden Berechtigungen oder Outlook-Synchronisierungsproblemen. Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Möglichkeiten, die Abwesenheitsfunktion auf Desktop- und Mobilgeräten einzurichten – damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt technische Probleme zu lösen.

So legen Sie die Abwesenheitsfunktion in Microsoft Teams (Desktop) fest

Öffnen Sie Teams und legen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz fest

Starten Sie Teams und klicken Sie oben auf Ihr Profilbild – es sieht aus wie Ihr Avatar oder Ihre Initialen.
Scrollen Sie nach unten, um Abwesenheit planen zu finden. Wenn die Option fehlt, muss Ihre App möglicherweise aktualisiert werden oder Outlook ist nicht richtig verbunden.
Klicken Sie darauf und aktivieren Sie dann die Option Automatische Antworten aktivieren. Hier beginnt die Magie.
Geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht ein. Diese wird den Leuten in Teams und auch in Outlook angezeigt, wenn Ihr Konto synchronisiert ist.
Vergessen Sie nicht, „Antworten außerhalb meiner Organisation senden“ zu aktivieren, wenn externe Personen benachrichtigt werden sollen.
Legen Sie Ihre Start- und Endzeiten fest – denn natürlich muss Teams es Ihnen etwas schwieriger machen, als einfach auf „An“ zu klicken.
Klicken Sie auf „Speichern“ und Sie sind im Grunde fertig. Ihr Status wird aktualisiert und Outlook sollte ihn ebenfalls übernehmen.

Meistens funktioniert dies reibungslos, aber bei manchen Konfigurationen kann es sein, dass es nicht sofort sichtbar ist. Ein Neustart von Teams oder sogar des gesamten Systems kann manchmal helfen. Wenn nicht, überprüfen Sie Ihre Outlook-Integration – manchmal sind die automatischen Antworten nicht aktiviert oder Sie verwenden einfach eine veraltete App.

Wichtig: Überprüfen Sie Ihre Outlook-Auto-Antworten

Öffnen Sie Outlook (Desktop-App oder Web).
Gehen Sie zu Datei > Automatische Antworten (Abwesenheit). Wenn Sie dies nicht sehen, ist Outlook möglicherweise nicht richtig verbunden oder die automatischen Antworten sind deaktiviert.
Aktivieren Sie automatische Antworten, verfassen Sie Ihre Nachricht und legen Sie den Datumsbereich so fest, dass er mit Teams übereinstimmt.
Speichern Sie alles und sehen Sie, ob Teams die Antwort aufnimmt – manchmal braucht es nur einen kleinen Anstoß.

Hinweis: Wenn Outlook-Autoantworten nicht aktiviert sind oder die Synchronisierung nicht funktioniert, bleibt die Teams-Autoantwort möglicherweise einfach stumm. Bei manchen Setups funktioniert sie nach einem Neustart oder einer Ab- und erneuten Anmeldung. Seltsam, wie pingelig diese Integrationen sein können, aber so ist das nun einmal bei Windows und Office.

So legen Sie die Abwesenheitsfunktion in Microsoft Teams (Mobil) fest

Aktivieren Sie die Abwesenheitsfunktion von Ihrem Telefon aus

Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild.
Tippen Sie auf Ihren aktuellen Status und wählen Sie dann „Abwesend“ aus.
Aktivieren Sie „Automatische Antwort einstellen“. Hier sehen Sie ein Textfeld, in das Sie Ihre Nachricht eingeben können. Je nach Stimmung können Sie sie deutlich machen oder auch nicht.
Aktivieren Sie als Nächstes die Option „Start- und Enddatum auswählen“ und wählen Sie Ihr Zeitfenster aus.
Fertig! Ihre Antwort wird zwischen Teams und Outlook synchronisiert, sodass niemand im Dunkeln bleibt.

Nur ein kleiner Hinweis: Manchmal kommt es bei mobilen Updates zu Verzögerungen oder die App weigert sich, sofort zu synchronisieren. In diesem Fall kann ein Neustart der App oder die Überprüfung der automatischen Outlook-Antworten das Problem beheben.

Alles zusammenfassen

Die Einrichtung der Abwesenheitsfunktion in Teams ist kein Hexenwerk, kann aber zu Problemen führen, wenn Ihre App veraltet ist oder die Outlook-Synchronisierung nicht richtig funktioniert. Sobald die Funktion funktioniert, ist sie lebensrettend – Ihre Kollegen rufen Sie nicht an, während Sie schlafen, und Ihre externen Kontakte wissen, dass Sie abwesend sind. Denken Sie daran: Wenn der Status nicht sofort aktualisiert wird, starten Sie Teams oder Ihr Gerät neu und überprüfen Sie die Einstellungen für die automatische Antwort in Outlook.

FAQs zur Abwesenheitsfunktion in Microsoft Teams

Warum kann ich in Teams keine Abwesenheit planen?

Wenn Sie die Option nicht finden, muss Ihre Teams-App wahrscheinlich aktualisiert werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Outlook verbunden ist, da die automatischen Antworten von Teams darauf angewiesen sind, dass die automatischen Antworten von Outlook aktiviert und synchronisiert sind.

Wie informiere ich mein Team über OOO?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, wird Ihr Profil aktualisiert und Teammitglieder sehen eine Nachricht, wenn sie mit der Maus über Ihren Namen fahren. Sie können auch in Teamkanälen posten, wenn Sie es besonders deutlich machen möchten.

Wie richte ich meine Abwesenheitsnotiz ein?

Gehen Sie auf dem Desktop zu Ihrem Profil und dann zu Statusnachricht festlegen oder Abwesenheit planen. Gehen Sie auf dem Handy zu Ihrem Profil und dann zu Status oder Abwesenheit. Im Grunde sind es nur ein paar Fingertipps oder Klicks.

Können Sie automatische Nachrichten in Teams einrichten?

Ja, Teams unterstützt automatische Antworten, die mit Outlook synchronisiert werden, sodass alle – intern und extern – über Ihre Abwesenheit benachrichtigt werden. Beachten Sie jedoch: Wenn die automatischen Antworten in Outlook nicht aktiviert sind, funktionieren die automatischen Antworten in Teams möglicherweise nicht.

Warum wird die Abwesenheitsnotiz in Teams nicht angezeigt?

Dies kann an einer veralteten Teams-Version, nicht aktiven Outlook-Autoantworten oder Synchronisierungsproblemen liegen. Normalerweise lässt sich das Problem durch eine Aktualisierung von Teams oder einen Neustart der App beheben.

Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden. Diese Dinge sind einfach, sobald sie funktionieren, aber der Weg dorthin kann mühsam sein, wenn Outlook und Teams nicht richtig miteinander kommunizieren.