So navigieren Sie in SharePoint: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Anfänger

SharePoint ist Microsofts Cloud-basierte Plattform zum Speichern, Organisieren und Teilen von Dateien. Wenn Ihr Team Microsoft 365 nutzt, ist sie praktisch überall verfügbar. Egal, ob Sie über den Browser oder Microsoft Teams darauf zugreifen, sie soll die Zusammenarbeit erleichtern. Aber mal ehrlich: Die Bedienung ist nicht immer intuitiv, insbesondere wenn Dinge nicht funktionieren oder sich seltsam verhalten. Hier finden Sie daher einige praktische Tipps und Lösungen, die Ihnen wirklich helfen, wenn SharePoint Probleme macht oder Sie einfach sofort loslegen möchten.

Wie verwende ich SharePoint?

Was ist SharePoint?

Im Kern ist SharePoint wie ein riesiger digitaler Aktenschrank, der gleichzeitig als Team-Intranet dient. Sie können Dokumente sicher speichern, Berechtigungen verwalten, Versionen optimieren und sogar Workflows automatisieren, wenn Sie daran interessiert sind. Das ist etwas seltsam, da es hauptsächlich im Browser läuft. Sie fragen sich vielleicht, warum es nicht einfacher ist. Bei manchen Konfigurationen kann es sogar träge sein oder nicht richtig laden, insbesondere wenn Ihr Browser-Cache überlastet ist oder die Berechtigungen falsch konfiguriert sind.

• Dokumente sicher speichern und freigeben – denn Sicherheit ist wichtig
• Verwalten Sie, wer Anzeigen oder Bearbeiten darf
• Verfolgen Sie Versionen, damit Sie nicht versehentlich etwas Wichtiges überschreiben
• Automatisieren Sie Aufgaben mit Integrationen, wenn Sie daran interessiert sind

Sie können SharePoint entweder direkt über Ihren Browser erreichen, indem Sie https://your-organization.sharepoint.com aufrufen, oder in Microsoft Teams über die Registerkarte „Dateien“, die direkt mit der Dokumentbibliothek Ihres Teams verknüpft ist.

So greifen Sie auf SharePoint zu

Der Zugriff auf Ihre SharePoint-Site sollte einfach sein, ist es aber manchmal nicht. Wenn die Site einfriert oder Fehlermeldungen auftreten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an – normalerweise über https://portal.office.com.
2. Öffnen Sie den App-Launcher (das Waffelsymbol) und klicken Sie auf SharePoint.
3. Wählen Sie Ihre Teamsite oder Kommunikationssite aus. Wenn sie nicht angezeigt wird, überprüfen Sie, ob Sie die Berechtigung dazu erhalten haben.
4. Klicken Sie auf der Homepage der Site auf die Dokumentbibliothek, um mit der Dateiverwaltung zu beginnen.

Wenn die Website langsam lädt oder gar nicht angezeigt wird, kann es manchmal hilfreich sein, den Browser-Cache zu leeren oder den Browser (Chrome vs. Edge) zu wechseln. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Office-Lizenz nicht abgelaufen oder eingeschränkt ist.

So erstellen und organisieren Sie Dateien

Sobald Sie sich in einer Dokumentbibliothek befinden, sollte das Erstellen von Ordnern oder Hochladen von Dateien ein Kinderspiel sein. Doch manchmal passieren seltsame Dinge: Dateien werden nicht hochgeladen oder Ordnernamen enthalten seltsame Zeichen. Hier ist der Knackpunkt:

1. Klicken Sie oben auf „Neu“ und wählen Sie dann „Ordner“ oder einen bestimmten Dateityp wie Word, Excel, PowerPoint usw.aus.
2. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Um Dateien hinzuzufügen, können Sie sie per Drag & Drop von Ihrem Desktop verschieben oder auf „Hochladen“ klicken. Für Massen-Uploads können Sie mit der Schaltfläche „Hochladen“ mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.
4. Organisieren Sie Dateien mit Ordnern oder fügen Sie Metadaten-Tags hinzu (wie Projektnamen oder Abteilungen) – das erleichtert das spätere Auffinden von Dingen erheblich.

Bei manchen Setups kann es zu Verzögerungen bei der sofortigen Anzeige des neuen Ordners oder der neuen Datei kommen, insbesondere bei langsamer Internetverbindung. Aktualisieren Sie die Seite, wenn die Änderungen nicht sofort sichtbar sind.

So geben Sie Dateien frei und verwalten den Zugriff

Die Freigabe ist der eigentliche Nutzen von SharePoint. Allerdings können Berechtigungen manchmal durcheinander geraten, sodass Dateien zugänglich sind, die nicht zugänglich sein sollten, oder umgekehrt. So gehen Sie damit um:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei oder den Ordner und klicken Sie auf die drei Punkte (weitere Optionen).
2. Wählen Sie Teilen aus dem Menü.
3. Geben Sie die E-Mail-Adressen von Kollegen oder externen Partnern ein. Sie können wählen, ob diese Anzeige- oder Bearbeitungsrechte erhalten.
4. Klicken Sie auf Senden oder Teilen.

Wenn Sie die Berechtigungen später anpassen möchten, klicken Sie auf Zugriff verwalten (normalerweise eine Option im selben Menü oder in den Dateieigenschaften).Von dort aus können Sie die Freigabe beenden, Ablaufdaten festlegen oder nur bestimmten Personen Zugriff gewähren. Manchmal werden Berechtigungen nicht sofort aktualisiert. Haben Sie daher Geduld oder aktualisieren Sie die Seite nach der Änderung der Einstellungen.

So verwenden Sie den Versionsverlauf

Dies ist eines dieser versteckten Juwelen, die Ihnen den Hals retten, wenn eine Datei versehentlich überschrieben oder beschädigt wird. Der Versionsverlauf hält frühere Versionen griffbereit – eine Art Zeitmaschine, die Sie in die Vergangenheit zurückversetzt.

1. Wählen Sie Ihr Dokument aus der Bibliothek aus.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte oder das Kontextmenü und wählen Sie dann Versionsverlauf.
3. In der Liste können Sie frühere Versionen anzeigen, Änderungen vergleichen oder einen früheren Snapshot wiederherstellen. Hinweis: Bei manchen Browsern oder Setups kann das Laden langsam sein oder bei eingeschränkten Berechtigungen nicht funktionieren.

Auf einem Computer lässt sich der Versionsverlauf manchmal erst nach einem Neustart des Browsers laden. Ich weiß nicht genau, warum, aber das ist eine häufige Merkwürdigkeit.

So integrieren Sie SharePoint mit Teams und OneDrive

Hier wird es *wirklich* hilfreich. Durch die Synchronisierung von Bibliotheken können Sie offline oder vom Datei-Explorer aus arbeiten, und Änderungen werden automatisch mit SharePoint synchronisiert.

1. Gehen Sie in Microsoft Teams zur Registerkarte „Dateien“ Ihres Kanals.
2. Klicken Sie auf Synchronisieren (dies wird möglicherweise als Wolkensymbol oder Link angezeigt).Sie werden aufgefordert, OneDrive zu öffnen oder zu installieren, falls es noch nicht installiert ist.
3. Folgen Sie den Anweisungen zur Authentifizierung und Auswahl von Standorten.
4. Anschließend werden Ihre Dokumentbibliotheken im Datei-Explorer (Windows) bzw. Finder (Mac) angezeigt.Änderungen dort werden live synchronisiert, solange OneDrive ausgeführt wird.

Profi-Tipp: In manchen Netzwerken kann dieser Synchronisierungsprozess verzögert oder fehlschlagen. Ein Neustart von OneDrive hilft oft. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie genügend lokalen Speicherplatz haben, wenn Sie mit großen Dateien arbeiten.

Best Practices für den täglichen Gebrauch

Ehrlich gesagt: Ordnung ist die halbe Miete. Verwenden Sie klare Ordnernamen und vergessen Sie nicht, den Papierkorb zu überprüfen, bevor Sie Inhalte dauerhaft löschen. Wenn Sie an vertraulichen Dokumenten arbeiten, verhindert „Auschecken“ versehentliche Änderungen. Warnmeldungen oder Benachrichtigungen über größere Änderungen können Sie vor Überraschungen bewahren, insbesondere bei gemeinsamen Projekten.

Fehlerbehebung und Tipps

Wenn SharePoint Probleme macht (langsame Ladezeiten, Berechtigungsfehler, Synchronisierungsprobleme), können Sie die folgenden Schnelllösungen ausprobieren:

1. Löschen Sie den Cache und die Cookies Ihres Browsers, da zwischengespeicherte Daten zu seltsamen Ladeproblemen führen können.
2. Überprüfen Sie den Status Ihrer Microsoft 365-Lizenz – abgelaufene Lizenzen können den Zugriff oder Funktionen blockieren.
3. Starten Sie den OneDrive-Synchronisierungsclient über die Taskleiste neu – manchmal ist nur ein kurzer Anstoß erforderlich.
4. Versuchen Sie, SharePoint in einem anderen Browserprofil oder im Inkognitomodus zu öffnen, um Konflikte mit Browsererweiterungen auszuschließen.

Wenn die Probleme weiterhin bestehen, überprüfen Sie Ihre Netzwerkverbindung oder prüfen Sie auf der Microsoft 365-Administratorstatusseite, ob Dienstausfälle vorliegen. Manchmal handelt es sich nur um ein vorübergehendes Problem.

FAQs