Haben Sie es auch satt, immer wieder dieselben langen Sätze oder komplexen Begriffe in Google Docs einzutippen? Das ist ziemlich nervig, besonders wenn Sie in Eile sind oder viel bearbeiten. Glücklicherweise bietet Google Docs diese praktische Funktion zum Erstellen benutzerdefinierter Textersetzungen – im Grunde Tastenkürzel, die automatisch zu ganzen Wörtern oder Sätzen erweitert werden. Das spart wirklich Zeit, aber ehrlich gesagt verpassen viele Leute diese Möglichkeit, weil sie nicht wissen, wie einfach die Einrichtung ist, oder es auf eine umständliche Art versuchen, die nicht funktioniert. Hier also eine Zusammenfassung dessen, was bei mir funktioniert hat (auf etwas chaotische Art), aber es hilft Ihnen hoffentlich, Stunden damit zu verbringen, das herauszufinden. Wenn Sie es herausgefunden haben, können Sie einfach ein kleines Tastenkürzel eingeben und Google Docs erledigt den Rest. Das ist superpraktisch, wenn Sie Berichte erstellen, sich wiederholende E-Mails schreiben oder es einfach hassen, dasselbe ständig einzutippen. Denken Sie daran: Wenn Ihre Kurzbefehle nicht eindeutig genug sind, werden sie möglicherweise versehentlich ausgelöst. Wählen Sie daher solche, die das normale Tippen nicht beeinträchtigen. Und ja, das funktioniert auf Mobilgeräten ähnlich, wenn Sie in Ihrem Google-Konto angemeldet sind, aber manchmal ist es nicht so reibungslos. So geht’s.”>
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Textersetzung in Google Docs
Beginnen wir mit den Grundlagen: Öffnen Sie die Einstellungen und finden Sie heraus, wo Sie dies einrichten können
Öffnen Sie zunächst Ihr Google Doc – laden Sie einfach ein beliebiges Dokument. Gehen Sie dann zu „Extras“ und klicken Sie auf „Einstellungen“. In diesem Fenster geschieht alles. Falls Sie es noch nicht bemerkt haben, es ist ganz einfach: zwei Spalten – links für Ihre Verknüpfung, rechts für den erweiterten Text. Halten Sie das bereit.
Bei manchen Konfigurationen kann dieses Einstellungsfenster etwas seltsam wirken – manchmal speichert es nicht sofort oder zeigt Ihre vorherigen Verknüpfungen nicht an. Denn natürlich machen Windows und Chrome einfache Dinge gerne unnötig kompliziert. Wenn nach dem Klicken auf „OK“ nichts passiert, versuchen Sie, Ihr Google-Dokument zu schließen und erneut zu öffnen oder die Seite zu aktualisieren. Sobald Sie drin sind, müssen Sie nur noch die Spalten ausfüllen.
Geben Sie Ihre Abkürzung und die lange Phrase ein, in die sie erweitert werden soll
- Geben Sie in der linken Spalte eine schnelle, einprägsame Abkürzung ein. Ich halte sie gerne kurz – vielleicht ein paar Buchstaben oder eine ungewöhnliche Kombination. So etwas wie „$$“ oder „;hr“ für „Hallo, wie geht es Ihnen?“
- Schreiben Sie in die rechte Spalte die vollständige Phrase oder das Wort, das Sie anzeigen möchten. Vorsicht: Wenn Sie hier einen Tippfehler machen, wird das Wort falsch angezeigt, was beim Schreiben zu Verwirrung führen kann.
Profi-Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre Tastenkombinationen eindeutig sind. Verwenden Sie beispielsweise nicht „hi“ oder „yes“, da diese nicht mitten im Satz ausgelöst werden sollen. Denken Sie an längere oder beliebigere Kombinationen – wie „!1“ oder „@x“.So sind versehentliche Auslösungen weniger wahrscheinlich.
Speichern Sie Ihr Setup und sehen Sie es in Aktion
Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie Ihre Nachricht eingegeben haben. Jedes Mal, wenn Sie diese Tastenkombination gefolgt von einem Leerzeichen oder Satzzeichen eingeben, sollte sie automatisch erweitert werden. Ehrlich gesagt funktioniert es auf manchen Rechnern beim ersten Mal, auf anderen müssen Sie Chrome möglicherweise aktualisieren oder neu starten. Seltsam, aber so ist Google nun einmal.
Beachten Sie: Diese Einstellung gilt innerhalb von Google Docs, nicht für alle Google-Apps oder Ihr gesamtes System. Wenn Sie also eine universelle Tastenkombination wünschen, müssen Sie diese an anderer Stelle einrichten, z. B.in den Windows-Autokorrekturoptionen oder den Einstellungen für mobile Tastaturen.
Tipps, damit es perfekt und ohne Überraschungen klappt
- Verwenden Sie kurze, einprägsame Abkürzungen, die jedoch nicht so gebräuchlich sind, dass sie in Ihren Alltagswörtern auftauchen.
- Testen Sie einige Beispiele – manchmal kann die Autokorrektur von Google stören, wenn Ihre Abkürzung wie ein normales Wort aussieht.
- Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Liste mit den Kurzbefehlen unter Extras → Einstellungen. Denn hin und wieder vergessen Sie, einen Kurzbefehl eingerichtet zu haben, und das bringt Ihren Arbeitsablauf durcheinander.
- Wenn Ihre Tastenkombinationen nicht funktionieren, prüfen Sie, ob Sie über Autokorrektur- oder Tastatur-Apps verfügen, die möglicherweise Konflikte verursachen.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich meine Verknüpfung vergesse oder sie nicht mehr funktioniert?
Gehen Sie einfach zurück zu Extras → Einstellungen. Ihre Verknüpfungen sind dort alle aufgelistet. Stellen Sie sicher, dass Sie ordnungsgemäß gespeichert haben – das kenne ich aus Erfahrung, aber ich habe auch schon viel Zeit damit verschwendet, herauszufinden, warum sich nichts erweitert hat.
Kann ich dies auf meinem Telefon oder Tablet verwenden?
Ja, aber es kommt darauf an. Wenn Sie Google Docs in einem mobilen Browser oder einer App verwenden, ist es Glückssache. Normalerweise funktionieren die Tastenkombinationen, wenn Ihre mobile Tastatur benutzerdefinierte Textersetzungen unterstützt – wie bei Gboard, wo Sie Tastenkombinationen unabhängig einrichten können. Das ist also ein anderer Schritt, aber eine ähnliche Idee.
Wie viele Verknüpfungen kann ich einrichten?
So viele Sie möchten. Keine Begrenzung – überlasten Sie Ihr Gehirn nur nicht und geraten Sie nicht in einen Zustand des Wahnsinns, in dem Sie vergessen, was was ist.
Kann ich diese Verknüpfungen mit Kollegen teilen?
Leider nein. Sie sind lediglich an Ihr Google-Konto und Ihre Einstellungen gebunden. Sie können Ihre Liste jedoch freigeben und sie kopieren, einfügen oder manuell einrichten.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie in Google Docs „ Extras“ → „Einstellungen“.
- Geben Sie Ihre benutzerdefinierte Verknüpfung und den vollständigen Satz ein.
- Klicken Sie auf „OK“ und testen Sie es.
Zusammenfassung
Das Einrichten von Textersetzungen kann die Tippzeit in Google Docs erheblich verkürzen, insbesondere bei langen, langweiligen Sätzen, die scheinbar jeder wiederholt. Es ist etwas seltsam, dass Google dies nicht deutlicher macht, aber sobald es funktioniert, ist es ein echter Wendepunkt. Halten Sie Ihre Tastenkombinationen einfach sinnvoll und vermeiden Sie es, Ihren Kopf zu überladen oder Konflikte zu verursachen. Hoffentlich spart das etwas Ärger oder macht Ihren Tag zumindest etwas einfacher. Wir drücken die Daumen, dass dies jemandem hilft, etwas mehr zu erledigen, ohne dabei den Verstand zu verlieren.