Die automatische Weiterleitung Ihrer E-Mails in Outlook klingt einfach, kann aber je nach Plattform (Web oder Desktop) und Ihren spezifischen Anforderungen knifflig werden. Wenn Sie nicht aufpassen, kann dies außerdem Sicherheitsprobleme verursachen oder Spamfilter zum Ausrasten bringen. Daher ist es wichtig zu wissen, wie man die Funktion richtig einrichtet und den Überblick behält – insbesondere, wenn Sie sie auf mehreren Geräten nutzen. Von der pauschalen Weiterleitung aller eingehenden E-Mails bis hin zum Einrichten von Regeln für bestimmte Absender oder Schlüsselwörter – dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten Methoden, die in der Praxis tatsächlich funktionieren, auch wenn einige Schritte etwas umständlich sind oder das Gefühl vermitteln, dass ein Schritt fehlt.
So beheben Sie die E-Mail-Weiterleitung für Outlook – Schritt für Schritt
Methode 1: Alle E-Mails automatisch in Outlook im Web (Outlook.com) weiterleiten
Dies ist wahrscheinlich der einfachste Weg, wenn Sie alle E-Mails Ihres Kontos an einen anderen Ort senden möchten. Es ist praktisch, wenn Sie den Job wechseln oder einfach ein Backup erstellen möchten. Aber Vorsicht: Wenn sich jemand in Ihr Konto einhackt, kann er dies ebenfalls einrichten. Achten Sie daher auf Ihre Kontoregeln und -einstellungen.
Um es zum Laufen zu bringen, müssen Sie direkt über die Weboberfläche von Outlook auf die Einstellungen zugreifen.
- Öffnen Sie Outlook im Web in Ihrem Browser und klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen zu öffnen.
- Scrollen Sie nach unten oder suchen Sie unten nach „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ und klicken Sie darauf.
- Navigieren Sie zu Mail > Weiterleitung.(Wenn Sie die Funktion nicht sehen, wurde sie möglicherweise von Ihrem Administrator deaktiviert oder in Ihren Kontooptionen weggelassen.)
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weiterleitung aktivieren. Hier geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die alle Ihre E-Mails gesendet werden sollen.
- Vergessen Sie nicht, auszuwählen, ob Sie eine Kopie der weitergeleiteten E-Mails in Ihrem Outlook-Postfach behalten möchten – manchmal nützlich, manchmal nicht.
- Klicken Sie auf Speichern. Voilà, jetzt sollten alle neuen eingehenden E-Mails automatisch an diese Adresse weitergeleitet werden.
Beachten Sie: Bei manchen Konfigurationen, insbesondere bei Unternehmenskonten oder bestimmten Spam-Einstellungen, kann dies etwas problematisch sein oder Administratorrechte erfordern. Sollten Sie plötzlich fehlende E-Mails bemerken, überprüfen Sie Ihre Spam- oder Weiterleitungsregeln – manchmal reicht es aus, diese einfach wieder zu aktivieren.
Methode 2: Ausgewählte E-Mails mithilfe von Regeln in der Outlook-Desktop-App weiterleiten (Windows oder Mac)
Diese Methode eignet sich ideal, wenn Sie nur bestimmte E-Mails weiterleiten möchten, beispielsweise von Ihrem Chef oder mit bestimmten Schlüsselwörtern. Es ist zwar etwas aufwändiger, gibt Ihnen aber die Kontrolle. Außerdem hilft es, die Weiterleitung von Spam oder unwichtigen Nachrichten zu vermeiden.
Beachten Sie, dass es aufgrund der Aktualisierung der Outlook-Benutzeroberfläche zu geringfügigen Unterschieden zwischen den Versionen kommen kann.Ältere Versionen von Outlook 2016 oder 2019 sehen möglicherweise anders aus als Office 365, die Grundidee bleibt jedoch dieselbe. Wenn Ihr Unternehmen strenge Richtlinien hat, benötigen Sie möglicherweise die Unterstützung eines Administrators, um bestimmte Regeln zu erstellen.
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.– Auf dem Mac greifen Sie über Extras > Regeln in Outlook darauf zu.
- Klicken Sie auf Neue Regel oder Neue Regel hinzufügen, um mit der Einrichtung Ihres Filters zu beginnen.
- Geben Sie Ihrer Regel einen sinnvollen Namen, beispielsweise „Projekt-E-Mails weiterleiten“ – so behalten Sie den Überblick.
- Wählen Sie unter Wo meine Nachrichten dieser Bedingung entsprechen: Kriterien wie Von oder Betreff enthält aus. Geben Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse des Absenders oder Schlüsselwörter wie „Projekt X“ ein.
- Wählen Sie als Aktion Weiterleiten an oder Umleiten an aus – je nachdem, ob die E-Mail so aussehen soll, als käme sie von Ihnen oder direkt vom ursprünglichen Absender.
- Geben Sie die Ziel-E-Mail-Adresse ein. Bei manchen Setups müssen Sie möglicherweise einige Optionen testen, da Weiterleitungen manchmal häufiger Spamfilter auslösen als Weiterleitungen.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen, Ausnahmen oder mehrere Aktionen hinzu und klicken Sie dann auf OK oder Speichern.
- Stellen Sie abschließend sicher, dass die Regel aktiviert ist, und testen Sie sie mit einigen Dummy-E-Mails, um zu sehen, ob sie wie erwartet funktioniert.
In der Praxis werden manche Regeln unerwarteterweise nicht sofort ausgelöst oder geraten durcheinander, wenn widersprüchliche Regeln vorliegen. Daher empfiehlt es sich, mit bekannten Test-E-Mails oder Fake-Konten zu testen, bevor man sich vollständig darauf verlässt. Denken Sie auch daran, dass Cloud-Synchronisation oder serverseitige Richtlinien manchmal Ihre Einstellungen in der Client-App außer Kraft setzen können. Behalten Sie dies daher im Auge.
Weitere Tipps und Dinge, die es wert sind, überprüft zu werden
Wenn die Weiterleitung plötzlich nicht mehr funktioniert oder sich merkwürdig verhält, sollten Sie Ihre E-Mail-Kontoeinstellungen, insbesondere die Regeln und Weiterleitungsberechtigungen, überprüfen. Viele Spamfilter markieren weitergeleitete Nachrichten, insbesondere wenn Anhänge enthalten sind. Sollten E-Mails nicht am Ziel ankommen, überprüfen Sie erneut Ihre Spam-Ordner und die Weiterleitungseinstellungen. Manchmal kann schon das Aus- und Wiedereinschalten der Weiterleitung einen Fehler beheben – denn Outlook muss es einem natürlich manchmal unnötig schwer machen.
In Unternehmensumgebungen werden einige dieser Funktionen möglicherweise von Ihrem IT-Administrator deaktiviert. Wenn also nichts funktioniert, überprüfen Sie Ihre Berechtigungen oder fragen Sie Ihr Supportteam.
Zusammenfassung
- Richten Sie mithilfe von Outlook im Web die Weiterleitung aller E-Mails ein, wenn Sie möchten, dass alles automatisch an einen anderen Ort weitergeleitet wird.
- Verwenden Sie Regeln in der Desktop-App, um bestimmte Filter- oder Weiterleitungsszenarien zu verwalten.
- Überprüfen Sie immer die Spam-/Junk-Ordner, wenn nach der Einrichtung der Weiterleitung E-Mails verloren gehen.
- Testen Sie Ihre Regeln mit Dummy-E-Mails, bevor Sie sich dauerhaft darauf verlassen.
Zusammenfassung
Die Einrichtung einer E-Mail-Weiterleitung kann je nach Konfiguration unkompliziert oder mühsam sein. Die Web-Methode ist schnell und einfach, aber Regeln geben Ihnen mehr Kontrolle, wenn Sie nur bestimmte E-Mails weiterleiten lassen möchten. Denken Sie jedoch an die Sicherheit: Überprüfen Sie regelmäßig die Weiterleitungsregeln und stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Adressen Ihre E-Mails erhalten. Hoffentlich hilft Ihnen dies, einige der häufigsten Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wir drücken die Daumen, dass dies jemandem etwas Zeit und Ärger erspart.