Die Kontrolle darüber zu behalten, wer an Ihren Microsoft Teams-Meetings teilnehmen kann, ist besonders wichtig, wenn Sie vertrauliche Informationen behandeln oder einfach zufällige Unterbrechungen vermeiden möchten. Das Sperren des Meetings, nachdem alle Teilnehmer anwesend sind, ist eine gute Maßnahme – so wird verhindert, dass weitere Personen während des laufenden Meetings einsteigen können. Aber es geht nicht nur um das Sperren und Entsperren; es gibt zahlreiche weitere Sicherheitsoptimierungen, die Ihre Meetings deutlich sicherer machen, wie z. B.die Einrichtung einer Lobby oder die Kontrolle von Chat- und Moderatorenrollen.
So sperren und entsperren Sie ein Microsoft Teams-Meeting
So sperren Sie ein Microsoft Teams-Meeting
Dies ist nützlich, wenn Sie keine Überraschungen erleben oder Nachzügler hereinplatzen möchten, wenn die Veranstaltung erst einmal läuft. Bei manchen Konfigurationen hilft es, lästige Nachzügler zu verhindern. Sobald Sie die Sperre aktiviert haben, können keine neuen Teilnehmer mehr beitreten, es sei denn, Sie entsperren sie wieder. Sie werden vielleicht feststellen, dass bereits angemeldete Teilnehmer weiterhin chatten, Dateien ansehen und Aufzeichnungen einsehen können, aber keine neuen Teilnehmer mehr zugelassen werden. Manchmal eine etwas seltsame Einschränkung, aber Vorsicht ist besser als Nachsicht.
- Zugriff auf den Teilnehmerbereich: Nehmen Sie als Organisator oder Co-Organisator am Meeting teil. Klicken Sie in den Meeting-Steuerelementen auf die Schaltfläche „ Teilnehmer “.Normalerweise ist dies ein kleines Symbol mit Personen oder Personen + +.
- Meeting sperren: Klicken Sie im Teilnehmerbereich auf Weitere Aktionen (die drei Punkte ) und wählen Sie Meeting sperren aus. Bestätigen Sie die Aktion, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Bei einigen Versionen werden Sie möglicherweise nur gefragt: „Sind Sie sicher?“…
Sobald die Sperre aktiviert ist, erhalten Nachzügler eine Benachrichtigung, dass die Sperre aktiviert ist – und können nicht mehr teilnehmen. Sie können zwar weiterhin Chatnachrichten und freigegebene Dateien sehen, aber erst wieder eintreten, wenn die Sperre aufgehoben ist. Nicht ganz narrensicher, aber ausreichend für kleinere, kontrollierte Meetings.
So entsperren Sie das Meeting
Wenn Sie jemanden später beitreten lassen möchten oder Ihre Meinung geändert haben, ist das Entsperren ganz einfach. Gehen Sie zurück in den Teilnehmerbereich, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ und wählen Sie dann „Meeting entsperren“. Bestätigen Sie – fertig. Manche Leute sagen, dass dies nicht immer beim ersten Versuch funktioniert oder eine kurze Aktualisierung erfordert, aber im Allgemeinen ist es unkompliziert.
- Auf den Teilnehmerbereich zugreifen: Klicken Sie während der Besprechung auf die Schaltfläche „Teilnehmer“.
- Meeting entsperren: Klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ (drei Punkte …) und wählen Sie dann „Meeting entsperren“. Bestätigen Sie dies, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Zusätzliche Sicherheitstipps für bessere Kontrolle
Sperren ist ein guter Anfang, aber warum dabei aufhören? Mit einigen anderen Einstellungen können Sie die Sicherheit noch weiter verbessern. Sie lassen sich ganz einfach im Handumdrehen aktivieren und tragen dazu bei, dass Ihre Meetings privater und organisierter bleiben:
- Lobby-Einstellungen: Sie können die Lobby so einrichten, dass alle Teilnehmer zurückgehalten werden, bis Sie sie einlassen – sehr praktisch für große oder vertrauliche Besprechungen. Gehen Sie im Microsoft Teams Admin Center (oder manchmal im Menü mit den Besprechungsoptionen) zu Einstellungen > Besprechungen > Besprechungsrichtlinien. Beschränken Sie die Lobby bei Bedarf auf Organisatoren und Co-Organisatoren.
- Chat-Steuerung: Deaktivieren Sie den Chat vollständig oder beschränken Sie ihn auf bestimmte Phasen. Zu finden unter „Besprechungsoptionen“. Klicken Sie während der Besprechung auf die drei Punkte und wählen Sie „Besprechungsoptionen“. Hier können Sie Teilnehmer am Chatten oder Teilen von Dateien hindern, wenn dies ablenkt.
- Moderatorrollen: Beschränken Sie die Anzahl der Moderatoren. Sie können dies auch vor dem Meeting in den Meeting-Optionen festlegen – wählen Sie „Nur ich“ oder bestimmte Personen als Moderatoren. Verhindert, dass zufällige Teilnehmer den Bildschirm kapern oder unerwünschte Inhalte teilen.
- Audio- und Videosteuerung: Schalten Sie Teilnehmer stumm oder deaktivieren Sie Kameras, um die Übersicht zu wahren. Sie können dies im Bereich Teilnehmer oder vorab in den Besprechungseinstellungen tun.
- Teilnehmer entfernen: Wenn jemand Ärger macht oder nicht dabei sein sollte, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf seinen Namen in der Teilnehmerliste und wählen Sie „ Entfernen“. Das geht schnell und einfach.Übertreiben Sie es aber nicht, sonst könnten die Leute paranoid werden.
Alle diese Optionen lassen sich jederzeit aktivieren und deaktivieren. Daher empfiehlt es sich, während des Meetings einen Blick darauf zu werfen, wenn etwas verdächtig aussieht. Bei wiederkehrenden Meetings ist es ratsam, diese Sicherheitsoptionen regelmäßig zu überprüfen, da Microsoft es manchmal natürlich schwieriger machen muss, als es sein sollte.
Zusammenfassung
Das Sperren einer Teams-Besprechung ist ein kleiner, aber wichtiger Schritt, um Ihre Sitzungen privat zu halten. In Kombination mit anderen Steuerelementen wie Lobby-Verwaltung, Chat-Einschränkungen und Referenteneinstellungen erhöht es Ihre Meeting-Sicherheit erheblich. Denken Sie daran: Das Entsperren kann manchmal notwendig sein, wenn Sie später mehr Teilnehmer erwarten. Vergessen Sie also nicht, dies bei Bedarf zu tun.
Zusammenfassung
- Sperren Sie Besprechungen, nachdem alle anwesend waren, um zu spätes Eintreffen zu verhindern.
- Verwenden Sie den Teilnehmerbereich zum schnellen Sperren/Entsperren.
- Richten Sie Lobbyregeln und Moderatorberechtigungen ein, um Chaos zu vermeiden.
- Kontrollieren Sie Chat und Kameras, um den Fokus zu behalten.
- Überprüfen Sie diese Einstellungen regelmäßig, insbesondere bei wiederkehrenden Besprechungen.
Abschluss
Alles in allem ist das Sperren einer Teams-Besprechung kein Hexenwerk, aber es ist überraschend effektiv, wenn Sie weniger Drama und mehr Kontrolle wünschen. Ein paar Optimierungen hier und da können den Unterschied zwischen unübersichtlichem Chaos und einem gut organisierten virtuellen Raum ausmachen. Hoffentlich bringt dies etwas Licht ins Dunkel und trägt dazu bei, Ihre Besprechungen etwas privater und reibungsloser zu gestalten. Wir drücken die Daumen, dass es hilft!