Das alphabetische Sortieren Ihrer Daten in Word 2011 ist nicht mehr so mühsam wie früher, kann aber dennoch verwirrend sein, wenn man nicht weiß, wo man suchen muss. Egal, ob Sie eine einfache Liste aufräumen oder eine ganze Tabelle organisieren möchten – Word bietet die praktische integrierte Sortierfunktion. Allerdings ist sie versteckt im Reiter „Start“ zu finden. Wer nicht aufpasst, wählt leicht die falschen Optionen aus oder vergisst, die richtigen Einstellungen vorzunehmen. Sobald Sie den Dreh raus haben, ist es jedoch ganz einfach: Mit nur wenigen Klicks sind Ihre Daten sortiert. Hier erfahren Sie, wie es geht, und erhalten zusätzlich noch ein paar Tipps.
So alphabetisieren Sie in Word 2011
Wählen Sie den richtigen Text- oder Datenabschnitt
Markieren Sie die Liste, Tabellenspalte oder den Textblock, den Sie alphabetisch sortieren möchten. Achten Sie darauf, nur das auszuwählen, was Sie benötigen, da Word die markierten Elemente sortiert. Bei Tabellen klicken Sie einfach auf die Spaltenüberschrift oder markieren Sie die zu sortierenden Zellen. Bei Listen mit Aufzählungszeichen oder Nummerierungen sollten Sie diese ebenfalls auswählen. Andernfalls kann es in manchen Fällen zu ungünstigen Sortierungen kommen. Gehen Sie daher lieber auf Nummer sicher.
Wenn Sie beispielsweise eine Namensliste mit Aufzählungszeichen haben, ziehen Sie den Cursor, um alle Namen mit den Aufzählungszeichen hervorzuheben. Dasselbe gilt für Tabellen: Klicken Sie auf die oberste Zelle oder markieren Sie die gesamte Spalte, um die Konsistenz zu wahren.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Home“
Hier finden Sie die meisten grundlegenden Befehle – Schriftarten, Stile und … die Sortierschaltfläche. Suchen Sie oben nach der Registerkarte „Start“ und klicken Sie darauf. Sie wird normalerweise vorne und in der Mitte geladen, daher sollte es nicht lange dauern. Denn natürlich versteckt Word die nützlichen Funktionen gerne hinter ein paar Klicks.
Suchen Sie die Schaltfläche “Sortieren”
Suchen Sie in der Gruppe „Absatz“ nach dem kleinen Symbol, das wie ein A und ein Z mit einem Pfeil nach unten aussieht – genau, das ist die Schaltfläche „Sortieren“.Manchmal ist es nur ein winziger Button, aber wenn Sie mit der Maus darüberfahren, erscheint ein Tooltip mit der Meldung „Sortieren“.In manchen Versionen kann der Button etwas anders aussehen, befindet sich aber immer in derselben Nähe.
Klicken Sie darauf, und ein Dialogfeld wird angezeigt. Hier geschieht die Magie. Hier scheitern die meisten, weil Sie die richtigen Optionen auswählen müssen.
Legen Sie Ihre Sortiereinstellungen fest
Wählen Sie im Dialogfeld „Text sortieren“ den gewünschten Spalten- oder Listentyp aus. Bei Listen wird automatisch „Absätze“ oder „Text“ als Sortiertyp ausgewählt. Wenn Sie eine Tabelle sortieren, wählen Sie die gewünschte Spalte aus der Dropdown-Liste „Sortieren nach“.Stellen Sie die Sortierung auf „Aufsteigend“ (A bis Z) oder „Absteigend“ (Z bis A) ein.
Hier ein kleiner Trick: Wenn Ihre Liste eine Kopfzeile enthält und Sie diese nicht sortieren möchten, deaktivieren Sie einfach die Option „Kopfzeile“ unten im Dialogfeld. In manchen Fällen erkennt Word Kopfzeilen automatisch, aber das ist nicht immer zuverlässig.
Beachten Sie außerdem, dass die Sortierung in Word auf manchen Rechnern zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet. Großbuchstaben werden daher möglicherweise anders sortiert als Kleinbuchstaben. Fragen Sie mich nicht, warum, aber das ist völlig normal.
Klicken Sie auf „OK“ und sehen Sie zu, wie es funktioniert.
Sobald alles richtig aussieht, klicken Sie auf OK. Word sortiert den ausgewählten Text oder die Tabelle entsprechend neu. Es ist etwas seltsam, aber manchmal scheint es zunächst nichts zu bewirken. Klicken Sie erneut oder machen Sie die Aktion rückgängig (Cmd+Z) und versuchen Sie es erneut.
Ihre Liste oder Tabelle wird alphabetisch sortiert – Ihr Dokument wirkt dadurch deutlich übersichtlicher, ohne dass Sie manuell ziehen müssen. Bei manchen Konfigurationen müssen Sie Ihre Optionen möglicherweise erneut auswählen oder anpassen, wenn es beim ersten Mal nicht funktioniert. Normalerweise reicht jedoch die präzise Auswahl und die richtigen Einstellungen.
Zusätzliche Tipps für eine reibungslose alphabetische Reise
- Überprüfen Sie Ihre Auswahl vor dem Sortieren noch einmal – fehlende Überschriften oder zusätzlicher Text können zu Chaos führen.
- Wenn Ihre Liste Unterschiede in der Groß- und Kleinschreibung aufweist und Sie eine einheitliche Reihenfolge wünschen, sollten Sie zunächst den gesamten Text in Groß- oder Kleinbuchstaben umwandeln (markieren Sie „Groß- und Kleinschreibung ändern “ auf der Registerkarte „Start“).
- Müssen Sie einen Vorgang rückgängig machen? Die Rückgängig-Tastenkombination ( Cmd + Z) eignet sich perfekt für schnelle Korrekturen.
- Bei komplexen Daten ist es manchmal einfacher, die Liste zunächst in eine Tabelle umzuwandeln und sie dann für mehr Kontrolle auf diese Weise zu sortieren.
- Profi-Tipp: Sichern Sie vor dem Sortieren eine Sicherungskopie Ihrer Originalliste, falls Sie etwas falsch machen. Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern alphabetisch sortieren?
Absolut. Markieren Sie einfach alles, einschließlich der Aufzählungspunkte oder Nummern, und Word sortiert sie zusammen mit dem Text. Beachten Sie jedoch, dass die Aufzählungspunkte manchmal an Ort und Stelle bleiben, während der Text neu sortiert wird. Bei anderen Konfigurationen können sie sich jedoch mit den Elementen verschieben. Probieren Sie es ein wenig aus, wenn es Ihnen komisch vorkommt.
Was ist, wenn meine Liste eine Kopfzeile hat?
Deaktivieren Sie im Sortierdialog unbedingt die Option „Kopfzeile“.Andernfalls könnte Word die Kopfzeile als Teil der Liste behandeln und Fehler verursachen. So bleiben Ihre Kopfzeilen oben, und der Rest wird korrekt sortiert.
Kann ich in der Reihenfolge Z bis A sortieren?
Ja, wähle einfach “Absteigend” im Sortierdialog aus. So einfach ist das. Vergiss nicht, noch einmal zu überprüfen, ob deine Sortierung Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt und ob Z korrekt als letzter Buchstabe behandelt wird – manchmal verhält es sich etwas seltsam.
Spielt die Sprache eine Rolle?
Beim Sortieren werden grundsätzlich die Spracheinstellungen berücksichtigt. Wenn Sie jedoch Wörter aus verschiedenen Sprachen oder Sonderzeichen sortieren, können die Ergebnisse abweichen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Spracheinstellungen in Word anpassen.
Kann ich mehrere Spalten in einer Tabelle sortieren?
Ja, aber Sie müssen angeben, nach welchen Spalten zuerst sortiert werden soll. Im Dialogfeld „Sortieren“ können Sie Sortierebenen hinzufügen, um eine Spalte gegenüber einer anderen zu priorisieren. Denken Sie daran: Es ist einfacher, wenn Ihre Daten in einer Tabelle gut formatiert sind, als wenn Sie versuchen, mehrere verstreute Textblöcke zu sortieren.
Zusammenfassung
- Wählen Sie Ihre Liste oder Tabellenspalte aus.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Home“.
- Klicken Sie in der Absatzgruppe auf die Schaltfläche „Sortieren“.
- Wählen Sie Ihre Sortieroptionen – Text, aufsteigend oder absteigend.
- Klicken Sie auf „OK“ und sehen Sie zu, wie sich alles von selbst organisiert.
Zusammenfassung
Es ist schon überraschend, wie oft niemand weiß, dass Word 2011 über einen integrierten Alphabetisierer verfügt, der nur darauf wartet, genutzt zu werden. Sobald Sie mit den Schritten vertraut sind, sparen Sie viel Zeit. Denken Sie daran, Ihre Auswahl sorgfältig zu treffen, Ihre Einstellungen zu überprüfen und bei wichtigen Daten ein Backup zu erstellen. Möglicherweise ist etwas Ausprobieren nötig, insbesondere auf verschiedenen Rechnern, aber insgesamt ist es eine praktische kleine Funktion, die Ihren Arbeitsablauf vereinfachen kann.