Das Teilen von Microsoft Forms kann manchmal etwas knifflig sein, insbesondere wenn Sie mit der Benutzeroberfläche nicht vertraut sind oder die Freigabeoptionen seltsam funktionieren. Wenn keine Antworten eingehen oder Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Mitarbeiter überhaupt bearbeiten können, kann dieser kurze Überblick Abhilfe schaffen. Wenn Sie außerdem steuern können, wer was sehen kann, sind Ihre Daten sicherer und Ihr Workflow reibungsloser. Am Ende wissen Sie, wie Sie Umfragelinks versenden, Teamkollegen mit Bearbeitungszugriff einladen und bei Bedarf sogar den Zugriff entziehen. Die eigentliche Rettung? Stellen Sie sicher, dass Ihre Freigabeeinstellungen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind – Antworterfassung, Zusammenarbeit oder beides –, ohne Ihre Daten versehentlich den falschen Personen zugänglich zu machen.
Wie gebe ich ein Microsoft-Formular frei?
Für Antworten freigeben
- Öffnen Sie Microsoft Forms und klicken Sie auf das Formular, das Sie freigeben möchten. Manchmal ist es in Ihrer aktuellen Liste oder in Ihrem speziellen Ordner versteckt, wenn Sie Dinge organisieren.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „ Teilen“.Es handelt sich um das kleine Pfeilsymbol, das wie ein ausgehender Pfeil aussieht und bei Ablenkung leicht übersehen werden kann.
- Entscheiden Sie, wer antworten kann. Normalerweise gibt es folgende Optionen:
- Jeder mit dem Link: Großartig, wenn Sie Antworten von außerhalb Ihrer Organisation wünschen, aber bedenken Sie, dass jeder mit diesem Link ihn ausfüllen kann. Hüten Sie sich also vor Spam.
- Nur Personen in Ihrer Organisation: Beschränkt die Antworten auf Ihr Team oder Ihre Klasse und die Benutzer müssen sich mit ihrer Arbeits- oder Schul-E-Mail-Adresse anmelden.
- Bestimmte Personen: Sie können bestimmte Personen auswählen, wenn Sie die Antworten weiter einschränken möchten – ideal für private Umfragen oder Tests.
- Kopieren Sie den generierten Link. Bei einigen Setups wird möglicherweise die Option zum Generieren eines QR-Codes oder zum Abrufen eines Einbettungscodes angezeigt, wenn Sie das Formular irgendwo online platzieren müssen.
- Versenden Sie den Link per E-Mail, Messenger oder betten Sie ihn direkt in eine Webseite ein. Sie kennen ja die üblichen digitalen Verbreitungsmethoden. Bei einer kurzen internen Umfrage funktioniert es manchmal überraschend gut, den Link einfach zu kopieren und einzufügen.
Für die Zusammenarbeit freigeben
- Öffnen Sie Ihr Formular und bewegen Sie den Mauszeiger über dieselbe Schaltfläche „ Teilen“.
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Für Zusammenarbeit freigeben“. Manchmal ist sie versteckt – wahrscheinlich, weil Microsoft es vorzieht, die Dinge unnötig verwirrend zu gestalten.
- Wählen Sie, ob jeder mit dem Link die Bearbeitung zulassen oder nur die Mitglieder Ihrer Organisation Zugriff darauf haben sollen. Aktivieren Sie in der Regel das Kontrollkästchen „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“.Achten Sie aber auch hier darauf, wer diesen Link erhält.
- Kopieren Sie den Link zur Zusammenarbeit. Senden Sie ihn direkt an Ihre Teamkollegen, wenn Sie möchten, dass sie gemeinsam am Formular arbeiten oder Anpassungen vornehmen, ohne das Ganze zu duplizieren.
Nachdem Sie ein Formular für die Zusammenarbeit freigegeben haben, können Sie es auch löschen, wenn es veraltet ist oder Sie einen Fehler gemacht haben. Gehen Sie einfach zu Ihrer Formularliste, wählen Sie das Formular aus und klicken Sie auf „Löschen“.Das ist ganz einfach, aber seien Sie sich vorher sicher, insbesondere wenn die Antworten noch nicht gesichert wurden.
FAQs
Klicken Sie auf „Teilen“, wählen Sie „Jeder mit dem Link“ aus und senden Sie die URL direkt. So können die Schüler die URL von überall aus öffnen, ohne sich anmelden zu müssen.
Ja, aber nur, wenn Sie „Jeder mit dem Link“ auswählen. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre Organisation beschränken, können Außenstehende nicht darauf zugreifen.
Verwenden Sie die Option „Für die Zusammenarbeit freigeben“, kopieren Sie den Link und geben Sie ihn an Ihre Kollegen weiter. Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen zum Bearbeiten aktiviert sind – andernfalls können sie den Link nur anzeigen.
Absolut.Öffnen Sie das Formular, gehen Sie zurück zu den Freigabeeinstellungen und deaktivieren Sie den Zusammenarbeitslink oder ändern Sie die Antworteinstellungen, um den Zugriff einzuschränken. Beachten Sie jedoch, dass bereits gesammelte Antworten nicht verschwinden, es sei denn, Sie löschen das Formular.
Abschluss
Sobald Sie die verschiedenen Freigabe- und Zusammenarbeitsoptionen kennen, ist die Verwaltung Ihrer Microsoft-Formulare kinderleicht. Links senden, Freunde zum Bearbeiten einladen oder den Zugriff entziehen – alles mit nur wenigen Klicks. Denken Sie daran, die Berechtigungen zu überprüfen, damit Ihre Arbeit nicht von unbefugten Blicken gesehen wird. Bei manchen Konfigurationen fühlt es sich an, als müsste man sich durch Reifen springen, aber mit etwas Übung wird es einfacher. Hoffentlich vereinfacht dies den Prozess ein wenig – denn natürlich muss Microsoft das Teilen viel komplizierter machen, als es sein sollte.
Zusammenfassung
- Wissen, wo sich die Schaltfläche „Teilen“ befindet – oben rechts in Formularen
- Entscheiden Sie, wer antworten kann – jeder oder nur Ihr Team
- Teilen Sie den Link oder den Einbettungscode je nach Bedarf
- Verwenden Sie „Teilen“, um zusammenzuarbeiten, wenn andere das Formular bearbeiten müssen
- Denken Sie daran, dass Sie bei Bedarf den Zugriff widerrufen oder Formulare löschen können
Zusammenfassung
Das Teilen von Microsoft Forms ist nicht ganz einfach, aber wenn man die Optionen erst einmal verstanden hat, ist es gar nicht so schwer. Ob Sie Antworten von allen, private Bearbeitungen oder eine strenge Kontrolle wünschen, die Einstellungen sind vorhanden – manchmal nur hinter Menüs versteckt. Hoffentlich spart das jemandem, der versucht, es herauszufinden, ein paar Stunden. Wir drücken die Daumen, dass es ein wenig hilft, die Dinge einfacher zu halten.