La interfaz actualizada de Outlook simplifica un poco la gestión de contactos, pero sin duda presenta algunas dificultades cuando estás acostumbrado a la versión clásica. Si intentas buscar un contacto o navegar por la Lista Global de Direcciones (LGD), no es tan sencillo: la antigua ventana de la libreta de direcciones ha desaparecido y la navegación por la LGD resulta bastante limitada a menos que te pongas creativo. Esta guía te ayudará a descubrir la mejor manera de encontrar contactos ahora, además de algunas soluciones alternativas si necesitas un acceso más avanzado a la LGD.
Método 1: Acceder a la libreta de direcciones mientras se redacta un correo electrónico
Esta sigue siendo tu opción preferida para buscar contactos rápidamente al redactar. Las opciones de búsqueda aparecen directamente en la ventana del correo, lo cual es bastante práctico. El truco principal es usar los campos de destinatario y la barra de búsqueda; funciona bastante bien si tu información de contacto ya está sincronizada o almacenada localmente.
Busque contactos directamente mientras redacta
- Abrir un nuevo correo electrónico: haga clic en “Nuevo correo” en la pestaña Inicio.
- Haz clic en un campo de destinatario: ” Para “, “Cc” o “Cco”. Aparecerá un pequeño cuadro de diálogo de dirección.
- Usa el cuadro de búsqueda: Escribe el nombre, el correo electrónico o la lista de distribución del contacto. Si tienes una cuenta de Exchange o Microsoft 365, también buscará en los contactos de toda la organización. En algunas configuraciones, es posible que solo se extraigan los contactos personales, así que no esperes obtener la lista de contactos completa como antes.
- Agregar el contacto: presione el botón “Agregar” junto al nombre del contacto para incluirlo.
En algunos equipos, esta búsqueda parece algo limitada en comparación con la versión anterior de Outlook, pero ahora es el método principal. La interfaz la hace más limpia, pero a costa de cierta profundidad en la búsqueda.
Método 2: Usar la pestaña Personas (Contactos)
Esta opción se centra más en explorar tu lista de direcciones cuando no estás en un correo electrónico específico. Es práctica, pero también bastante limitada.
Encuentra y busca tus contactos aquí
- Haz clic en el icono “Personas”: Toca ese icono en el panel de navegación izquierdo. Es la pequeña silueta o icono de contactos.
- Buscar contactos: Usa la barra de búsqueda superior. Puedes escribir nombres parciales, información del departamento u otras palabras clave. Los resultados mostrarán coincidencias de tus contactos y, posiblemente, la lista global de contactos (GAL), si está conectado.
- Problemas de navegación: A diferencia de la versión clásica, no se puede navegar por la lista alfabética de la GAL. Se basa principalmente en la búsqueda. En Mac, se pueden ver los datos de contacto haciendo clic en el icono de la tarjeta de contacto, pero, como ya se ha dicho, no se puede navegar por departamento ni cargo.
Es posible que notes que, en algunas configuraciones, la búsqueda es lenta o que no se puede acceder completamente a la GAL a menos que especifiques palabras clave. Por ello, acceder directamente a la GAL ya no es tan sencillo como antes.
Limitaciones de la nueva libreta de direcciones de Outlook
Para quienes están acostumbrados a la versión anterior de Outlook, estos cambios pueden parecer un retroceso. Esto es lo que falta o lo que es diferente:
- No hay una ventana independiente de la libreta de direcciones: No se puede abrir una ventana aparte como en la interfaz clásica. Todo está integrado en estas búsquedas emergentes.
- Navegación limitada en la GAL: No se puede navegar por departamento ni puesto sin palabras clave. Básicamente, solo se obtienen resultados de búsqueda; la navegación ha desaparecido por ahora.
Por ello, muchos usuarios se preguntan cómo acceder a la GAL de forma más completa. Ahí es donde entran en juego algunos trucos.
Soluciones alternativas para un mejor acceso a la GAL
Esto es un poco raro, pero si necesitas una navegación más extensa por la GAL, quizás tengas que ser un poco creativo. Esto puede ayudarte:
- Utilice la búsqueda exhaustivamente: La barra de búsqueda en la pestaña “Personas” o en los campos de destinatarios es su herramienta principal. Refine su búsqueda con palabras clave específicas como “Finanzas” o nombres parciales.
- Cambiar temporalmente a la versión clásica de Outlook: En Windows, si su departamento de TI lo permite, puede volver a la interfaz clásica de Outlook: vaya a Archivo > Cuenta de Office > Acerca de Outlook o busque “Cambiar a la versión clásica de Outlook” en el menú de opciones, si está disponible. En Mac, esto suele significar abrir Outlook en el modo heredado o acceder a Outlook en la web (en https://outlook.office.com/), que aún ofrece una navegación más amplia en la GAL.
- Usa Outlook en la web: Porque, ¡sorpresa!, la versión web aún permite una mejor navegación organizada en la GAL, especialmente si usas Mac o quieres la función de búsqueda completa sin complicaciones. Simplemente inicia sesión, abre Personas y explora la GAL haciendo clic.
En algunas configuraciones, esto no es perfecto, pero estas soluciones alternativas pueden acercarte a lo que buscas. Simplemente no esperes la antigua navegación por GAL en la nueva aplicación de Outlook; ahora es diferente.
Y, por supuesto, mantener Outlook actualizado en su máquina Mac o Windows a veces puede mejorar un poco las funciones de búsqueda, ya que Microsoft sigue realizando mejoras.
Conclusión
Básicamente, encontrar contactos en el nuevo Outlook se centra en la búsqueda en lugar de la navegación. Los métodos principales son la búsqueda de destinatarios en los correos electrónicos o la pestaña “Personas”, pero las opciones de navegación de la Lista Global de Contactos (GAL) son bastante limitadas a menos que cambies de interfaz o consultes Outlook en la web. No es necesariamente mejor ni peor, solo lo suficientemente diferente como para confundir a la gente al principio. Con el tiempo, acostumbrarse al flujo de trabajo basado en búsquedas ayuda, pero si necesitas una navegación exhaustiva de la GAL, esta sigue estando un poco oculta tras algunas soluciones alternativas.