Cómo acelerar archivos lentos de Excel y mejorar el rendimiento

Los archivos grandes de Excel con muchos datos y fórmulas complejas pueden volverse extremadamente lentos, incluso si tu PC es potente. Podrías notar un desplazamiento lento, fórmulas que tardan una eternidad en recalcularse o tiempos de guardado que se alargan más de lo debido. Sinceramente, no se trata solo de problemas de hardware, sino de la configuración del libro o de cómo está sobrecargado con información innecesaria. Así que, si estás cansado de esperar a que Excel se actualice, esta guía intenta cubrir varios aspectos para mejorar el rendimiento. Desde usar mejores herramientas de datos hasta reducir el tamaño de los archivos y ajustar algunas configuraciones, cualquier cosa que ayude a acelerar el proceso es válida.¿El objetivo? Que tus libros grandes sean más ágiles y tu flujo de trabajo más fluido sin complicarte la vida.

Cómo acelerar archivos grandes de Excel

Método 1: Aproveche Power Query y Power Pivot para un manejo eficiente de los datos

Esto es un poco extraño, pero cargar todos los datos directamente en hojas de cálculo no es la mejor opción. Power Query y Power Pivot son como aceleradores de big data: almacenan y analizan información en segundo plano, en lugar de saturar la hoja de cálculo activa. Si tu conjunto de datos es enorme, esto puede reducir considerablemente el tiempo de procesamiento. Además, tu libro de trabajo se mantiene ágil porque el trabajo pesado se realiza en el modelo de datos.

Pasos:

• Importar datos con Power Query : Vaya a la pestaña Datos > Obtener datos > elija entre CSV, base de datos, web, etc., para cargar sus datos en el editor de Power Query. De esta forma, Excel no genera grandes cantidades directamente en las celdas.
• Limpiar y transformar datos : Use la interfaz de Power Query para filtrar datos basura, corregir tipos de datos o eliminar duplicados. A menudo, una limpieza inicial implica menos recálculos posteriores.
• Cargar al modelo de datos : Una vez configurado, cargue los datos transformados en el modelo de datos (en “Cargar a” > seleccione “Agregar estos datos al modelo de datos”).Evite volcarlos en rangos de hojas de cálculo; esto facilita y agiliza el proceso.
• Analiza con Power Pivot : Crea tablas dinámicas vinculadas al modelo de datos y escribe fórmulas DAX si es necesario. Son mucho más rápidas que las fórmulas convencionales, especialmente en grandes conjuntos de datos.

Método 2: Optimizar y simplificar fórmulas

Este es probablemente el problema más común. Alguien crea un millón de sentencias IF anidadas o funciones volátiles que hacen que Excel recalcule sin parar. Reducir el uso de estas fórmulas monstruosas puede solucionar un grave problema de rendimiento.

Pasos:

• Usar columnas auxiliares : Divide fórmulas grandes en fragmentos más pequeños en columnas. No suena muy atractivo, pero ahorra tiempo de recálculo y facilita la resolución de problemas.
• Especificar rangos : Nunca uses columnas enteras en tus fórmulas (como SUM(A:A)).En su lugar, utiliza rangos específicos como A1:A10000. Esto limita el procesamiento que Excel necesita realizar.
• Minimizar las funciones volátiles : Funciones como NOW, TODAY, OFFSET, INDIRECTo RANDcasi fuerzan recálculos con cada cambio. Si es posible, reemplácelas o limite su uso.
• Utilice funciones eficientes : En lugar de complejas funciones IF anidadas, opte por INDEX/MATCHcombinaciones o SUMIFS. Suelen ser más rápidas y limpias.
• Pegar valores después de los cálculos : cuando sus fórmulas estén listas, seleccione el rango, copie (Ctrl+C) y luego “Pegado especial” > “Valores” para eliminar las fórmulas y acelerar las cosas durante el trabajo posterior.

Método 3: Reducir el tamaño del archivo y eliminar el formato innecesario

Excel tiende a sobrecargarse con el tiempo, especialmente con demasiados estilos, imágenes o simplemente un exceso de formato. Esto ralentiza la apertura, el guardado y los cálculos. Vale la pena revisarlo para eliminar los elementos superfluos.

Pasos:

• Mantenga los datos sin procesar separados : guarde los datos sin procesar en una hoja dedicada o en archivos externos. Evite que se saturen con análisis o formato.
• Eliminar filas/columnas no utilizadas : Pulse Ctrl + Fin para ver dónde Excel considera que terminan sus datos. Elimine todo lo demás, especialmente las filas y columnas en blanco, ya que pueden ralentizar el proceso.
• Elimina hojas innecesarias : ¿Tablas dinámicas antiguas, hojas de prueba o errores? Elimínalas.
• Comprimir imágenes : Si su libro de trabajo contiene imágenes, utilice Formato de imagen > Comprimir imágenes para reducir su tamaño. Esto ayuda a reducir el tamaño general del archivo.
• Administrar formato : use herramientas como “Comprobar rendimiento” (si está en Microsoft 365) o el complemento Consultar para buscar y eliminar formato excesivo, estilos u objetos ocultos que ralentizan su libro.

Manejo de recálculos automáticos

Este problema suele ser problemático. Si el libro de trabajo se recalcula cada vez que se realiza un cambio, puede causar retrasos considerables. Cambiar al recálculo manual puede darte control y agilizar el proceso.

Pasos:

• Configurar el cálculo en manual : Vaya a la pestaña Fórmulas > Opciones de cálculo > seleccione Manual. Ahora, presione F9cuando desee recalcular.
• Recalcular opcional antes de guardar : en Archivo > Opciones > Fórmulas, marque “Recalcular antes de guardar” si desea que se actualice cuando guarde, pero no constantemente.
• Actualice a Excel de 64 bits : Si trabaja con conjuntos de datos de varios gigabytes y su hardware lo admite, la versión de 64 bits permite que Excel utilice más RAM, lo que mejora significativamente el rendimiento. Compruebe su versión en Archivo > Cuenta > Acerca de Excel.

Método 4: Eliminar nombres, estilos y enlaces externos no utilizados

Con el tiempo, su libro podría llenarse de rangos con nombre, estilos que ya no necesita o enlaces a hojas de cálculo externas. Eliminarlos puede ayudar a que Excel funcione mejor.

Pasos:

• Eliminar nombres no utilizados : vaya a Fórmulas > Administrador de nombres, seleccione y elimine los nombres que ya no se utilizan.
• Eliminar estilos no utilizados : Haz clic derecho en los estilos no utilizados en el panel Estilos > Eliminar. Si tienes muchos, podrías necesitar herramientas de limpieza de terceros.
• Administrar enlaces externos : en la pestaña Datos > Editar enlaces, actualice o rompa los enlaces si ya no son necesarios.

Método 5: Desactivar la aceleración de gráficos de hardware (si causa retrasos)

A veces, la configuración gráfica afecta el rendimiento de Excel. Deshabilitar la aceleración por hardware ha ayudado a algunos usuarios a mejorar la capacidad de respuesta, especialmente en equipos con controladores de GPU poco comunes.

Pasos:

1. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas. Desplácese hasta la sección Pantalla.
2. Marque la casilla junto a Deshabilitar la aceleración de gráficos de hardware.
3. Haga clic en Aceptar y reinicie Excel. A veces, eso basta para solucionar el problema.

Resumen

Mantener los libros grandes de Excel ágiles no se trata de un botón mágico: es una combinación de gestión inteligente de datos, simplificación de fórmulas, eliminación de información superflua y ajustes precisos. Ponga en práctica estas ideas y la mayoría de los archivos grandes deberían funcionar mucho mejor. Recuerde que Excel tiende a ralentizarse con el tiempo, por lo que un mantenimiento regular ayuda a mantenerlo en marcha.

Resumen

• Utilice Power Query/Power Pivot para reelaborar big data
• Simplificar y agilizar las fórmulas
• Eliminar estilos y enlaces no utilizados y limpiar el tamaño del archivo
• Cambiar al recálculo manual para hojas grandes
• Limpiar nombres, estilos y enlaces externos antiguos
• Desactivar la aceleración de hardware si ayuda

Reflexiones finales

Con suerte, esto puede aliviar el retraso de quienes trabajan con libros enormes. Al principio requiere un poco de trabajo, pero una vez optimizado, el flujo de trabajo se vuelve mucho menos frustrante.¡Mucha suerte y que tu Excel siga funcionando a la perfección!