Cuando los correos se acumulan y gestionar la bandeja de entrada se convierte en un trabajo a tiempo completo, configurar reglas de Outlook puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. No siempre es obvio al principio, y a veces crees que lo has hecho todo bien, pero las reglas simplemente no se activan ni se aplican correctamente. Especialmente con bandejas de entrada grandes o necesidades de filtrado complejas, usar solo el método de clic derecho puede no ser suficiente. Ahí es donde entra en juego el Asistente de reglas: es un poco más complejo, pero te da mucho más control. Y sí, a veces se necesitan un par de intentos para configurarlo todo, pero una vez configurado, prácticamente se hace solo.
Cómo configurar una división de correo electrónico simple mediante la regla “Crear desde un correo electrónico”
Solución rápida: simplemente haga clic derecho en un mensaje de alguien o de un grupo
Esta es la forma más sencilla si quieres que una regla se ejecute rápidamente. Básicamente, le dices a Outlook: “Oye, mueve los correos futuros de este remitente a una carpeta”, y eso suele ser suficiente para la mayoría de los problemas diarios.
- Haz clic derecho en cualquier mensaje del remitente que quieras filtrar.(Créeme, es útil si ya tienes varios correos de esa persona o grupo).
- Coloque el cursor sobre Reglas y seleccione Crear regla. Se abrirá un pequeño cuadro de diálogo.
- Marca la casilla junto a De [nombre del remitente]. Esto garantiza que todos los mensajes futuros de esa persona sean interceptados.
- Marca la casilla ” Mover el elemento a la carpeta” y selecciona o crea tu carpeta de destino. Si no la ves, puedes crear una nueva allí mismo.
- Haz clic en Aceptar. Outlook te informará de que se creó la regla y verás un mensaje preguntándote si quieres ejecutarla en los mensajes existentes. De esta forma, tu bandeja de entrada se limpiará al instante.
- Haz clic en Aceptar de nuevo y listo. Fácil, ¿verdad?
Aviso: En algunas configuraciones, este método podría no aplicar la regla retroactivamente de inmediato. A veces, es necesario ejecutar la regla manualmente o reiniciar Outlook. Pero, en general, es rápido y funciona sin problemas.
Cómo utilizar el Asistente para reglas de Outlook para un mayor control
Para esos momentos en los que lo simple no es suficiente y necesitas precisión
Aquí es donde ocurre la verdadera magia, pero te advertimos: es un poco más complejo. Puedes especificar varias condiciones, configurar excepciones y decidir exactamente qué acciones tomar. Sin embargo, a veces, los correos electrónicos del mismo remitente pueden tener diferentes niveles de importancia, o quieres filtrar por palabras clave del asunto. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
- Vaya a la pestaña Inicio y luego busque el grupo Mover.
- Haga clic en Reglas y seleccione Administrar reglas y alertas… Allí verá una lista de reglas existentes y opciones para agregar más.
- Haz clic en “Nueva regla…” para empezar de cero. Ahora estás en el Asistente de reglas.
- Seleccione “Aplicar regla a los mensajes que recibo” en “Empezar desde una regla en blanco”. Suele ser la mejor opción para el filtrado personalizado.
- Haz clic en Siguiente y empieza a seleccionar las condiciones. Por ejemplo, selecciona ” De personas” o “Grupo público” si quieres filtrar por remitente. También puedes usar otras opciones, como palabras específicas en el asunto.
- Antes de hacer clic en Siguiente, verá enlaces subrayados en azul en el cuadro de diálogo, como “Personas” o “Grupo público”. Haga clic en ellos para especificar el remitente o la palabra clave. Para el remitente, abra su libreta de direcciones o escriba la dirección de correo electrónico directamente. Para las palabras clave, escríbalas dentro del cuadro de diálogo y pulse ” Agregar”.
- Una vez establecidas las condiciones, haga clic en Siguiente. Ahora, seleccione la acción: mover a la carpeta especificada.
- Debajo de eso, haga clic en el enlace azul especificado para seleccionar la carpeta de su lista o crear una nueva carpeta sobre la marcha.
- Haga clic en Siguiente, asígnele a su regla un nombre que tenga sentido (como “Filtrar correos electrónicos VIP”) y actívela marcando Activar esta regla.
- Si quieres que esta regla se ejecute en tu bandeja de entrada actual, marca la casilla ” Ejecutar esta regla ahora en los mensajes de la bandeja de entrada”. A veces, Outlook no aplica la regla retroactivamente a menos que se le indique explícitamente, lo cual es muy frustrante, pero necesario.
- Haga clic en Finalizar y listo: sus correos electrónicos filtrados comenzarán a llegar a su nuevo hogar automáticamente.
De esta forma, puedes configurar reglas muy detalladas que solo mueven los correos electrónicos que cumplen tus criterios, lo cual es una gran ayuda cuando la bandeja de entrada es un caos. No entiendo por qué a veces se necesitan un par de intentos para que todo funcione a la perfección, pero una vez que lo consigues, se mantiene bastante estable.