Aprender a compartir Microsoft Forms correctamente puede ser un poco complicado a veces, sobre todo si no estás muy familiarizado con la interfaz o si las opciones para compartir funcionan de forma extraña. Si no recibes respuestas o no estás seguro de si tus colaboradores pueden editar, este breve resumen podría ayudarte a aclarar las cosas. Además, saber cómo controlar quién puede ver qué mantiene tus datos más seguros y tu flujo de trabajo más fluido. Al final de este tutorial, sabrás cómo enviar enlaces a encuestas, invitar a compañeros de equipo con acceso de edición e incluso revocar el acceso si es necesario.¿La verdadera salvación? Asegurarte de que la configuración de uso compartido esté ajustada a lo que necesitas (recopilación de respuestas, colaboración o ambas) sin exponer accidentalmente tu información a las personas equivocadas.
¿Cómo compartir un formulario de Microsoft?
Compartir para obtener respuestas
- Abre Microsoft Forms y haz clic en el formulario que intentas compartir. A veces está oculto en tu lista de recientes o en tu carpeta si organizas archivos.
- Pulsa el botón Compartir en la esquina superior derecha. Es esa pequeña flecha que parece una flecha que apunta hacia afuera, fácil de pasar por alto si estás distraído.
- Decide quién puede responder. Las opciones suelen ser:
- Cualquiera que tenga el enlace: genial si quieres recibir respuestas de fuera de tu organización, pero ten en cuenta que cualquiera que tenga ese enlace puede completarlo, así que ten cuidado con el spam.
- Solo personas de su organización: mantiene las respuestas limitadas a su equipo o clase, y los usuarios deberán iniciar sesión con su correo electrónico laboral o escolar.
- Personas específicas: puedes elegir determinadas personas si deseas limitar aún más las respuestas, lo que resulta perfecto para encuestas o pruebas privadas.
- Copia el enlace generado. En algunas configuraciones, podrías ver una opción para generar un código QR o un código de inserción si necesitas publicar el formulario en línea.
- Envía ese enlace por correo electrónico, Messenger o incrústalo directamente en una página web. Ya sabes, los métodos habituales de difusión digital. A veces, si se trata de una encuesta interna rápida, simplemente copiar y pegar el enlace funciona sorprendentemente bien.
Compartir para colaborar
- Abra su formulario y pase el cursor sobre el mismo botón Compartir.
- Cambia a la pestaña Compartir para colaborar. A veces está oculta, probablemente porque Microsoft prefiere crear confusión innecesaria.
- Elige si quieres permitir que cualquier persona con el enlace lo edite o restringirlo a los miembros de tu organización. Normalmente, marca la casilla “Cualquier persona con el enlace puede editar”, pero recuerda, ten cuidado con quién lo recibe.
- Copia el enlace de colaboración. Envíalo directamente a tus compañeros si quieres que trabajen juntos en el formulario o hagan ajustes sin duplicarlo todo.
Una vez que hayas compartido para colaborar, recuerda que también puedes eliminar un formulario si está desactualizado o has cometido un error. Simplemente ve a la lista de formularios, selecciónalo y pulsa “Eliminar”.Es bastante fácil, pero asegúrate antes de hacerlo, sobre todo si aún no tienes una copia de seguridad de las respuestas.
Preguntas frecuentes
Haz clic en “Compartir”, selecciona “Cualquier persona con el enlace” y envía la URL directamente. Así, los estudiantes podrán abrirlo desde cualquier lugar, sin necesidad de iniciar sesión.
Sí, pero solo si seleccionas “Cualquier persona con el enlace”. Si lo restringes a tu organización, personas externas no podrán acceder.
Usa la opción Compartir para colaborar, copia el enlace y compártelo con tus compañeros. Solo asegúrate de que los permisos permitan la edición; de lo contrario, solo podrán verlo.
Totalmente. Abre el formulario, vuelve a la configuración de Compartir y desactiva el enlace de colaboración o modifica la configuración de las respuestas para restringir el acceso. Ten en cuenta que las respuestas ya recopiladas no desaparecerán a menos que elimines el formulario.
Conclusión
Una vez que domines todas estas opciones para compartir y colaborar, administrar tus formularios de Microsoft Forms será bastante fácil. Enviar enlaces, invitar a amigos a editar o revocar el acceso: todo está a solo unos clics. Recuerda verificar los permisos si no quieres que nadie vea tu trabajo. En algunas configuraciones, parece que tienes que hacer un gran trabajo, pero con la práctica se vuelve más fácil. Espero que esto simplifique un poco el proceso, porque, claro, Microsoft tiene que complicar mucho más el uso compartido de lo que debería.
Resumen
- Sepa dónde está el botón Compartir : en la esquina superior derecha de Formularios
- Decide quién puede responder: cualquier persona o solo tu equipo
- Comparte el enlace o el código para insertar según tus necesidades
- Utilice Compartir para colaborar si otros necesitan editar el formulario
- Recuerda que puedes revocar el acceso o eliminar formularios cuando sea necesario
Resumen
Compartir Microsoft Forms no es precisamente sencillo, pero una vez que dominas estas opciones, no es tan complicado. Ya sea que quieras respuestas de todos, ediciones privadas o un control estricto, las opciones están ahí; a veces, solo que están ocultas tras los menús. Esperemos que esto le ahorre algunas horas a alguien que intente entenderlo. Cruzo los dedos para que esto ayude a simplificar las cosas.