¿Alguna vez te has cansado de escribir las mismas frases largas o términos complejos una y otra vez en Google Docs? Es un poco molesto, sobre todo cuando tienes prisa o estás editando mucho. Por suerte, Google Docs tiene una práctica función para crear sustituciones de texto personalizadas: básicamente, atajos que se convierten automáticamente en palabras o frases completas. Ahorra mucho tiempo, pero, sinceramente, mucha gente se lo pierde porque no se da cuenta de lo fácil que es configurarlo o intenta hacerlo de forma torpe y no funciona. Así que aquí tienes un resumen de lo que me funcionó, un poco lioso, pero espero que te ayude a evitar perder horas intentando averiguarlo. Una vez que lo hayas entendido, puedes escribir un pequeño atajo y dejar que Google Docs complete el resto. Es muy útil si creas informes, escribes correos electrónicos repetitivos o simplemente odias escribir lo mismo una docena de veces. Ten en cuenta que si tus atajos no son lo suficientemente únicos, podrían activarse accidentalmente, así que elige unos que no interfieran con la escritura normal. Y sí, esto funciona prácticamente igual en el móvil si inicias sesión en tu cuenta de Google, pero a veces no es tan fluido. En fin, aquí te explicamos cómo hacerlo.
Cómo crear una sustitución de texto personalizada en Google Docs
Comencemos con lo básico: abrir Preferencias y encontrar dónde configurar esto
Primero, abre tu Documento de Google (es decir, carga cualquier documento).Luego, ve a Herramientas y haz clic en Preferencias. En esa ventana es donde ocurre toda la magia. Si no te has dado cuenta, es bastante simple: dos columnas: a la izquierda para el acceso directo y a la derecha para el texto expandido. Te conviene tenerlo listo.
En algunas configuraciones, esta ventana de Preferencias puede ser un poco extraña: a veces no se guarda inmediatamente o no muestra los accesos directos anteriores. Porque, claro, a Windows y Chrome les encanta complicar las cosas simples. Así que, si no ocurre nada después de hacer clic en Aceptar, prueba a cerrar y volver a abrir tu Documento de Google o incluso a actualizar la página. Una vez dentro, solo tienes que rellenar las columnas.
Ingresa tu acceso directo y la frase larga en la que quieres que se expanda
- En la columna de la izquierda, escribe un atajo rápido y fácil de recordar. Me gusta que sean cortos, quizás un par de letras o una combinación peculiar. Algo como “$$” o “;hr” para “Hola, ¿cómo estás?”.
- En la columna derecha, escribe la frase o palabra completa que quieres que aparezca. Ten cuidado: si cometes un error tipográfico, se expandirá mal y eso puede resultar confuso al escribir.
Consejo profesional: mantén tus atajos únicos. Por ejemplo, no uses “hola” ni “sí”, ya que no querrás que se activen a mitad de la frase. Considera combinaciones más largas o arbitrarias, como “!1” o “@x”.Así, será menos probable que se activen accidentalmente.
Guarde su configuración y véala en acción
Haz clic en Aceptar cuando hayas escrito tu mensaje. Ahora, cada vez que escribas ese acceso directo seguido de un espacio o un signo de puntuación, debería expandirse automáticamente. La verdad es que en algunos equipos funciona a la primera; en otros, quizás tengas que actualizar o reiniciar Chrome. Es raro, pero así es Google.
Ten en cuenta que esta configuración se aplica a Documentos de Google, no a todas las apps de Google ni a todo el sistema. Por lo tanto, si quieres un acceso directo universal, tendrás que configurarlo en otro lugar, como en las opciones de autocorrección de Windows o en la configuración del teclado del móvil.
Consejos para que esto funcione perfectamente sin sorpresas
- Utilice atajos cortos y memorables, pero no tan comunes que resalten sus palabras cotidianas.
- Pruebe algunos ejemplos: a veces, la corrección automática de Google puede interferir si el acceso directo parece una palabra normal.
- Revisa regularmente tu lista de accesos directos en Herramientas → Preferencias. A veces, olvidas haber configurado uno y te dificulta el flujo de trabajo.
- Si sus accesos directos no se activan, verifique si tiene aplicaciones de corrección automática o de teclado que puedan estar en conflicto.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si olvido mi acceso directo o deja de funcionar?
Simplemente vuelve a Herramientas → Preferencias. Todos tus accesos directos aparecen ahí. Asegúrate de haberlos guardado correctamente; ya lo he hecho, pero perdí el tiempo intentando averiguar por qué no se expandía nada.
¿Puedo usar esto en mi teléfono o tableta?
Sí, pero depende. Si usas Google Docs en un navegador o app móvil, es cuestión de suerte. Normalmente, los atajos funcionan si el teclado de tu móvil admite reemplazos de texto personalizados, como en Gboard, que te permite configurar atajos de forma independiente. Así que es un paso diferente, pero una idea similar.
¿Cuántos accesos directos puedo configurar?
Tantos como quieras, en realidad. Sin límite, solo que no te sobrecargues la cabeza ni te adentres en un terreno de locura donde olvides qué es qué.
¿Puedo compartir estos atajos con colegas?
Lamentablemente, no. Solo están vinculadas a tu cuenta de Google y tus preferencias. Sin embargo, podrías compartir tu lista y ellos podrían copiarla y pegarla o configurarla manualmente.
Resumen
- Abra Herramientas → Preferencias en Google Docs.
- Escriba su acceso directo personalizado y la frase completa.
- Haga clic en Aceptar y pruébelo.
Resumen
Configurar sustituciones de texto puede reducir considerablemente el tiempo de escritura en Google Docs, especialmente con esas frases largas y aburridas que todos parecen repetir. Es un poco raro que Google no lo haga más obvio, pero una vez que funciona, es una revolución total. Simplemente mantén tus atajos inteligentes y evita saturarte la mente o crear conflictos. Esperemos que esto te ahorre algunos problemas o, al menos, te facilite el día. Cruzo los dedos para que esto ayude a alguien a hacer un poco más sin perder la cabeza en el proceso.