Si intentas crear una encuesta, sondeo o cuestionario rápido sin usar herramientas complejas de terceros, Microsoft Forms es sorprendentemente práctico. Es gratuito (para la mayoría de los usuarios), muy sencillo y puedes configurar un formulario básico en tan solo unos minutos. El objetivo principal es que la recopilación de comentarios o respuestas sea lo más sencilla posible: sin codificación ni complicaciones. Una vez configurado, recibirás respuestas actualizadas en tiempo real y analizar los datos es bastante sencillo. Ya sea una tarea puntual o continua, saber cómo usar Formularios te ahorrará dolores de cabeza cuando necesites resultados rápidos.
¿Cómo utilizar Microsoft Forms?
Introducción a Microsoft Forms
Primero lo primero: iniciar sesión y crear tu formulario. Esa es la parte fundamental y, sinceramente, es bastante intuitivo una vez que le coges el truco. El objetivo es crear una encuesta o un cuestionario rápidamente, personalizarlo y compartirlo con la mínima complicación.
Inicie sesión y diríjase a Formularios
Visita forms.microsoft.com. Inicia sesión con tus credenciales de Microsoft 365 o tu cuenta personal de Microsoft. Si usas una computadora portátil del trabajo o una cuenta educativa, probablemente ya tengas acceso. Una vez iniciada la sesión, verás todos tus formularios existentes si los has usado antes, o una página en blanco si no.
Crear un nuevo formulario o cuestionario
Haz clic en el botón “Nuevo formulario” o “Nuevo cuestionario” (dependiendo de si quieres asignar puntos o simplemente recopilar opiniones).Escribe un título claro y una breve descripción; considéralo como la introducción de tu formulario. A partir de aquí, solo tienes que añadir preguntas.
Agregar preguntas
- Pulsa “Añadir nuevo” y elige entre opciones como opción múltiple, entrada de texto, calificaciones o fechas. La verdad es que arrastrar y soltar las preguntas facilita la organización. En algunas configuraciones, el botón “Añadir nuevo” puede ser un poco complicado, así que no te sorprendas si a veces tienes que hacer doble clic o volver a abrirlo. Al fin y al cabo, es Windows.
- ¿Quieres darle un toque especial? Inserta imágenes o vídeos directamente en las preguntas: haz clic en los iconos multimedia junto a los tipos de pregunta. Créeme, un poco de interés visual puede aumentar la participación.
- No olvides activar la opción “Obligatorio ” para las preguntas que realmente deben responderse. De lo contrario, podrían perderse información importante.
Si dudas entre Microsoft Forms y Google Forms, puedes compararlos para ver cuál se adapta mejor a tus necesidades. Por un lado, está un poco más integrado si ya estás en el ecosistema de Microsoft; por otro, Google Forms puede ser más rápido para algunas tareas básicas.
Personalización de su formulario
Haz que se vea decente con un tema.
Haz clic en el botón “Tema” en la parte superior: es una forma rápida de cambiar el aspecto de tu encuesta. Puedes elegir un color sólido, subir tu propio fondo o seleccionar entre las imágenes predefinidas. Esto puede ayudarte a que coincida con tu marca o simplemente a que el formulario sea atractivo; siempre es una buena idea.
Divídelo con secciones
Los formularios largos se vuelven abrumadores rápidamente. Agregar secciones dispersa el contenido, lo que ayuda a los encuestados a concentrarse. Simplemente haga clic en ” Agregar sección” en el menú e inserte sus preguntas. Ideal para encuestas más largas o cuestionarios con varios temas.
Lógica de salto inteligente con ramificación
Aquí es donde las cosas se vuelven un poco más inteligentes. Usa la lógica de ramificación para dirigir a los encuestados por diferentes rutas según sus respuestas. Por ejemplo, si alguien dice que no tiene coche, se omiten todas las preguntas sobre la propiedad del vehículo. Al principio es un poco complicado, pero una vez configurado, los encuestados agradecerán no tener que pasar por preguntas irrelevantes. Encuentra esta opción en “Más opciones ” debajo de cada pregunta: “Añadir ramificación”.
Honestamente, configurar esto implica algo de prueba y error, especialmente cuando se intenta descubrir las rutas, pero una vez que hace clic, es un verdadero ahorro de tiempo.
Compartir y recopilar respuestas
Hazlo público compartiéndolo
Haz clic en Compartir en la esquina superior derecha. Puedes copiar un enlace directo, enviar un código QR o insertarlo. Recuerda que, si usas el enlace, quizás quieras controlar quién puede responder; configura los permisos correspondientes.
- Seleccione “Cualquier persona con el enlace puede responder” si desea acceso abierto. O bien, restrinja el acceso a las personas de su organización para mayor privacidad.
- Si va a incrustar, tome el código de incrustación y péguelo en su sitio web. Es posible que necesite ajustar el ancho y la altura para que se ajusten a su diseño. Las opciones de incrustación se encuentran en “Incrustar” en el menú para compartir y le proporcionarán un código iframe.
Si está compartiendo con un equipo y desea que otra persona administre las respuestas más tarde, no olvide que puede cambiar la propiedad dentro de la configuración del formulario o darles permisos de edición a través de las opciones para compartir.
Controlar quién puede ver y responder
Esto es importante si quieres limitar las respuestas a un grupo específico. Consulta el engranaje de Configuración (también en el menú Compartir).Aquí puedes activar opciones como aceptar respuestas solo en ciertas fechas o cerrar el formulario después de un número determinado de respuestas.
Cómo revisar las respuestas
Ver respuestas en tiempo real
Una vez que empiecen a llegar las respuestas, dirígete a la pestaña “Respuestas”. Obtendrás una vista general rápida de los datos: gráficos, respuestas individuales, todo. Es sorprendentemente útil para obtener información rápidamente sin tener que exportar.
Exportación para inmersiones profundas
Si desea profundizar en los datos más allá de los paneles integrados, haga clic en “Abrir en Excel”. Se descargará una hoja de cálculo con todas las respuestas perfectamente organizadas: filtros, fórmulas, etc. A veces, es más rápido que intentar interpretar los gráficos, sobre todo si desea aplicar análisis complejos.
Resúmenes visuales automáticos
Microsoft Forms genera automáticamente gráficos limitados para cada pregunta y se actualizan en tiempo real a medida que llegan las respuestas. Es una forma rápida de visualizar sus datos sin tener que abrir Excel, perfecto para sesiones de comentarios instantáneos.
Nota: En algunas máquinas esto puede demorarse un poco o no actualizarse de inmediato, pero en general es una característica sólida.
Preguntas frecuentes
Elige “Nuevo cuestionario” en lugar de un formulario, añade preguntas y asigna puntos a cada una. Es sencillo y funciona igual que un formulario normal, pero con puntuación integrada.
Por supuesto. Usa el enlace “Compartir para colaborar” para dar acceso a otros usuarios. Es ideal para proyectos de equipo o encuestas que requieren la participación de varias personas.
Sí. Forma parte de tu cuenta de Microsoft (personal u Office 365).Si tienes una suscripción a Microsoft 365, obtienes algunas funciones adicionales, pero en general es bastante accesible para uso ocasional.
Claro que sí. Ve a Configuración y establece las fechas de inicio y fin, o simplemente cierra el formulario cuando alcances el límite de respuestas. Así, no tendrás que revisarlo manualmente.
Resumen
Microsoft Forms es sorprendentemente eficaz para realizar encuestas y cuestionarios rápidos. No es perfecto (tiene fallos ocasionales, la personalización limitada, etc.), pero en general, es una herramienta sólida que funciona rápidamente. Una vez que te familiarizas con la interfaz, solo toma unos minutos configurar y compartir un formulario listo para responder. Si las respuestas empiezan a llegar, las analíticas integradas facilitan el proceso. Ideal para sesiones rápidas de retroalimentación, encuestas de clase o encuestas internas rápidas. Ojalá esto ayude a evitar complicaciones y a ir directo al grano.
- Asegúrese de haber iniciado sesión con la cuenta correcta.
- Dedica un minuto a personalizar el tema o las secciones.
- Comparte el enlace o incrústalo donde sea necesario.
- Esté atento a las respuestas y expórtelas si realmente desea profundizar.