Cómo crear un sitio de SharePoint: tutorial paso a paso

Configurar un sitio de SharePoint es bastante sencillo, pero a veces los permisos, las opciones de diseño o la ubicación de los menús pueden resultar confusos. Quizás intentas crear un sitio y te atascas porque no ves las opciones correctas o no sabes dónde encontrar ciertas configuraciones después de la configuración inicial. Esta guía te explica cómo crear un sitio desde cero y personalizarlo para que funcione a la perfección para tu equipo, sin tecnicismos ni jerga técnica. El objetivo es simplificarlo y convertirlo en un espacio de trabajo práctico para proyectos, archivos y actualizaciones rápidas.

¿Cómo crear un sitio en SharePoint?

Pasos para crear un sitio en SharePoint

Primero, asegúrate de tener los permisos correctos. Normalmente, necesitas ser administrador o, al menos, tener permisos para crear sitios en tu configuración de Microsoft 365. Si todo está resuelto, aquí te explicamos cómo poner en marcha un nuevo sitio.

1. Abre Microsoft 365 y ve a SharePoint. Lo encontrarás en el iniciador de aplicaciones (la pequeña cuadrícula en la esquina superior izquierda de la página de inicio de Office).En algunas configuraciones, el enlace puede estar oculto en el menú, así que busca “SharePoint” en todas las aplicaciones.
2. Una vez allí, pulsa el botón grande + Crear sitio. Si no lo ves, revisa tus permisos; no todos pueden crear sitios por defecto.
3. Elige entre un sitio de equipo (ideal para colaboración, documentos compartidos y chats) o un sitio de comunicación (más adecuado para difundir información a grupos más amplios).Normalmente, si es para tu equipo, elige el sitio de equipo; para actualizaciones más amplias, elige Comunicación.
4. Escribe un nombre de sitio claro. Algo como “Campaña de Marketing 2024” o “Políticas de RR. HH.” ayuda a que todos lo entiendan. Al hacerlo, la URL se genera automáticamente; puedes cambiarla si es necesario, pero que sea simple.
5. Agregue una descripción que explique para qué sirve el sitio: es útil si está creando varios y desea mantener todo en orden.
6. Elige la configuración de privacidad.”Público” significa que cualquier persona de tu organización puede verlo; “Privado” significa que está restringido. Piensa en quién necesita realmente el acceso; los sitios privados pueden ser un problema si olvidas dar permisos a alguien más adelante.
7. Invita a miembros y propietarios escribiendo sus direcciones de correo electrónico o nombres. Si formas parte de una organización grande, a veces tendrás que comprobar que tienes permisos para agregar personas; de lo contrario, esto podría no funcionar correctamente.
8. Finalmente, haz clic en Finalizar.¡Listo! ¡Tu nuevo sitio ya está disponible! No olvides ir a la configuración para personalizarlo aún más o subir documentos importantes.

Una vez que tu sitio esté activo, es recomendable organizar el contenido en carpetas o bibliotecas de documentos; así será más fácil encontrarlo más adelante. Además, no olvides explorar la configuración del sitio; puedes cambiar su apariencia, permisos o añadir componentes web.

Personalice su sitio de SharePoint

Tras crear el sitio web básico, añadir toques personales es fundamental. Cambiar temas, añadir componentes web o subir logotipos puede hacer que parezca menos una plantilla corporativa y más algo que realmente pertenece a tu equipo.

1. Vaya a Configuración > Cambiar la apariencia. Desde aquí, puede elegir temas, colores y encabezados para darle un aspecto menos original y más personalizado.
2. Use Editar página > + Añadir elemento web para añadir noticias, calendarios o listas. Entre los elementos web más comunes se incluyen bibliotecas de documentos, informes de Power BI incrustados o publicaciones de noticias. En algunas configuraciones, es posible que deba cambiar al modo de edición desde el icono del engranaje en la esquina superior derecha.
3. Sube tus archivos a bibliotecas de documentos dedicadas y organízalos en carpetas si es necesario. Así, tu equipo podrá encontrar lo que necesita en lugar de tener que rebuscar entre un montón de archivos.
4. Si la marca es importante, visita Configuración > Información del sitio y luego sube tu logotipo o cambia la descripción del sitio. Aquí puedes personalizar tu sitio un poco más.

Y oye, si mover contenido entre sitios de SharePoint es algo que harás a menudo, consulta cómo mover o copiar archivos de manera eficiente: te ahorrará algunos dolores de cabeza más adelante.

¿Qué es realmente un sitio de SharePoint?

Es básicamente el espacio de trabajo digital de tu equipo. Archivos, conversaciones, actualizaciones: todo en un solo lugar. Lo mejor es que hay diferentes tipos: los Sitios de Equipo sirven para la colaboración interna con documentos compartidos, mientras que los Sitios de Comunicación se centran más en la difusión de información, como un boletín informativo departamental o anuncios de la empresa.

Organizar tu contenido y definir los permisos convierte tu SharePoint de un montón de cosas confusas en una herramienta realmente práctica. Si aún no lo entiendes, los conceptos básicos se explican en las páginas completas de instrucciones de SharePoint, pero esto debería servirte de punto de partida.

¿Por qué molestarse en crear un sitio en primer lugar?

• Centraliza todo (archivos, noticias, anuncios) para que la gente no tenga que buscar por todas partes ni enviar enlaces por correo electrónico.
• Ayuda a evitar el caos de versiones con el registro de entradas y salidas de documentos y el historial.
• Se integra de forma nativa con Teams, Outlook y OneDrive, lo que te permite un flujo de trabajo fluido. Aunque parezca increíble, crear un sitio web es prácticamente la base de la colaboración organizada hoy en día.

Algunas preguntas frecuentes rápidas