Cómo crear una carpeta en SharePoint fácilmente

Crear carpetas en SharePoint parece bastante sencillo al principio, pero una vez que lo pruebas en diferentes sitios o vistas, te encuentras con algunos problemas. A veces, los botones no están donde esperas o la interfaz resulta un poco inconsistente. Es un poco extraño, pero conocer los pasos exactos y qué buscar puede ahorrarte mucha frustración, especialmente si intentas organizarte rápidamente. Esta guía te ayudará a configurar esa carpeta sin complicaciones. Una vez que le pilles el truco, es una forma rápida de organizar tus archivos y compartirlos en un abrir y cerrar de ojos.

¿Cómo crear una carpeta en SharePoint?

Abra su sitio de SharePoint

Esta parte es bastante básica, pero si no has iniciado sesión, todo lo demás es irrelevante. Visita el sitio web de SharePoint de tu organización: https://.sharepoint.comNormalmente, inicia sesión con tus credenciales de Microsoft 365. Si formas parte de varios, deberás elegir el sitio o equipo correcto. A veces resulta confuso elegir el sitio, sobre todo si el SharePoint de tu empresa está disperso.

• Navegue al sitio de SharePoint de su empresa desde su navegador.
• Inicie sesión con sus datos de inicio de sesión de Microsoft 365.
• Seleccione el equipo o sitio del proyecto donde desea agregar la carpeta.

Si desea mejorar aún más el acceso a los archivos, consulte cómo abrir SharePoint en el Explorador de archivos: puede hacer que arrastrar cosas sea más fácil, especialmente si utiliza computadoras de escritorio.

Acceder a la Biblioteca de Documentos

Cada sitio de SharePoint suele tener al menos una biblioteca de documentos: ahí se encuentran todos los archivos. Debe abrirla antes de crear carpetas o subir archivos.

• Busque el enlace Documentos en la barra lateral izquierda o en el menú de navegación superior.
• Haz clic en él (y te juro que a veces está oculto en menús extraños o en “Contenidos del sitio”, así que estate alerta si no está al frente y en el centro).
• Seleccione la biblioteca donde desea agregar la nueva carpeta.

Cambiar a la vista correcta (opcional)

Esto depende de tu experiencia con SharePoint. SharePoint tiene una vista moderna y la antigua interfaz clásica, y los botones difieren mucho. Si algo te parece extraño o faltan opciones, revisa la versión que estás usando.

• Si estás en la versión moderna, busca el botón + Nuevo en la parte superior de la biblioteca. Suele ser llamativo y fácil de pasar por alto.
• Si parece un sitio de la vieja escuela con una barra de herramientas, probablemente esté en el modo clásico y pueda ver opciones como Cargar o Nuevo documento.

Crear una nueva carpeta

Ahora, aquí es donde finalmente obtienes tu carpeta. El proceso varía ligeramente entre la versión moderna y la clásica, pero ambas son bastante fáciles una vez que te acostumbras.

En SharePoint moderno:

• Haga clic en + Nuevo en la parte superior de la biblioteca de documentos.
• Seleccione Carpeta en el menú desplegable.
• Ingrese un nombre, algo significativo para que todos sepan quién vive aquí; evite usar palabras sin sentido.
• Pulse Crear.

En SharePoint clásico:

• Haga clic en el botón Nuevo documento o en el menú desplegable que dice Nuevo.
• Seleccione Carpeta en el menú.
• Escriba el nombre de su carpeta.
• Presione OK o Guardar.

Algunas configuraciones son complicadas y podrían no mostrar la opción ” Carpeta” inmediatamente. Si no la ve, intente actualizar o cambiar de vista. En algunos equipos, el menú “Nuevo” podría requerir uno o dos clics para configurarse antes de mostrar las opciones.

Mover o cargar archivos a su carpeta

Una vez creada la carpeta, solo hay que rellenarla, ya sea arrastrando y soltando o subiéndola directamente. Haz doble clic en la carpeta para abrirla y luego:

• Haga clic en Cargar en la parte superior o simplemente tome los archivos de su escritorio y arrástrelos a la ventana de la carpeta.
• Espera a que desaparezca la barra de carga. A veces, los archivos grandes tardan un poco, así que ten paciencia.
• Confirma que los archivos aparecen dentro y listo.

Si desea organizar archivos después de cargarlos, es posible que desee aprender a mover archivos dentro de SharePoint (a veces, arrastrar y soltar no siempre es sencillo, según su navegador o red).

Administrar quién ve su carpeta

Los controles de uso compartido son importantes si desea que ciertas personas vean o editen la carpeta. Para configurar los permisos:

• Haga clic en la carpeta y luego presione el botón Compartir.
• Escriba direcciones de correo electrónico o grupos; sea específico para no otorgar accidentalmente un acceso demasiado amplio.
• Elija el nivel de permiso: Ver (sólo lectura), Editar (realizar cambios) o Control total (cosas de administración).
• Haga clic en Enviar.

Consejo: si trabajas con Teams, también puedes administrar los permisos a través de la interfaz de Teams, lo que a veces facilita las cosas si todos están en el mismo chat.

¿Por qué molestarse en crear carpetas?

Además de lo obvio, las carpetas facilitan la navegación y la búsqueda cuando tienes muchísimos archivos. Se trata de mantener el orden y evitar tener que buscar constantemente entre los resultados de búsqueda. Además, facilita la colaboración: todos saben dónde colocar o encontrar los archivos sin problemas. Solo ten en cuenta que el uso excesivo de carpetas puede generar desorden anidado; a veces, los metadatos y las vistas son más eficaces para la organización, pero sí, las carpetas son un clásico.

• Es fácil encontrar lo que necesitas
• Menos desorden en tu disco compartido
• Mejor gestión de permisos en carpetas individuales

Y por supuesto, si las cosas se complican, siempre puedes etiquetar archivos con metadatos o crear vistas personalizadas para evitar depender demasiado de estructuras de carpetas profundas.

Preguntas frecuentes