Cómo crear una lista en SharePoint: un enfoque paso a paso

Crear una lista en SharePoint es una forma muy práctica de controlar los datos, organizar flujos de trabajo o simplemente mantener a todos informados. Tanto si usas SharePoint Online como parte de Microsoft 365 como si tienes una configuración algo más antigua, configurar una lista adecuada puede ayudar a automatizar tareas y a facilitar la colaboración. A veces, los usuarios se encuentran con problemas debido a permisos, peculiaridades de navegación o simplemente por no saber qué opciones elegir. Por lo tanto, esta guía te ayudará a empezar y a señalar algunos problemas que podrías encontrar. Una vez hecho esto, te preguntarás cómo te las arreglabas sin ella.

¿Cómo crear una lista en SharePoint?

Abra SharePoint (y no olvide sus datos de inicio de sesión)

El primer paso siempre es acceder a tu sitio de SharePoint. Normalmente, buscas la aplicación de SharePoint en Microsoft 365. Si no la ves, revisa en Todas las aplicaciones o pregunta al departamento de TI si no está disponible. Inicia sesión con tu cuenta profesional o educativa y navega al sitio donde necesitas la lista. Si planeas usarla con frecuencia, te recomendamos guardarla en tus favoritos; no hay nada peor que buscar el enlace constantemente.

1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365.
2. Haga clic en la aplicación de SharePoint desde el panel.
3. Selecciona el sitio donde quieres crear la lista. Si tus permisos son limitados, es posible que tengas que hacer clic unos minutos antes.

Consejo profesional: para facilitarte la vida, haz clic derecho en el sitio en tu navegador y agrégalo a tus favoritos o fíjalo, así no tendrás que buscar esas URL todas las semanas.

¡Es hora de hacer la lista!

Una vez que estés en el lugar, pulsa el botón grande ” Nuevo” en el menú de comandos. Algunos sitios también tienen un acceso directo en la barra de inicio rápido o en la página de contenido. Seleccionar ” Lista” en el menú desplegable es clave; si solo ves “Biblioteca de documentos” o “Página”, estás en el lugar equivocado.

1. En la página de inicio de su sitio, haga clic en el botón Nuevo.
2. Seleccione Lista de las opciones que aparecen.
3. Decide cómo quieres empezar:
   • Lista en blanco si quieres construir todo desde cero (buena suerte).
   • Desde Excel si ya tienes los datos listos y no quieres volver a escribir todo.
   • De la lista existente si desea clonar una anterior.
   • Plantillas si te da pereza usarlas y quieres diseños predefinidos como Seguimiento de incidencias o Planificación de eventos. A veces, estas plantillas son imprecisas según tus permisos o versión, así que comprueba si están preinstaladas en tu sitio o si necesitas añadirlas desde el administrador.

Configura el cerebro de tu lista

Después de elegir tu estilo, solo queda darle un buen nombre y contexto. Esto te ayudará a ti y a los demás a comprender de qué se trata más adelante. Completa el campo “Nombre” y, si te apetece, añade una descripción. Si ya estás pensando en la navegación, activa la opción ” Mostrar en la navegación del sitio”. Cuando estés listo, haz clic en “Crear”.

Si más adelante decides que ciertas personas no deben ver esta lista o no pueden editarla, tendrás que ajustar los permisos (hablaremos más sobre esto más adelante).Pero por ahora, es hora de empezar a añadir columnas.

Agreguemos algunas columnas y cosas así.

Aquí define el tipo de información que contendrá la lista.¿Está realizando un seguimiento de tareas, inventario o comentarios? Agregue columnas para Texto, Número, Fecha, Persona, Opción u otros tipos según el tipo de datos. Al agregar una columna, verá opciones como “Obligatorio”, “Valor predeterminado” y “Único”.Experimente con ellas para evitar entradas duplicadas o aplicar reglas.

1. Haga clic en el botón + Agregar columna : está en la parte superior o lateral de la vista de lista.
2. Seleccione el tipo que mejor se adapte a sus datos. Normalmente, Texto o Fecha son opciones seguras.
3. Establezca el nombre de la columna y cualquier otra opción de validación.
4. Haga clic en Guardar.

Consejo: Si sus datos se conectan a otras fuentes o se exportan desde Excel, asegúrese de que los tipos de columna coincidan para evitar problemas de sincronización. Además, a veces los datos importados no se alinean perfectamente, así que verifique antes de agregarlos en bloque.

Haz que se vea bien y funcione para ti

Después de completar algunos registros, quizás quieras cambiar la visualización de la lista. No a todos les gusta la vista predeterminada “Todos los elementos”.Para simplificar:

1. Haga clic en el menú desplegable que dice Todos los elementos.
2. Seleccione Crear nueva vista o modificar una existente.
3. Configura filtros, orden de clasificación y agrupación. Por ejemplo, ordena por fecha descendente para ver primero las entradas recientes.

Esto es muy útil si gestionas grandes conjuntos de datos o simplemente quieres tener a la vista la información de acceso frecuente. Además, puedes configurar diferentes vistas para necesidades específicas, como un filtro de vista “Pendiente” para mostrar solo los elementos incompletos. Es un poco peculiar, pero muy práctico si lo haces bien.

¿Por qué molestarse con las listas de SharePoint?

• Centro central: permite que todos vean los mismos datos, sin más caos por correo electrónico.
• Extensible: con Power Automate, puede iniciar flujos de trabajo, enviar alertas o incluso activar correos electrónicos cuando se agregan o cambian cosas.
• Colaborativo: ¿ Varias personas editan a la vez? No hay problema; incluso si alguien queda bloqueado temporalmente, SharePoint lo gestiona fácilmente.
• Sincronización de Excel: exporte datos o vincúlelos a Excel para generar informes sin complicaciones.

Preguntas frecuentes (porque, claro…)