Esta guía rápida está pensada para quienes desean comenzar a usar Microsoft Word sin tener que sumergirse en todos los detalles técnicos de inmediato. A veces, basta con familiarizarse con lo básico: cómo abrir un documento, escribir, aplicar un poco de formato y saber cómo guardar o compartir sin complicaciones. Pero, claro, una vez que se avanza en funciones más avanzadas como encabezados, tablas o saltos de página, es cuando todo puede volverse un poco confuso: puede que los encabezados aparezcan donde no deberían, o que la numeración de páginas altere el diseño. Por lo tanto, cubriré algunos pasos de eficacia comprobada para que empieces a trabajar y añadiré consejos para solucionar problemas comunes.
¿Cómo utilizar Microsoft Word?
Introducción a Microsoft Word
Primero, necesitas abrir Word. Es bastante sencillo, pero a veces da la sensación de tener que lidiar con un montón de obstáculos. En Windows, puedes presionar el menú Inicio y escribir Word. En Mac, presiona ” Buscar en SpotlightCmd + Space ” y escribe Word. Si no está ahí, quizás Office no esté instalado o esté oculto en la carpeta de aplicaciones. Una vez que lo abras, crear un nuevo documento suele consistir simplemente en hacer clic en “Documento en blanco” o seleccionar una plantilla de la galería de Essentials si necesitas un currículum o un informe rápido.
Acceder a la cinta de opciones (la barra de herramientas superior) puede parecer intimidante al principio. Tiene pestañas como Inicio, Insertar, Diseño y Revisar. Estas contienen prácticamente todo lo necesario para dar formato, insertar imágenes, añadir números de página o revisar la ortografía. Claro que Word a veces lo hace más difícil de lo que debería, pero una vez que le coges el truco, no es tan complicado.
Cómo escribir y dar formato a su texto
¿Empiezas a escribir texto? Simplemente haz clic dentro del documento y escribe. Cuando necesites que algo destaque o se vea mejor, resalta lo que quieras cambiar y usa los menús desplegables de fuentes o los botones de estilo: negrita, cursiva, subrayado. Es casi facilísimo. Pero ten cuidado con pulsar Intro demasiadas veces por accidente: esas líneas en blanco pueden arruinar el espaciado más adelante. Para la alineación, los iconos de izquierda, centrado, derecha y justificado se encuentran en la pestaña Inicio. A veces se olvida que hay opciones además de la alineación a la izquierda, así que experimenta si tu documento se ve raro.
Para mayor rapidez, existen atajos de teclado que pueden ser útiles. Por ejemplo, Ctrl + Bpara negrita, Ctrl + Icursiva y Ctrl + Usubrayado. No sé por qué funciona, pero en algunas configuraciones, estos atajos pueden ser inestables hasta que Word decide reconocerlos. Además, si por accidente te equivocas con el espaciado o la sangría, revisa la configuración de párrafo. He visto documentos donde la sangría o el interlineado fallaron porque alguien los revisó sin darse cuenta.
Agregar elementos a su documento
Aquí es donde el documento empieza a parecerse menos a un simple archivo de texto. Para insertar imágenes, ve a la pestaña Insertar y haz clic en Imágenes. Normalmente basta con seleccionar una imagen de tus archivos y redimensionarla arrastrando las esquinas. Sin embargo, a veces, las imágenes se atascan o no se alinean correctamente; esto es bastante común. Para las tablas, pulsa Insertar > Tabla y selecciona cuántas filas y columnas necesitas. Ten en cuenta que, si insertas muchas tablas o encabezados, el formato puede resultar extraño si no tienes cuidado.
Los encabezados y pies de página son otra cosa. Pulse Insertar > Encabezado o Pie de página. Si ve números de página extraños o encabezados repetidos en todas las páginas cuando no los desea, podría ser un problema de salto de sección. Puede eliminar los saltos de sección haciendo clic en ellos y pulsando Retroceso o a través del menú Diseño > Saltos ; a veces, estos saltos son los causantes del desorden del diseño.
Si alguna vez te han molestado las marcas de formato (esos símbolos de párrafo y espacios que aparecen al pulsar Mostrar/Ocultar ), puedes desactivarlas en la pestaña Inicio. Son útiles para solucionar problemas de diseño inusuales.
Y si aparecen cambios repentinos en encabezados, números de página o diseño, quizás tengas que eliminar un salto de sección o restablecer el encabezado/pie de página. Para eliminar un salto de sección, activa las marcas de formato, busca el salto de sección y elimínalo. Sí, a Word le gusta ocultar cosas, así que a veces es una búsqueda del tesoro.
Guardar y compartir
Una vez que el documento esté listo, no querrás perder tu trabajo. Ve a Archivo > Guardar como y selecciona una carpeta, como Documentos o una carpeta en la nube. Guárdala .docxpara editarla más tarde o .pdfpara fijar el diseño y enviarla.
Compartir es tan fácil como ir a Archivo > Compartir. Puedes enviarlo directamente por correo electrónico, generar un enlace si usas OneDrive o subir el archivo donde lo necesites. Pero ten cuidado: a veces los enlaces fallan si el documento no se comparte correctamente o si los permisos no están configurados correctamente. Además, para informes largos, no olvides actualizar todos los campos (como el índice y las referencias cruzadas) antes de enviarlo, porque no hay nada peor que enviar un informe con las fechas de 2022 aún visibles.
Preguntas frecuentes
Ábrelo, crea un documento en blanco, escribe algo, quizás cambia las fuentes o el tamaño, y luego guárdalo. Eso es todo.
Sí, hay una versión en línea gratuita en Office.com. Sin embargo, para acceder a todas las funciones de escritorio normalmente se requiere una suscripción.
Ve a Insertar > Salto de página o simplemente pulsa Ctrl + Enter. Esto iniciará una nueva página donde la necesites.
Sí, puedes instalarlo para macOS o usar la versión del navegador. A veces la versión para Mac es un poco diferente (a veces es más estable en Windows), pero funciona.
Resumen
Empezar con lo básico (abrir un documento, escribir, guardar y aplicar un formato sencillo) puede ser muy útil. A medida que te sientas más cómodo, los encabezados, tablas y saltos de sección te parecerán menos mágicos. Recuerda que Word no siempre es perfecto; el formato puede ser complicado y el diseño puede presentar errores. Pero con un poco de paciencia, es manejable. Esperamos que esto te ahorre frustraciones y te ayude a avanzar sin muchos dolores de cabeza.
Resumen
- Aprenda a abrir y crear documentos de Word rápidamente.
- Descubra el formato básico y los atajos para agilizar el proceso.
- Utilice las herramientas Insertar para imágenes, tablas y encabezados cuando sea necesario.
- Guarde y comparta su trabajo fácilmente, manteniendo el formato bajo control.
Cruzo los dedos para que esto ayude a alguien a evitar los errores más comunes y a empezar más rápido. Sigue investigando y, con el tiempo, se convertirá en algo natural.