Cómo navegar por SharePoint: guía paso a paso para principiantes

SharePoint es la plataforma en la nube de Microsoft para almacenar, organizar y compartir archivos, y es prácticamente omnipresente si tu equipo usa Microsoft 365. Ya sea que accedas a ella desde un navegador o a través de Microsoft Teams, se supone que facilita la colaboración. Pero seamos realistas: no siempre es intuitivo, sobre todo cuando las cosas fallan o se comportan de forma extraña. Por eso, aquí tienes una recopilación de consejos prácticos y soluciones que te resultarán útiles cuando SharePoint no funciona bien o simplemente quieras empezar a trabajar desde el primer momento.

¿Cómo utilizar SharePoint?

¿Qué es SharePoint?

En esencia, SharePoint es como un archivador digital gigante que también funciona como intranet para el equipo. Permite almacenar documentos de forma segura, administrar permisos, ajustar versiones e incluso automatizar flujos de trabajo si te interesan. Es un poco extraño, ya que reside principalmente en un navegador, así que quizá te preguntes por qué no es más sencillo. En algunas configuraciones, incluso puede ser lento o no cargar correctamente, sobre todo si la caché del navegador está saturada o los permisos están mal configurados.

• Almacene y comparta documentos de forma segura, porque, por supuesto, la seguridad es importante.
• Administrar quién puede ver o editar
• Realiza un seguimiento de las versiones para no sobrescribir accidentalmente algo importante
• Automatiza tareas con integraciones, si te interesa.

Puede acceder a SharePoint directamente a través de su navegador yendo a https://your-organization.sharepoint.com o dentro de Microsoft Teams a través de la pestaña Archivos, que se vincula directamente a la biblioteca de documentos de su equipo.

Cómo acceder a SharePoint

Acceder a tu sitio de SharePoint debería ser sencillo, pero a veces no lo es. Si notas que se bloquea o que aparecen errores, esto es lo que debes hacer:

1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365, generalmente a través de https://portal.office.com.
2. Abra el iniciador de aplicaciones (el ícono de waffle) y haga clic en SharePoint.
3. Selecciona tu sitio de equipo o de comunicación. Si no aparece, comprueba si tienes permiso.
4. En la página de inicio del sitio, haga clic en la biblioteca de Documentos para comenzar a administrar archivos.

A veces, si el sitio web carga lentamente o no aparece, borrar la caché del navegador o cambiar de navegador (Chrome o Edge) puede ser útil. Además, asegúrate de que tu licencia de Office no esté caducada ni restringida.

Cómo crear y organizar archivos

Una vez dentro de una biblioteca de documentos, crear carpetas o subir archivos debería ser pan comido. Pero ocurren cosas raras: los archivos no se suben o los nombres de las carpetas tienen caracteres extraños. Aquí tienes la primicia:

1. Haga clic en Nuevo en la parte superior, luego seleccione Carpeta o un tipo de archivo específico como Word, Excel, PowerPoint, etc.
2. Escriba un nombre claro y presione Enter.
3. Para añadir archivos, puedes arrastrarlos y soltarlos desde el escritorio o hacer clic en Subir. Para subir archivos en bloque, el botón Subir te permite seleccionar varios archivos a la vez.
4. Organice los archivos con carpetas o agregue etiquetas de metadatos (como nombres de proyectos o departamentos): esto hace que encontrar cosas más tarde sea mucho más fácil.

En algunas configuraciones, ver la nueva carpeta o archivo inmediatamente puede demorarse, especialmente si la conexión a internet es lenta. Actualice la página si no ve los cambios inmediatamente.

Cómo compartir archivos y administrar el acceso

Compartir es lo que hace que SharePoint sea útil, pero los permisos a veces pueden complicarse, haciendo que los archivos sean accesibles cuando no deberían, o viceversa. Aquí te explicamos cómo solucionarlo:

1. Coloque el cursor sobre el archivo o la carpeta y haga clic en los tres puntos (más opciones).
2. Seleccione Compartir en el menú.
3. Introduce las direcciones de correo electrónico de tus compañeros o colaboradores externos. Puedes elegir si tienen permisos de visualización o de edición.
4. Pulse Enviar o Compartir.

Si desea ajustar los permisos más tarde, haga clic en Administrar acceso (normalmente una opción en el mismo menú o en las propiedades del archivo).Desde ahí, puede dejar de compartir, establecer fechas de caducidad o dar acceso solo a personas específicas. A veces, los permisos no se actualizan al instante, así que tenga paciencia o actualice la configuración después de cambiarla.

Cómo utilizar el historial de versiones

Esta es una de esas joyas ocultas que te salvan el pellejo cuando un archivo se sobrescribe o se corrompe accidentalmente. El historial de versiones mantiene a mano las versiones anteriores, como una especie de máquina del tiempo.

1. Seleccione su documento de la biblioteca.
2. Haga clic en los tres puntos o en el menú contextual, luego seleccione Historial de versiones.
3. Desde la lista, puedes ver versiones anteriores, comparar cambios o restaurar una instantánea anterior. Atención: en algunos navegadores o configuraciones, la carga puede ser lenta o no funcionar si los permisos están restringidos.

En una máquina, el historial de versiones a veces no se carga hasta que se reinicia el navegador. No sé por qué, pero es un problema común.

Cómo integrar SharePoint con Teams y OneDrive

Aquí es donde se vuelve realmente útil. Sincronizar bibliotecas permite trabajar sin conexión o desde el Explorador de archivos, y los cambios se sincronizan automáticamente con SharePoint.

1. En Microsoft Teams, vaya a la pestaña Archivos de su canal.
2. Haz clic en Sincronizar (puede que lo veas como un icono de nube o un enlace).Se te pedirá que abras OneDrive o que lo instales si aún no está instalado.
3. Siga las instrucciones para autenticarse y elegir ubicaciones.
4. Después, tus bibliotecas de documentos aparecerán en el Explorador de archivos (Windows) o en el Finder (Mac).Los cambios se sincronizarán automáticamente mientras OneDrive esté activo.

Consejo: En algunas redes, este proceso de sincronización puede retrasarse o fallar. Reiniciar OneDrive suele ser útil. Además, asegúrate de tener suficiente espacio en el disco local si trabajas con archivos grandes.

Mejores prácticas para el uso diario

Sinceramente, mantenerse organizado es la mitad de la batalla. Usa convenciones de nomenclatura de carpetas claras y no olvides revisar la Papelera de reciclaje antes de eliminar archivos permanentemente. Si trabajas con documentos confidenciales, pulsar “Descargar” evita modificaciones accidentales. Crear alertas o notificaciones sobre cambios importantes puede evitarte sorpresas, especialmente en proyectos compartidos.

Solución de problemas y consejos

Cuando SharePoint falla (tiempos de carga lentos, errores de permisos, problemas de sincronización), aquí hay soluciones rápidas que puede probar:

1. Borre el caché y las cookies de su navegador porque los datos almacenados en caché pueden causar problemas de carga extraños.
2. Verifique el estado de su licencia de Microsoft 365: las licencias vencidas pueden bloquear el acceso o las funciones.
3. Reinicie el cliente de sincronización de OneDrive desde la bandeja del sistema; a veces solo necesita un impulso rápido.
4. Intente abrir SharePoint en un perfil de navegador diferente o en modo incógnito para descartar conflictos con las extensiones del navegador.

Si los problemas persisten, revise su conexión de red o verifique si hay interrupciones del servicio a través de la página de estado del administrador de Microsoft 365. A veces, es solo un problema temporal.

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