Ordenar tus datos alfabéticamente en Word 2011 ya no es tan complicado como antes, pero aún puede ser un poco confuso si no sabes dónde buscar. Ya sea que estés ordenando una lista sencilla o intentando organizar una tabla completa, Word cuenta con una práctica función de ordenación integrada. El problema es que está un poco escondida en la pestaña “Inicio”, y si no prestas atención, es fácil seleccionar elementos incorrectos u olvidar configurar las opciones correctas. Sin embargo, una vez que le coges el truco, es bastante sencillo: con solo unos clics, tus datos estarán ordenados. Aquí tienes la información sobre cómo hacerlo, con algunos consejos adicionales.
Cómo ordenar alfabéticamente en Word 2011
Elija el fragmento de texto o datos correcto
Resalte la lista, la columna de la tabla o el bloque de texto que desea ordenar alfabéticamente. Asegúrese de seleccionar solo lo necesario, ya que Word ordena lo resaltado. Si se trata de una tabla, simplemente haga clic en el encabezado de la columna o resalte las celdas que desea ordenar. Y si se trata de una lista con viñetas o números, inclúyalos en su selección. En algunas configuraciones, no hacerlo puede generar ordenaciones extrañas, así que mejor prevenir que curar.
Por ejemplo, si tiene una lista de nombres con viñetas, arrastre para resaltar todos los nombres junto con sus viñetas. Lo mismo aplica para las tablas: haga clic en la celda superior o seleccione toda la columna para mantener la coherencia.
Pulse la pestaña «Inicio»
Aquí se encuentran la mayoría de los comandos básicos: fuentes, estilos y… el botón de ordenación. Busca la pestaña “Inicio” en la parte superior y haz clic en ella. Normalmente se carga en primer plano, así que no debería tardar mucho. Porque, claro, a Word le gusta ocultar lo útil tras unos pocos clics.
Encuentra el botón “Ordenar”
Dentro del grupo “Párrafo”, busca ese pequeño icono que parece una A y una Z con una flecha hacia abajo: sí, es el botón “Ordenar”. A veces es solo un botón diminuto, pero si pasas el cursor sobre él, una información sobre herramientas indicará “Ordenar”.En algunas versiones, puede ser un poco diferente, pero siempre está cerca.
Haz clic en él y aparecerá un cuadro de diálogo. Aquí es donde ocurre la magia. Aquí es donde la mayoría comete errores, porque hay que elegir las opciones correctas.
Establezca sus preferencias de clasificación
En el cuadro de diálogo “Ordenar texto”, seleccione el tipo de columna o lista. Si tiene una lista, debería seleccionar automáticamente “Párrafos” o _”Texto”_ como tipo de orden. Si está ordenando una tabla, seleccione la columna correcta en el menú desplegable “Ordenar por”. Asegúrese de configurar el orden en “Ascendente” (A a Z) o “Descendente” (Z a A).
Aquí tienes un pequeño truco: si tu lista tiene una fila de encabezado y no quieres que se ordene, simplemente desmarca la opción “Fila de encabezado” en la parte inferior del cuadro de diálogo. En algunas configuraciones, Word detecta automáticamente los encabezados, pero no siempre es fiable.
Además, ten en cuenta que el ordenamiento de Word distingue entre mayúsculas y minúsculas en algunos equipos, por lo que las palabras en mayúsculas podrían ordenarse de forma diferente que en minúsculas. No me preguntes por qué, pero es bastante normal.
Haga clic en “Aceptar” y observe cómo funciona.
Una vez que todo parezca correcto, pulsa “Aceptar” y Word reordenará el texto o la tabla seleccionados. Es un poco raro, pero a veces parece que no funciona al principio; prueba a hacer clic de nuevo o a deshacer (Cmd+Z) y vuelve a intentarlo.
Tu lista o tabla se ordenará alfabéticamente, lo que hace que tu documento se vea mucho más organizado sin tener que arrastrarlo manualmente. En algunas configuraciones, podrías tener que volver a seleccionar o ajustar las opciones si no funciona la primera vez, pero normalmente, solo es cuestión de una selección precisa y las preferencias correctas.
Consejos adicionales para un proceso de alfabetización sin problemas
- Antes de ordenar, verifique dos veces su selección: encabezados faltantes o texto adicional pueden generar caos.
- Si su lista tiene diferencias entre mayúsculas y minúsculas y desea un orden uniforme, considere convertir primero todo el texto a mayúsculas o minúsculas (resalte y luego cambie entre mayúsculas y minúsculas en la pestaña “Inicio”).
- ¿Necesitas revertir? El atajo de deshacer ( Cmd + Z) funciona de maravilla para soluciones rápidas.
- En el caso de datos complejos, a veces es más fácil simplemente convertir primero la lista en una tabla y luego ordenarla de esa manera para tener más control.
- Consejo: Guarda una copia de seguridad de tu lista original antes de ordenarla, por si acaso te equivocas. Más vale prevenir que curar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ordenar alfabéticamente una lista con viñetas o números?
Totalmente. Simplemente selecciona todo, incluyendo las viñetas o los números, y Word los ordenará junto con el texto. Ten en cuenta que, a veces, las viñetas permanecen en su lugar mientras el texto se reordena, pero en otras configuraciones, pueden moverse con los elementos. Experimenta un poco si te resulta extraño.
¿Qué pasa si mi lista tiene una fila de encabezado?
Asegúrate de desmarcar la opción “Fila de encabezado” en el cuadro de diálogo de ordenación. De lo contrario, Word podría tratar ese encabezado como parte de la lista y confundir los resultados. De esta forma, los encabezados se mantienen en la parte superior y el resto se ordena correctamente.
¿Puedo ordenar en orden Z a A?
Sí, solo tienes que seleccionar “Descendente” en el cuadro de diálogo de ordenación. Así de simple. No olvides comprobar si tu sistema de ordenación distingue entre mayúsculas y minúsculas o si trata la Z como la última letra correctamente; a veces funciona de forma un poco extraña.
¿Es el lenguaje un factor?
La ordenación generalmente respeta la configuración de idioma, pero si ordena palabras de diferentes idiomas o caracteres especiales, los resultados pueden variar. Quizás deba ajustar sus preferencias de idioma en Word.
¿Puedo ordenar varias columnas en una tabla?
Sí, pero debe especificar por qué columnas ordenar primero. En el cuadro de diálogo “Ordenar”, puede agregar niveles de ordenación para priorizar una columna sobre otra. Tenga en cuenta que es más fácil si sus datos están bien formateados en una tabla que intentar ordenar un montón de bloques de texto dispersos.
Resumen
- Seleccione su lista o columna de tabla.
- Vaya a la pestaña “Inicio”.
- Haga clic en el botón “Ordenar” dentro del grupo Párrafo.
- Elija sus opciones de clasificación: texto, ascendente o descendente.
- Pulsa Aceptar y observa cómo se organiza automáticamente.
Resumen
Resulta sorprendente la frecuencia con la que la gente no se da cuenta de que Word 2011 tiene un alfabetizador integrado listo para usar. Una vez que te familiarizas con los pasos, te ahorra mucho tiempo. Solo recuerda seleccionar con cuidado, revisar tus preferencias y guardar una copia de seguridad si tus datos son importantes. Puede que tengas que probar varias veces, especialmente en diferentes equipos, pero en general, es una función práctica que puede simplificar tu flujo de trabajo.