Las funciones de corrección gramatical y de estilo de Microsoft Word son muy útiles para detectar errores comunes y mejorar la claridad de tu escritura. Sin embargo, la configuración predeterminada no siempre es perfecta; a veces resulta demasiado estricta, demasiado laxa o simplemente molesta. Si estás trabajando en algo específico o tienes ciertas preferencias de estilo (como la puntuación regional o evitar la voz pasiva), ajustar estas opciones se vuelve necesario. Esta guía explica diferentes maneras de personalizar las herramientas de corrección de Word, desde las opciones básicas hasta el uso del Editor de Microsoft más avanzado, para que puedas lograr que tus documentos se vean perfectos sin tener que lidiar con comprobaciones excesivamente agresivas o inútiles. Después de experimentar con ellas, probablemente notarás un proceso de edición más fluido y menos frustrante, y con suerte, menos falsos positivos que alteren tu flujo.
Cómo corregir errores gramaticales y de estilo en Microsoft Word
Método 1: Configurar ajustes gramaticales y de estilo en Word
Las opciones de corrección integradas de Word te permiten desactivar o personalizar reglas gramaticales específicas. Esto es clave si las comprobaciones predeterminadas son demasiado sensibles o no se ajustan a tu estilo. Estos ajustes son útiles si notas que Word marca información que no te interesa o pasa por alto errores que preferirías detectar. Disfruta de una experiencia de corrección más personalizada que se adapta mejor a tu estilo de escritura y a las reglas que te importan.
Pasos:
- Acceda a las Opciones de Word haciendo clic en Archivo > Opciones.
- Seleccione Revisión en el menú de la barra lateral.
- Haz clic en Configuración junto a Estilo de escritura. Aquí verás opciones de Gramática o Gramática y mejoras, que incluyen revisiones que van más allá de la gramática básica: aspectos como la claridad, la concisión y la formalidad.
- Marque o desmarque reglas gramaticales individuales, como voz pasiva, verbosidad, puntuación, etc., según lo que desee que Word marque.
- Personalice las convenciones de puntuación (como la forma en que se usan las comillas, si se deben agregar espacios después de los puntos o las reglas específicas del idioma) accediendo a Convenciones de puntuación (en Windows) o Requerir en Mac.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver a editar con su revisión personalizada.
Esto es útil porque elimina la interferencia de reglas que no se aplican a tu estilo de escritura. En algunas configuraciones, es necesario volver a aplicar estos ajustes, ya que Word podría restablecer los valores predeterminados después de las actualizaciones, pero una vez configurado, resulta mucho menos molesto. Es especialmente útil si escribes en un estilo regional diferente o tienes guías de estilo institucionales específicas.
Método 2: Ajuste de la corrección gramatical con Microsoft Editor (Microsoft 365)
Si tienes Microsoft 365, el Editor de Microsoft te da aún más control. Puedes activar o desactivar sugerencias específicas directamente, lo cual es genial si estás cansado de esas sugerencias insistentes sobre la voz pasiva o el uso excesivo de adverbios. Sinceramente, las sugerencias del Editor pueden resultar abrumadoras si no las controlas, y este método es perfecto para eso. Es como personalizar tu asistente de revisión, para que solo te indique lo que realmente te interesa.
Pasos:
- Abra el panel Editor haciendo clic en el botón Editor en la pestaña Inicio o simplemente presionando F7. Esto suele ser más rápido que explorar los menús.
- Revisa las sugerencias de Ortografía, Gramática y Mejoras. Están categorizadas para que puedas enfocarte en lo que te molesta.
- Para cambiar las sugerencias que se marcan, haz clic en los puntos suspensivos ( … ) junto a una categoría y selecciona “Personalizar sugerencias”. Aquí puedes activar o desactivar comprobaciones individuales, como si se marca la voz pasiva o si quieres evitar ciertas sugerencias de estilo.
- Haga clic derecho en cualquier frase subrayada o marcada en su documento para administrar sugerencias específicas sobre la marcha.
Esta configuración a veces es un poco extraña, ya que no siempre guarda la configuración inmediatamente ni se sincroniza correctamente entre dispositivos, pero en una máquina funcionó bastante bien. Tiene sentido, ya que Word y Office 365 aún tienen sus peculiaridades. Aun así, vale la pena experimentar si se desea un control más detallado.
Método 3: Cambiar el idioma de revisión y las comprobaciones multilingües
Este problema suele confundir a la gente: Word admite varios idiomas, pero si escribes, por ejemplo, en inglés británico en lugar de estadounidense, o mezclas francés o español, debes indicarle a Word qué reglas de idioma usar. De lo contrario, marcará un montón de errores falsos o pasará por alto errores reales, porque está comprobando con el diccionario o conjunto de reglas incorrecto.
Pasos:
- Seleccione el texto que desea revisar y luego vaya a Revisar > Idioma > Establecer idioma de revisión.
- Elige tu idioma, como inglés (Reino Unido) o el que necesites. Asegúrate de marcar ” Establecer como predeterminado” si quieres que este sea tu idioma de referencia para todos los documentos nuevos.
- Si está trabajando en un documento grande que mezcla idiomas, seleccione todo el texto ( Ctrl + A ) antes de configurar el idioma de prueba para garantizar la coherencia.
No sé por qué, pero a veces Word no cambia automáticamente el idioma de corrección al modificar el texto. Quizás tengas que hacerlo manualmente, sobre todo si colaboras con personas de diferentes regiones o si usas contenido que no está en inglés. Además, presta atención al indicador de idioma en la barra inferior: si está apagado, Word podría estar revisando el idioma incorrecto, lo que genera indicadores extraños.
Método 4: Controlar la corrección automática de ortografía y gramática
Word revisa la ortografía y la gramática de forma predeterminada mientras escribes, lo cual es muy útil, pero puede distraerte si estás en medio de un borrador. A veces quieres desactivarlo temporalmente, como al copiar grandes fragmentos de texto o al manejar lenguaje delicado. O quizás simplemente odias los garabatos rojos que aparecen constantemente.
Pasos:
- Vaya a Archivo > Opciones (Windows) o Word > Preferencias (Mac).
- Seleccione Revisión. Aquí encontrará casillas de verificación para Revisar ortografía mientras escribe y Marcar errores gramaticales mientras escribe.
- Desactive estas opciones si no desea correcciones o indicadores en tiempo real, o actívelas si desea que Word resalte los errores instantáneamente mientras trabaja.
Esto es útil si solo estás editando un borrador limpio o trabajando con información confidencial que no quieres que se marque automáticamente. Ten en cuenta que, si lo desactivas, tendrás que realizar una comprobación manual más adelante.
Método 5: Realizar una revisión ortográfica y gramatical manual
Si quieres darle a todo tu documento una nueva apariencia, una revisión manual puede detectar detalles que se pasaron por alto. Es bastante satisfactorio ver qué marca Word después de terminar el primer borrador.
Pasos:
- Haga clic en la pestaña Revisar, luego seleccione Ortografía y gramática o presione F7.
- Revisa cada sugerencia: Word mostrará los elementos marcados uno por uno. Puedes aceptarlos, ignorarlos o agregarlos a tu diccionario si se trata de un falso positivo.
A veces, una ejecución manual detecta errores que pasan desapercibidos en las comprobaciones automáticas, especialmente si estas se desactivaron en algún momento. Prepárese para esa pequeña sensación de logro al corregir varios errores o reevaluar las sugerencias marcadas.
Método 6: Restablecer palabras y gramática ignoradas (versiones anteriores de Word)
Si aún usas una versión antigua de Word, existe una forma de restablecer los errores ignorados. Esto resulta útil si sueles ignorar ciertos errores y quieres revisarlos más tarde. Es un poco engorroso, pero necesario si tu flujo de trabajo genera muchos falsos positivos o errores que se ignoran manualmente.
Pasos (solo versiones anteriores):
- Vaya a Herramientas > Ortografía y gramática y luego seleccione Restablecer palabras y gramática ignoradas.
- Vuelva a ejecutar las comprobaciones ortográficas y gramaticales para ver si se ha omitido algo o si aparecen nuevos errores.
Esto suele ser útil cuando revisas un documento después de mucho tiempo o quieres comprobar cosas que antes ignorabas. No es perfecto, pero es mejor que dejar esos errores guardados para siempre.
Resumen
Todos estos ajustes hacen que las herramientas de corrección de Word sean mucho más manejables. Ayudan a reducir las falsas alarmas, a centrarse en lo realmente importante y a adaptar la revisión a su estilo o preferencias lingüísticas. Claro que, a veces, Word tiene que complicarlo más de lo necesario, pero un poco de personalización ayuda mucho.
Resumen
- Personalice las reglas de revisión en las Opciones de Word para que coincidan con su estilo
- Utilice Microsoft Editor para tener un control granular sobre las sugerencias
- Establecer el idioma de revisión correcto para documentos multilingües
- Active o desactive los controles en tiempo real según su flujo de trabajo
- Ejecute comprobaciones manuales para detectar cualquier error automático
- Restablecer errores ignorados en versiones anteriores si es necesario
Conclusión
Ajustar la configuración de corrección de Word no siempre es sencillo, pero una vez implementados, es una revolución. En lugar de ahogarte en alertas innecesarias o pasar por alto errores obvios, por fin obtienes una experiencia de edición más fluida y adaptada a tus necesidades. Si estás cansado de las opciones predeterminadas, prueba estas; a veces, simplemente funcionan. Espero que esto te ayude a agilizar el proceso y a ahorrarte dolores de cabeza.