Cómo reemplazar palabras eficazmente en Microsoft Word

Editar documentos grandes puede ser un dolor de cabeza, pero Buscar y reemplazar de Word lo hace mucho más fácil si sabes qué botones usar. Sin embargo, a veces, un simple reemplazo no es suficiente. Quizás quieras ajustar la distinción entre mayúsculas y minúsculas, usar solo palabras completas o incluso incluir ajustes de formato. Es un poco extraño, pero con un poco de práctica, las herramientas de Word pueden ahorrarte mucho tiempo, especialmente si realizas ediciones repetitivas en archivos largos. Solo ten en cuenta que, en algunas configuraciones, estas funciones pueden ser un poco inestables o requerir varios intentos para que funcionen correctamente, especialmente con comodines u opciones de formato. Porque, por supuesto, Word tiene que hacerlo más difícil de lo necesario. Sin embargo, una vez que le coges el truco, es bastante potente. Aquí te mostramos cómo cubrir la mayoría de las bases para la edición masiva en Word sin tirarte de los pelos.

¿Cómo reemplazar palabras en Microsoft Word?

Utilice Buscar y reemplazar

Este es el método rápido y sencillo que suele ser suficiente. Es lo suficientemente fiable como para reemplazar todas las ocurrencias de una palabra o frase en segundos, lo que resulta práctico para limpiar texto, corregir errores tipográficos o actualizar la terminología de un documento. Se aplica a la mayoría de las ediciones cuando no se necesita un control preciso, sino que simplemente se desea cambiar elementos rápidamente.

1. Abra su documento en Microsoft Word.
2. En Windows, presiona Ctrl+H. En Mac, presiona Command+F y luego selecciona Reemplazar en las opciones de búsqueda.
3. Escriba el texto que desea encontrar en Buscar qué.
4. Introduzca el texto de reemplazo en Reemplazar con.
5. Haga clic en Reemplazar todo para cambiar todas las coincidencias a la vez, o en Reemplazar para ir una por una y verificar.

Si quieres guardar una copia de seguridad por si acaso, duplica el archivo de Word antes de empezar; así podrás revertirlo si algo sale mal. Además, si vas a realizar muchos reemplazos en diferentes secciones, considera resaltar o guardar esas partes en favoritos con antelación.

Reemplazar palabras con opciones avanzadas

Esto es para cuando se desea un poco más de control, como ignorar mayúsculas y minúsculas o evitar coincidencias parciales. Ayuda a evitar reemplazos accidentales, lo cual es especialmente molesto si el documento tiene palabras comunes o superposiciones parciales.

1. Abra nuevamente el cuadro de diálogo de reemplazo con Ctrl+H en Windows o Command+F → Reemplazar en Mac.
2. Haga clic en Más >> para abrir opciones adicionales.
3. Comprobar si coinciden mayúsculas y minúsculas. Esto garantiza que el reemplazo respete las mayúsculas y minúsculas (para que “Apple” no se convierta en “apple”).
4. Marca ” Buscar solo palabras completas “.Esto evita reemplazar partes de palabras (como convertir “catálogo” en “cata-XYZ-log”).
5. Ejecutar Reemplazar o Reemplazar todo.

En una configuración funcionó bien, pero en otra, a veces es necesario ajustar un poco las opciones para que funcionen correctamente. Vale la pena experimentar con estas configuraciones para ver qué funciona.

Reemplazar el formato junto con las palabras

Esto puede ser una gran ayuda si quieres estandarizar el estilo en lotes, como cambiar el tamaño de fuente, el color o el resaltado, todo a la vez. Es muy útil si quieres que todo se vea consistente sin tener que hacerlo manualmente.

1. Abra la ventana de reemplazo con los mismos atajos que antes.
2. Escribe el texto de destino en Buscar qué.
3. Escriba el nuevo texto en Reemplazar con.
4. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haz clic en Formato. Aquí puedes elegir Fuente (para cambiar tamaño, color y estilo), Párrafo (alineación y sangrías) o Resaltado.
5. Haga clic en Reemplazar todo. Word aplicará el texto y el formato a la vez.

Al principio es un poco complicado, especialmente si no estás acostumbrado a las opciones de Formato, pero una vez que lo dominas, te ahorra mucho tiempo.

Utilice comodines para reemplazos complejos

Aquí es donde la cosa se pone interesante. Los comodines permiten reemplazar patrones —algo así como las expresiones regulares en programación—, lo que permite realizar reemplazos más flexibles e inteligentes cuando el texto simple no es suficiente.

1. Abra nuevamente la ventana de reemplazo y luego haga clic en Más >>.
2. Marca la casilla “Usar comodines”. Ten cuidado: una vez activada, no podrás deshacerla simplemente con la tecla de retroceso, así que revisa tu patrón primero.
3. Escribe tu patrón. Por ejemplo, colou?rque coincida con “color” y “color”.
4. Ingrese con lo que desea reemplazarlo.
5. Haga clic en Reemplazar todo o revise cuidadosamente cada coincidencia con Buscar siguiente y Reemplazar.

Los comodines pueden hacer cosas increíbles, como reemplazar todas las direcciones de correo electrónico o números de teléfono de un documento de una sola vez, pero son un poco raros hasta que te acostumbras a la sintaxis. Hay muchos tutoriales en línea, pero si eres nuevo, empieza con patrones sencillos.

Preguntas frecuentes