Administrar permisos en SharePoint es crucial para mantener la seguridad, especialmente si se trabaja con información confidencial o simplemente se desea evitar modificaciones accidentales. A veces, las personas abandonan equipos o proyectos, y su acceso aún persiste. Nadie quiere que un antiguo compañero esté husmeando, por lo que saber cómo eliminar el acceso eficazmente es fundamental. Esta guía explica todo el proceso, desde localizar el archivo o la carpeta hasta revocar el acceso de alguien, e incluso ajustar los permisos del sitio si es necesario. Al hacerlo con regularidad, se ayuda a prevenir filtraciones o modificaciones no autorizadas; claro, SharePoint tiene que complicarlo un poco justo cuando se cree que es sencillo.
¿Cómo eliminar el acceso a alguien en SharePoint?
Abra su sitio de SharePoint y busque el contenido
- Acceda al sitio de SharePoint de su organización a través de su navegador. Normalmente, es algo como https://YOURDOMAIN.sharepoint.com/sites/YourTeam.
- Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365. Esta suele ser la cuenta con permisos de Propietario o Administrador ; de lo contrario, es posible que no veas las opciones para cambiar los permisos.
- Confirme que está en el lugar correcto (como el equipo o sitio del proyecto correcto).
- Dirígete a la biblioteca de documentos donde se encuentra tu archivo o carpeta; podría llamarse Documentos o algo personalizado.
- Busca el elemento específico cuyos permisos quieres actualizar. A veces se pierde en una lista larga, así que usar la barra de búsqueda te ayudará.
Si aún no ha configurado su sitio de SharePoint o necesita crear uno nuevo, consulte los tutoriales oficiales: le harán la vida más fácil.
Acceder al Panel de Administrar Acceso
- Haga clic en el archivo o la carpeta: haga clic en los tres puntos (…) que aparecen junto a él o presione el botón Compartir.
- Seleccione Administrar acceso en el menú desplegable.
- Esto abre un panel que muestra todos los que tienen acceso, incluidos los usuarios directos y los enlaces que comparten el archivo.
Quitar el acceso a un usuario
- Busque en Acceso directo o Enlaces que otorgan acceso a la persona que desea revocar.
- Haz clic en la X o en la opción Dejar de compartir junto a su nombre: suele ser bastante obvio.
- Cuando se le solicite, confirme la eliminación. Esto debería cancelar sus permisos inmediatamente.
A veces, hay algunos errores: en algunas configuraciones, el cambio no se nota hasta que actualizas la página o esperas un par de minutos. Solo un aviso.
Opcional: Ajustar los permisos del sitio
- Haga clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha (el menú de configuración).
- Elija Permisos del sitio : si esa opción no está allí, es posible que deba ingresar al centro de administración de SharePoint, pero para los usuarios normales, el ícono de engranaje es suficiente.
- Seleccione el grupo relevante: Miembros (derechos de edición), Propietarios (control total) o Visitantes (solo lectura).
- Busque el usuario en la lista y haga clic en Eliminar del grupo.
Esto es algo drástico, pero si alguien no debería tener acceso a todo el sitio, funciona. Es útil si se está haciendo limpieza o revocando el acceso a un nivel superior.
No sé por qué, pero a veces este método restablece los permisos más rápido que la configuración de archivos individuales. SharePoint es así de raro.
Comprueba si el acceso se ha ido
- Regrese al panel Administrar acceso para el archivo o carpeta.
- Verifique nuevamente que el usuario ya no esté en la lista.
- Si no se actualiza inmediatamente, actualice la página o espere un minuto (SharePoint a veces puede tener retrasos).
- Si es necesario, envíe un mensaje rápido a su compañero o líder de equipo para confirmar que se revocó el acceso.
¿Por qué prestar atención a los permisos?
Realizar auditorías periódicas de quién tiene acceso puede ahorrar muchos dolores de cabeza más adelante. Es fácil que los permisos se desfasen, sobre todo si se actualizan equipos o se mueven archivos constantemente. Además, es una buena práctica de seguridad limitar el acceso estrictamente a quienes lo necesitan. Si usa bibliotecas sincronizadas localmente, no olvide desincronizar las carpetas después de cambiar los permisos para evitar que se mantenga el acceso sin conexión; claro, Windows tiene que complicarlo aún más.
Preguntas frecuentes
Simplemente seleccione el elemento, abra Administrar acceso y revise la lista de usuarios y enlaces para compartir.
Sí, simplemente vuelve a Compartir y reenvía la invitación a su correo electrónico.
Por supuesto. En Administrar acceso, busca las direcciones externas y haz clic en Dejar de compartir.
Perderán el acceso a todo el contenido de ese sitio: no podrán ver, editar ni siquiera abrir archivos. Ese es el gran problema, sin duda.
Resumen
Básicamente, saber cómo revocar el acceso eficazmente mantiene un control más estricto y garantiza que la información no circule por todo el mundo. Las comprobaciones periódicas ayudan a evitar filtraciones o contratiempos accidentales. A veces puede ser un poco engorroso, pero una vez que se domina, la gestión de permisos se vuelve algo natural, o al menos menos complicada.
Resumen
- Encuentre su archivo o carpeta en SharePoint.
- Abra el panel Administrar acceso.
- Haga clic en la X o en Dejar de compartir junto al nombre de la persona.
- Opcionalmente, modifique los permisos del sitio si es necesario.
- Verifique el cambio y actualice si es necesario.
Con suerte, esto le ahorrará a alguien algunos minutos o dolores de cabeza. Los permisos de SharePoint pueden ser un fastidio, pero valen la pena por su tranquilidad.