Los Formularios de Google son muy útiles para encuestas rápidas, formularios de registro o simplemente para recopilar información sin tener que complicarse con el código. Son gratuitos, lo cual es una ventaja para pequeñas empresas o para quienes tienen un presupuesto ajustado. Pero, por supuesto, también tienen inconvenientes, como cuando las respuestas dejan de llegar repentinamente o se niegan a enviarse. Normalmente, se debe a un problema de configuración, un límite de almacenamiento o algún bloqueo extraño, y, sinceramente, solucionarlo no siempre es fácil. Esta guía explica algunos problemas comunes y sus soluciones. Si no llegan respuestas o el formulario simplemente no acepta nuevas respuestas, es probable que alguno de estos problemas sea el culpable y se pueda solucionar con un par de ajustes.
Cómo comprobar y corregir un formulario de Google como propietario
Si creaste el formulario, hay cuatro aspectos principales que debes verificar. A menudo, solo es cuestión de activar el interruptor correcto o liberar espacio de almacenamiento. Estos pequeños ajustes pueden generar problemas, especialmente si has cambiado algo recientemente o has movido archivos. Solucionarlos suele requerir un par de clics, pero el impacto en la recopilación de respuestas puede ser enorme.
Asegúrese de que el formulario esté abierto para recibir respuestas
Por qué esto ayuda: A veces, el formulario se cierra accidentalmente o se olvida activar la aceptación de respuestas después de editar. Si el formulario no acepta respuestas, nadie puede enviarlas, ¡claro!
En algunas configuraciones, este interruptor se reinicia o se desactiva después de las actualizaciones o al clonar formularios. Por lo tanto, conviene comprobarlo.
- Abra su formulario de Google a través de Google Drive o directamente desde forms.google.com.
- Haga clic en el botón en la parte superior derecha que dice “Configuración” (el ícono del engranaje).
- En la ventana emergente, en la pestaña Respuestas, asegúrese de que la opción “Aceptar respuestas” esté activada.
En algunas máquinas, activar ese interruptor puede ser complicado; a veces no cambia inmediatamente o se revierte. En esos casos, simplemente actualice o cierre y vuelva a abrir el formulario, y luego vuelva a comprobarlo.
Consultar límites de cuenta y almacenamiento
Esto es más común de lo que crees. Si el almacenamiento de Google Drive del propietario está al máximo o si el formulario reside en una carpeta compartida con permisos restringidos, las respuestas podrían bloquearse sin previo aviso.
- Vaya a drive.google.com y verifique su almacenamiento en la parte inferior izquierda: busque espacio libre.
- Recuerda que si tu formulario incluye una pregunta sobre la carga de archivos, las respuestas se contabilizan en tu almacenamiento de Google Drive. Una vez lleno, no se cargarán ni se recibirán nuevas respuestas.
- Si es necesario, elimine los archivos innecesarios o actualice a un plan de almacenamiento de pago. Para los usuarios gratuitos, una limpieza puede liberar espacio rápidamente.
- Asegúrate de que el formulario no esté almacenado en una carpeta compartida. Subir archivos a carpetas compartidas suele no funcionar debido a problemas de permisos. Es mejor mover el formulario a Mi unidad.
Descubrir que el almacenamiento está lleno o que el formulario está en una carpeta compartida puede ser crucial. Normalmente, moverlo de vuelta a tu propia unidad soluciona los problemas de carga.
Restricciones de respuesta de revisión
Si el propietario ha configurado “Limitar a 1 respuesta”, solo los usuarios que hayan iniciado sesión en la misma cuenta de Google tendrán una oportunidad. Esto no es un gran problema, a menos que esperes varias respuestas de la misma persona o que no tengan cuenta de Google. A veces, dejar activada esta opción por accidente puede arruinar la posibilidad de recibir varias respuestas.
- Dirígete a Configuración en el editor de formularios.
- En la pestaña Respuestas, busque “Limitar a 1 respuesta”.
- Si está activado, desactívalo. Sí, así de fácil.
Esto es especialmente útil cuando los encuestados informan que no pueden enviar; a menudo, simplemente se encuentran en el lado equivocado de esta limitación. En un par de configuraciones, al desactivar esta opción, las respuestas se vuelven a recibir poco a poco, incluso después de un periodo de silencio.
Consulte las reglas de validación de preguntas
A veces, el formulario funciona correctamente, pero ciertas reglas de validación de las preguntas son demasiado estrictas o presentan errores. Por ejemplo, si se establece un rango de números, un formato de fecha o un patrón de respuesta personalizado, los usuarios podrían quedarse atascados si omiten o escriben algo mal. Restablecer o flexibilizar algunas de estas reglas puede desbloquear los envíos.
- Editar las preguntas donde se aplican reglas de validación.
- Busque opciones como El número debe estar entre o Coincide con el patrón.
- A veces, un simple error tipográfico o un formato de respuesta inesperado provoca que el encuestado vea errores y no sepa por qué no puede enviar.
- Relaje la validación si el formulario no funciona correctamente: eliminar reglas demasiado estrictas a veces ayuda a que las respuestas se procesen.
Es un poco extraño, pero una validación demasiado agresiva puede silenciar las respuestas, especialmente si el encuestado no lee con atención o si la lógica de validación es un poco errónea.
Qué comprobar si usted es el demandado
Al completar un formulario de Google y encontrar un obstáculo, los problemas habituales son las preguntas con problemas de validación, la falta de campos obligatorios o que el propietario del formulario haya cerrado las respuestas. A veces, se trata simplemente de un error o un problema de caché, por lo que conviene comprobar estos puntos.
- Busca texto rojo o un mensaje que indique que se requiere una pregunta. No puedes enviarla sin responderla.
- Comprueba que tus respuestas cumplan con las reglas de validación, como el formato de fecha o los rangos de números. Una discrepancia puede invalidar tu envío.
- Confirme que el propietario no haya cerrado ni pausado el formulario; a veces se olvidan de volver a abrirlo después de realizar pruebas o actualizaciones.
- Intente actualizar la página o abrir el formulario en un navegador diferente o en modo incógnito para descartar problemas de caché.
Francamente, pequeños errores como omitir una respuesta obligatoria o enviarla en un formato incorrecto pueden provocar el rechazo de las respuestas. Es molesto, pero suele solucionarse con un vistazo rápido al mensaje de error.