Cómo transferir archivos en SharePoint fácilmente

Mover archivos en SharePoint no siempre es una tarea sencilla, especialmente si tienes muchísimos documentos o necesitas reorganizar tus bibliotecas sobre la marcha. A veces, simplemente quieres mover un archivo o una carpeta sin perder el historial de versiones ni alterar los permisos. Además, según el método que elijas, las cosas pueden ponerse raras, como que los archivos no aparezcan donde esperas o que los enlaces se rompan inesperadamente. Este resumen busca cubrir los métodos más fiables que he descubierto, además de algunos consejos para simplificarte la vida. Porque, claro, SharePoint lo hace más difícil que simplemente arrastrar y soltar en Windows, ¿verdad?

¿Cómo mover archivos en SharePoint?

Método 1: Mover archivos mediante la interfaz del navegador

Esta es la opción más directa y, por lo general, la más rápida si no trabajas con cientos de archivos. El truco está en que funciona sin problemas con lotes pequeños o archivos individuales. Encontrarás el botón “Mover a” en la interfaz web, que es bastante intuitivo. Pero ten en cuenta que, si tienes muchos archivos o carpetas, a veces puede producirse retrasos o congelarse, sobre todo si tu red presenta problemas.

• Inicie sesión en su sitio de SharePoint a través de https://yourcompany.sharepoint.com.
• Abra la biblioteca de documentos específica que contiene los archivos que desea mover.
• Seleccione el archivo o carpeta (coloque el cursor sobre la casilla de verificación circular y haga clic en ella).
• Haga clic en Mover a en la barra de comandos en la parte superior (es un pequeño ícono de flecha).
• Navegue a través de la estructura de carpetas o del mensaje de contenido del sitio hasta llegar a la carpeta o biblioteca de destino.
• Pulsa “Mover aquí” para confirmar. Si la opción “Mover” está desactivada o no funciona, a veces es útil actualizar rápidamente o borrar la caché.

Esto es perfecto para mover solo unos pocos archivos. Si planeas reorganizaciones importantes, primero haz una copia de seguridad de tus archivos, ya que modificar los permisos y los enlaces puede ser perjudicial más adelante.

Método 2: Mover archivos entre bibliotecas o sitios

¿Quieres transferir archivos entre bibliotecas o incluso entre diferentes sitios de SharePoint? Es un poco complicado, pero factible. Necesitarás permisos de acceso tanto para las bibliotecas de origen como para las de destino. El proceso es similar, pero se aplica cuando los archivos no están en el mismo árbol de carpetas.

• Abra la biblioteca de origen (igual que antes) a través de la web.
• Seleccione los archivos o varios elementos que desee mover (utilizando casillas de verificación).
• Haga clic en Mover a.
• Busque la biblioteca o el sitio de destino donde desea guardar los archivos. A veces, necesita cambiar de subcarpeta o incluso de sitio en el panel de navegación.
• Seleccione la carpeta o la raíz de la biblioteca y haga clic en Mover aquí.

Este enfoque parece un poco limitado; a veces presenta errores si las bibliotecas son grandes o si los permisos se complican. Si la interfaz web le resulta frustrante, abrir SharePoint en el Explorador de archivos podría ser una mejor opción.

Método 3: Usar la sincronización de OneDrive para mover archivos

Si se siente cómodo trabajando en el Explorador de Windows, sincronizar su biblioteca de SharePoint con OneDrive suele ser la forma más rápida. Arrastrar archivos en el Explorador es más fácil, especialmente para transferencias masivas. Sin embargo, no es instantáneo; OneDrive se sincroniza en segundo plano, y ahí es donde a veces las cosas se ponen raras.

• En su biblioteca de SharePoint, haga clic en el botón Sincronizar (se abre en su navegador y solicita OneDrive).
• Espere a que se active la sincronización: su biblioteca debería aparecer como una carpeta en el Explorador de archivos.
• Simplemente arrastre y suelte los archivos en sus nuevas ubicaciones.
• Deje que OneDrive haga su trabajo: esté atento a las notificaciones o errores de sincronización.

Si la sincronización no se inicia automáticamente o parece atascada, reiniciar OneDrive o cerrar sesión y volver a iniciarla puede solucionarlo. Además, revisa la configuración de OneDrive: en Configuración > Cuenta, asegúrate de que las bibliotecas estén configuradas para sincronizarse automáticamente. Esto es crucial al mover decenas o cientos de archivos, ya que disimula las peculiaridades de la interfaz de usuario de SharePoint.

Método 4: Automatizar el traslado de archivos con Power Automate

Para movimientos continuos o repetitivos (por ejemplo, cada semana o cuando ciertos archivos llegan a una carpeta), Power Automate puede evitar que tengas que hacerlo manualmente cada vez. Es bastante práctico una vez que lo dominas, pero la configuración es un poco tediosa, sobre todo si eres nuevo en esto.

• Abra Microsoft Power Automate en su cuenta de Office 365.
• Haga clic en Crear y seleccione un flujo automatizado.
• Selecciona un disparador como ” Cuando se crea o modifica un archivo en una carpeta”. Deberás especificar la biblioteca del documento de origen y la ruta de la carpeta; detalles como Shared Documents/FolderAson comunes aquí.
• Agregar una acción: buscar Mover archivo (SharePoint).
• Configure las direcciones de origen y destino: las rutas URL deben ser exactas, como https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yourSite/Shared Documents/FolderA.
• Guarda, activa y prueba tu flujo. Observa cómo automatiza el movimiento sin necesidad de clics manuales.

Esto es fundamental si realizas tareas de limpieza repetitivas, especialmente en bibliotecas grandes. Simplemente vigila las ejecuciones de flujo; a veces fallan silenciosamente si cambian los nombres de las rutas o se traspasan los permisos.

Por qué mover archivos en SharePoint funciona mejor que copiarlos

Mover, en lugar de copiar, tiene sus ventajas, principalmente porque mantiene intacto el historial de versiones y evita la duplicación. Además, SharePoint actualiza los permisos y metadatos de los archivos al moverlos, lo que mantiene la coherencia para el equipo. Copiar puede crear múltiples versiones y, a veces, romper vínculos, lo cual es un fastidio si otros dependen de ellos. No sé por qué es tan difícil no complicar las cosas sencillas, pero así es SharePoint.

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