¿Alguna vez has impreso algo y luego has olvidado por completo qué era? En serio, pasa bastante a menudo. Por suerte, Windows 11 ofrece una forma de realizar un seguimiento de tus trabajos de impresión, pero no está activada por defecto. Activar el registro de impresión puede evitar que tengas que buscar ese documento complicado o reimprimirlo dos veces por accidente. Es un poco raro que Windows no guarde un historial automáticamente, pero bueno, al menos puedes configurarlo manualmente. Ten en cuenta que activar esta función puede tener un pequeño impacto en el rendimiento si tus registros de impresión se vuelven muy voluminosos. En algunas configuraciones funciona de maravilla la primera vez; en otras, quizás necesites reiniciar o ajustar la configuración. En fin, aquí te explicamos cómo ponerlo en marcha.
Cómo consultar el historial de impresión en Windows 11
Así que, paso a paso: si quieres ver lo que has impreso, sobre todo si sueles perder la cuenta, aquí tienes los pasos prácticos. La idea es activar primero el registro de impresión y luego echar un vistazo a la cola cuando lo necesites. Esto no perfecciona tu flujo de trabajo, pero es un buen punto de partida para obtener transparencia en el uso de tu impresora.
Habilitar el registro de impresión a través de la Consola de administración de impresión
Esta es probablemente la forma más directa, aunque se pasa por alto. Microsoft agregó una herramienta de administración de impresión a Windows (quizás deba instalarla si no la tiene), y ahí es donde puede activar el registro de impresión a nivel de sistema.
- Haga clic derecho en el menú Inicio y seleccione Ejecutar.
- Escribe
printmanagement.mscy pulsa Enter. Si se queja, ve a Panel de control > Programas > Activar o desactivar las características de Windows y marca Servicios de impresión y documentos. Una vez instalado, inténtalo de nuevo. - En la ventana Administración de impresión, vaya a Servidores de impresión > seleccione el nombre de su PC > Impresoras.
- Haz clic derecho en tu impresora y selecciona Propiedades. En la pestaña Avanzadas, busca la casilla ” Conservar documentos impresos”. Esto te ayuda a mantener un historial de trabajos. También, comprueba si el controlador de tu impresora permite el registro o el historial; algunas lo permiten, otras no.
Este método es útil porque funciona a nivel de sistema, capturando más trabajos de impresión, incluso de colas de impresión antiguas. Sin embargo, tenga en cuenta que no es un registro perfecto, especialmente si reinicia su PC con frecuencia o borra la cola de impresión manualmente.
Ver la cola de impresión para ver qué está pendiente o finalizado recientemente
Esta es la forma más rápida y sencilla. Al imprimir algo, aparece en la cola de impresión y, si ha habilitado el registro, puede ofrecerle una instantánea de los trabajos recientes.
- Haga clic en el Menú Inicio y luego seleccione Configuración.
- Vaya a Bluetooth y dispositivos (o solo Dispositivos en algunas compilaciones), luego a Impresoras y escáneres.
- Seleccione su impresora y haga clic en Abrir cola de impresión.
- Si ve sus documentos aquí, prácticamente se han impreso. Si el registro está activado, deberían aparecer aquí después de la impresión, aunque a veces los registros no son perfectos, sobre todo si el registro de impresión no estaba activado previamente.
Es un poco impredecible, pero es la forma más rápida sin necesidad de configuración adicional. Con una configuración funcionó de maravilla, con otra… no tanto. Lo crucial es configurar primero el registro.
Método 2: utilice la política de grupo para un registro más avanzado
Si desea profundizar un poco más (por ejemplo, en una red pequeña o si el registro necesita ser más detallado), puede ajustar la directiva de grupo. No todos los usuarios domésticos la necesitan, pero si usa Windows 11 Pro o Enterprise, esto es lo que debe hacer:
- Presione Win + R, escriba
gpedit.mscy presione Enter. - Vaya a Configuración del equipo > Plantillas administrativas > Impresoras.
- Busque plantillas relacionadas con el registro, como Auditoría de uso de impresión : habilítelas y configúrelas para registrar eventos.
- Es posible que desees consultar el Visor de eventos en Registros de aplicaciones y servicios > Microsoft > Windows > PrintService para obtener registros detallados sobre la actividad de impresión.
Esto se vuelve un poco técnico, pero es útil si necesitas un seguimiento preciso, especialmente si estás solucionando problemas o gestionando varios usuarios. Ten en cuenta que no es muy sencillo para una configuración doméstica típica, y en algunas máquinas, podría no generar registros detallados a menos que se configure correctamente.
Herramientas de terceros: un enfoque más automatizado
Otra opción que puedes probar, especialmente si las opciones integradas de Windows te parecen limitadas, es un software de gestión de impresión de terceros. Piensa en ellos como capas adicionales que mantienen mejores registros e incluso te envían alertas. Algunas opciones incluyen Winhance o aplicaciones especializadas de gestión de impresión. Estas suelen exportar registros, generar informes y mucho más, pero suelen ser más caras o requerir más tiempo de configuración. Vale la pena explorarlas si te tomas en serio la monitorización.
Consejos para comprobar el historial de impresión en Windows 11
- Desactive la configuración de su impresora: asegúrese de que esté encendida y conectada. No tiene sentido intentarlo si no tiene conexión.
- Configure un recordatorio para verificar el registro de impresión periódicamente, de modo que no pierda el rastro de sus documentos.
- Limpie la cola de impresión de vez en cuando: Windows puede colapsar si se llena con trabajos antiguos.
- Busque opciones de terceros si desea más información u opciones de exportación; a veces, las herramientas integradas son bastante básicas.
- Mantenga los controladores de su impresora actualizados: esto puede evitar muchos registros extraños o problemas de conectividad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo consultar el historial de impresión sin habilitar el registro?
No. Los registros solo aparecen si activas el registro de impresión o usas soluciones de terceros. Sin ellas, Windows no guarda un historial detallado.
¿Qué pasa si mi impresora no aparece en Dispositivos e impresoras?
Revisa tus conexiones o actualiza tus controladores. A veces, un reinicio rápido o una reinstalación solucionan el problema. Conseguir el controlador correcto es clave.
¿Cómo borro mi historial de impresión?
Básicamente, elimine los trabajos de la cola de impresión: haga clic con el botón derecho en la impresora y seleccione “Cancelar todos los documentos”. Tenga en cuenta que, si el registro está habilitado, el historial podría guardarse en otro lugar, como en el Visor de eventos o en registros de herramientas de terceros.
¿Puedo exportar los registros de impresión?
No se guardan directamente en Windows de forma predeterminada. Necesita aplicaciones de terceros o usar el Visor de eventos para guardar los registros como archivos de texto o informes.
¿Habilitar el registro de impresión hará que mi PC sea más lenta?
En la mayoría de los casos, no. Pero si tus registros se vuelven enormes o tu sistema ya está saturado, podría ralentizar un poco la impresión u otras tareas. Presta atención si notas retrasos.
Resumen
- Abra la consola de administración de impresión o configúrela a través de la Política de grupo para obtener un seguimiento detallado.
- Habilite los registros de impresión y luego verifique la cola de impresión o el Visor de eventos para ver los documentos recientes.
- Las herramientas de terceros pueden facilitar el trabajo si necesita exportar o tener una mejor visibilidad.
Resumen
Ordenar tu historial de impresión en Windows 11 no es tarea fácil, pero vale la pena si quieres reducir el desorden de impresiones o controlar mejor lo que se ha impreso. Activar el registro a nivel de sistema o mediante la configuración avanzada ayuda a crear una especie de huella digital de tus trabajos; puede que no sea atractivo, pero es útil. Recuerda que no es perfecto y, a veces, tendrás que reiniciar o ajustar la configuración para que todo funcione correctamente.
Con suerte, esto le ahorrará algunas horas de búsqueda de ese documento impreso perdido. Es un proceso un poco complicado, pero una vez configurado, es fácil consultar el historial de impresión cuando lo necesite.