休暇や旅行の時は、Microsoft Teams で不在通知を設定することが必須です。単にステータスを切り替えるだけではありません。不在通知を設定することで、自分が不在であることを全員に知らせ、「どこにいるの？」というメッセージが殺到するのを防ぐことができます。さらに、Teams は Outlook と同期しているので、自動返信も連動し、同僚や外部の連絡先に連絡が途絶えることもありません。しかし、この機能がうまく動作しない場合もあります。例えば、自動返信オプションがなかったり、返信が表示されないなどです。これは通常、アプリが古い、権限がない、Outlook の同期に問題があるなどの理由です。このガイドでは、デスクトップとモバイルでこの機能を動作させるための主な方法を解説します。これで、テクノロジーの修理ではなく、仕事以外のことに集中できます。
Microsoft Teams（デスクトップ）で不在通知を設定する方法
Teamsを開いて不在通知を設定する
- Teams を起動し、上部にあるプロフィール写真(アバターまたはイニシャルのように見える) をクリックします。
- 下にスクロールして「不在時のスケジュール」を見つけます。見つからない場合は、アプリを更新する必要があるか、Outlook が正しく接続されていない可能性があります。
- それをクリックして、「自動返信をオンにする」に切り替えます。ここから魔法が始まります。
- 不在時のメッセージを入力します。これは、アカウントが同期されている場合は Teams と Outlook でも他のユーザーに表示されます。
- 外部のユーザーに通知する場合は、[組織外に返信を送信する] を忘れずにチェックを入れてください。
- 開始時刻と終了時刻を設定します。もちろん、Teams では単に「オン」をクリックするよりも少し難しい操作が必要になります。
- 「保存」をクリックすれば、基本的に完了です。ステータスが更新され、Outlook でも反映されるはずです。
ほとんどの場合、これはシームレスに機能しますが、設定によってはすぐに反映されない場合があります。Teams またはシステム全体を再起動すると改善する場合があります。それでも改善しない場合は、Outlook との連携を再度ご確認ください。自動返信が有効になっていないか、古いアプリを使用している可能性があります。
重要: Outlookの自動返信を確認してください
- Outlook (デスクトップ アプリまたは Web)を開きます。
- 「ファイル」>「自動返信（不在時）」に移動します。これが表示されない場合は、Outlookが正しく接続されていないか、自動返信が無効になっている可能性があります。
- 自動返信をオンにして、メッセージを作成し、Teams に合わせて日付の範囲を設定します。
- すべてを保存し、Teams が返信を取得するかどうかを確認します。場合によっては、少しの調整だけで済むこともあります。
注：Outlookの自動返信が有効になっていない場合、または同期が機能していない場合、Teamsの自動返信は何も表示されずにそのままになることがあります。設定によっては、再起動またはサインアウトして再度サインインすると機能することもあります。こうした連携がこんなにも扱いにくいのは不思議ですが、WindowsとOfficeの仕組みはそういうものです。
Microsoft Teams (モバイル) で不在通知を設定する方法
携帯電話から不在通知を有効にする
- 左上隅にあるプロフィール写真をタップします。
- 現在のステータスをタップし、「不在」を選択します。
- 自動返信の設定をオンにします。すると、メッセージを入力するためのテキストボックスが表示されます。気分に合わせて、分かりやすく書くか、さりげなく書くかを決めましょう。
- 次に、開始日と終了日の選択を切り替えて、時間枠を選択します。
- 完了です。返信は Teams と Outlook 間で同期されるため、誰も気づかれることはありません。
念のためお知らせですが、モバイルアプリの更新が遅れたり、アプリがすぐに同期しなかったりすることがあります。その場合は、アプリを再起動するか、Outlookの自動返信を確認すると解決する場合があります。
まとめると
Teams で不在通知を設定するのはそれほど難しいことではありませんが、アプリが古かったり、Outlook との同期がうまくいかなかったりすると、つまずく可能性があります。一度設定してしまえば、非常に便利です。スヌーズ中に同僚から通知が来なくなり、外部の連絡先にも不在通知が届きます。ステータスがすぐに更新されない場合は、Teams またはデバイスを再起動し、Outlook の自動返信設定をもう一度ご確認ください。
Microsoft Teams の不在通知に関するよくある質問
オプションが見つからない場合は、Teams アプリのアップデートが必要な可能性があります。また、Teams の自動返信は Outlook の自動返信が有効になっていて同期されていることを前提としているため、Outlook が接続されていることを確認してください。
不在時の返信を設定すると、プロフィールが更新され、チームメイトがあなたの名前にマウスオーバーするとメッセージが表示されます。より明確に伝えたい場合は、チームチャンネルに投稿することもできます。
デスクトップ版では、プロフィールにアクセスし、ステータスメッセージを設定 または 不在通知を設定 を選択します。モバイル版では、プロフィールにアクセスし、ステータス または 不在通知 を選択します。基本的には、数回のタップまたはクリックで設定できます。
はい、Teams は Outlook と同期する自動返信機能をサポートしているので、社内外の全員に不在通知が届きます。ただし、Outlook の自動返信が有効になっていないと、Teams の自動返信が機能しない可能性があることにご注意ください。
これは、Teamsのバージョンが古い、Outlookの自動返信が無効になっている、または同期の不具合が原因である可能性があります。通常、Teamsを更新するか、アプリを再起動すると解決します。
これで誰かの時間を数時間節約できれば幸いです。これらの機能は一度使えば簡単ですが、OutlookとTeamsがうまく連携していないと、実際に使い始めるのが大変になることがあります。