最新のOutlookバージョンで不在時の自動返信を有効にする方法

新しいWindows版Outlookで不在通知（自動返信）を設定しようとすると、最初は少し戸惑うかもしれません。インターフェースが変更され、すべてが期待どおりに機能しているわけではないからです。しかし、一度使い方に慣れてしまえば、実は非常に便利です。特に、不在予定があり、メールにいちいち手動で返信せずに相手に知らせたい場合などに役立ちます。さらに、時間も節約できるので、リラックスしたりオフラインで作業したりするべき時に受信トレイを何度もチェックする必要がなくなります。ここでは、自動返信を設定する簡単な方法と、自動返信が最も効果的なタイミングや注意すべき点についてのヒントをご紹介します。

新しいWindows版Outlookで不在通知設定を修正する方法

Outlookを開いて設定メニューに移動します

• クラシック版ではなく、新しいOutlookをご使用ください。全く異なる機能です。必要に応じて、右上から切り替えることができます。

• 右上隅の歯車アイコンをクリックすると設定パネルが開きます。ここがすべての設定のメインハブです。

自動返信セクションに正しくアクセスする

• 設定パネルを下にスクロールし、一番下にある「Outlookのすべての設定を表示」を探します。これをクリックすると、さらにオプションが表示されます。ここで注意が必要なのは、設定によっては自動返信の切り替えボタンが別のメニューの後ろに隠れている場合があることです。

• 開いたら、「メール」 > 「自動返信」に移動します。バージョンによっては「一般」 > 「自動返信」の下にある場合もありますが、通常はそこにあります。

不在時の自動返信を設定する

• 次に、「自動返信をオンにする」をオンにします。これで実際に機能が有効になります。

• 「特定の期間のみ返信を送信する」を選択すると、返信を送信するタイミングを指定できます。開始日時と終了日時を入力してください。Outlook には日付選択機能が搭載されています。タイムゾーンを正しく設定しないと、寝ている間に返信してしまう可能性があります。

• 「組織内で自動返信を送信」にメッセージを入力します。カジュアルでありながら明確に書きましょう。ロボットのような印象を与えないように注意しつつ、過剰な情報共有も避けましょう。

• 全員に返信を送信して構わない場合は、チェックボックスをオフにしてください。返信を連絡先のみに制限したい場合は、「連絡先にのみ返信を送信」にチェックを入れてください。そうすれば、スパムメールの送信者やランダムなニュースレターの受信者に不在通知が届くのを防ぐことができます。

• すべて問題なければ、一番下にある「保存」をクリックするのを忘れないでください。保存ボタンを忘れるなど、ちょっとしたことでうまくいかないこともあります。

まとめ

正直なところ、新しいOutlookで自動返信を設定するのは以前のものほど簡単ではなく、必要な時にメニューが隠れてしまうこともあります。通常、自動返信オプションが期待した場所に表示されないのは、Outlookのインターフェースが変更されたか、アカウントの種類が完全な自動返信をサポートしていない（一部のIMAPアカウントなど）ことが原因です。しかし、「Outlookのすべての設定を表示」メニューを操作し、 「メール」>「自動返信」を詳しく調べると、多くの場合は修正されます。機種によっては、最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、すぐに使えるようになります。