Excelファイルの共有は、綱渡りのようなものです。共同作業を行いたい一方で、機密データを誤って編集されたり、他人の目に留まったりすることから守りたいと考えるからです。シートを保護せずに放置しておくと、数式が壊れたり、誰かが意図せず書式設定を変更したりと、トラブルを招く可能性があります。また、パスワードを設定するだけで済むように思えても、ファイルのセキュリティを万全に保つためには、正しく設定する必要がある場合もあります。ここでは、主要な保護方法と、データが悪用されないための実践的なヒントを解説します。
Excelデータを効果的に保護する方法
ワークシートをパスワードで保護する
おそらく最も一般的な方法は、特定のシートやセルをロックして、ユーザーが許可した操作のみを実行できるようにすることです。同僚に入力を依頼したいが、数式や重要な情報に変更されたくない場合に便利です。ただし、シートを保護するとすべてのセルがデフォルトでロックされるため、編集可能にしたいセルをまずロック解除する必要があります。
- まず、ロックダウンするワークシートタブを選択します。
- 編集可能にしておく必要があるセルを選択し、右クリックして「セルの書式設定」を選択します。「保護」タブで「ロック」のチェックを外します。この手順は少し奇妙ですが、この手順を踏まないと、ロックされていないセルも保護されてしまいます。
- 「校閲」タブに移動し、「シートの保護」をクリックします。ダイアログボックスがポップアップ表示されます。
- 忘れないパスワードを設定してください。もちろん、Excel ではパスワードを復元できません。パスワードを確認し、「OK」をクリックします。これで、パスワードを知っている人だけが保護を解除したり、設定された権限を超えた変更を加えたりできるようになります。
- 保護ダイアログには、ロックされたセルを選択、セルの書式設定などのオプションがあります。ニーズに合わせて設定してください。設定によっては、最初の保護が失敗することがあります（少しイライラしますが）。しかし、一度閉じて再度開き、保護が機能しているかどうかをテストしてみることをお勧めします。
後でシートの保護を解除するには、「校閲」に戻って「シートの保護を解除」をクリックしてください。このパスワードは必ず必要になりますので、紛失しないようご注意ください。
ワークブック全体を保護する
シートの追加、削除、並べ替えを他人にさせたくないですか？そんな時はワークブック保護が役立ちます。データ自体ではなく、構造に重点を置きます。テンプレートや標準ファイルを乱雑にしたくない場合に最適です。
- Excel ファイルを開きます。
- [レビュー]に移動して、[ブックの保護]をクリックします。
- 構造を安全に保つためのパスワードを入力してください。プロンプトが表示されたら確認してください。
- ファイルを保存すると、新しい制限が適用されます。これで、ユーザーはパスワードを知らない限りシートの追加や削除ができなくなります。とても簡単です。
パスワードでファイルを暗号化する
より高度なセキュリティ対策として、暗号化はファイル全体をロックします。これはいわばデジタル南京錠のようなもので、パスワードがなければ誰もファイルを開いたり閲覧したりできないため、機密データの保存に最適です。ただし、パスワードを忘れた場合、Microsoftによると正式なアクセス方法は存在しないため、パスワードマネージャーを使用することをお勧めします。
- [ファイル]をクリックし、[情報] をクリックします。
- [ブックの保護]を選択し、[パスワードで暗号化] を選択します。
- 推測されにくいパスワードを入力してください。確認して、ファイルを保存します。
暗号化の仕組み上、パスワードは一回限りのものです。パスワードを紛失したら、アクセスは不可能になります。パスワードは、専用のパスワードマネージャーや安全なメモなど、安全な場所に保管することをお勧めします。
Excelファイルの保護について知っておくべきこと
基本的な保護機能以外にも、いくつかのコツや注意点があります。例えば、シートを非表示にすることは可能ですが（タブを右クリックして「非表示」を選択）、ブック構造がパスワードで保護されていない限り、簡単に無効化されてしまいます。また、非常に機密性の高いデータの場合、Excelの保護機能だけに頼るのは得策ではありません。ハッカーはちょっとした知識があれば、これらの保護機能を破ってしまうことがあるからです。
そのため、重要な情報を扱う場合は、パスワードを別の専用のパスワード保管庫に保管するか、専用のセキュリティツールを使用することを検討してください。Excelの保護は、誤編集や不用意な覗き見を防ぐのに最適ですが、悪意のある攻撃から守るものではありません。
データをより安全に保つためのプロのヒント
- 強力で一意のパスワードは必須です。単純なパスワードや再利用できるパスワードは使用しないでください。
- パスワードは常に安全に保管してください。特にファイルを暗号化する場合は注意が必要です。パスワードマネージャーはまさにそんな時に役に立ちます。
- 覚えておいてください: Excel の保護機能は金庫のドアというよりも、優しい柵のように機能します。そのため、Excel の保護機能と適切なデータ処理習慣を組み合わせてください。
- 最大限のセキュリティが必要な場合は、専用の暗号化ソフトウェアや、機密情報をパスワードで保護された外部ストレージに移動するなど、より強力なソリューションを検討してください。
まとめ
- 制御された入力を必要とするが、特定のセルは編集可能なままにしておくシートをロックします。
- 構造の変更を防ぐためにワークブック全体を保護します。
- 最も強力なロックアウトのために、ファイルをパスワードで暗号化します。
- 強力なパスワードを使用して安全に保管してください。Excel に組み込まれているトリックだけに頼らないでください。
- 保護は完璧ではないことに注意してください。より重要なデータには追加のセキュリティ手順が必要です。
まとめ
Excelデータの保護は完璧ではありませんが、誤編集や不用意な覗き見を防ぐには確実に役立ちます。重要なのは、ワークシート、ワークブック、完全な暗号化など、ニーズに合った適切な方法を選択し、強力なパスワードと組み合わせることです。場合によっては、いくつかの対策を組み合わせることが最善策となることもあります。また、執念深いハッカーや技術に精通したユーザーは、これらの保護を回避できる可能性があることにも留意してください。とはいえ、日常的なデータ管理においては、これらのヒントが安心感を与えてくれるはずです。