Google ドキュメントで同じ長いフレーズや複雑な用語を何度も入力することにうんざりしたことはありませんか？急いでいるときや大量の編集をしているときは特に、これはちょっと面倒です。幸いなことに、Google ドキュメントには、カスタムテキスト置換を作成する便利な機能があります。基本的には、完全な単語またはフレーズに自動的に展開されるショートカットです。これは本当に時間の節約になりますが、正直なところ、多くの人が設定がどれほど簡単かを知らなかったり、うまく機能しない不器用な方法で実行しようとしたりして、見逃しています。そこで、私がうまくいった方法を、少し面倒な方法で要約します。ただし、これを理解するために何時間も無駄にしないようにするのに役立つことを願っています。一度理解してしまえば、小さなショートカットを入力するだけで、Google ドキュメントが残りを入力します。レポートを作成する場合、繰り返しになるメールを書くこと、または同じことを何度も入力するのが嫌いな場合に非常に便利です。ただし、ショートカットがあまりユニークでないと、誤って起動してしまう可能性があるので、通常の入力を妨げないショートカットを選ぶようにしてください。ちなみに、Googleアカウントにログインしていればモバイルでもほぼ同じように動作しますが、スムーズに動作しない場合もあります。とりあえず、やり方は以下のとおりです。”>
Googleドキュメントでカスタムテキスト置換を作成する方法
まずは基本から始めましょう:設定を開いて設定する場所を見つけます
まず、Googleドキュメントを開きます。任意のドキュメントを読み込みます。次に、「ツール」メニューに移動して「設定」をクリックします。このウィンドウですべてが起こります。気づいていないかもしれませんが、これは非常に基本的なものです。2列構成で、左側がショートカット、右側が展開されたテキストです。この2列を用意しておくと便利です。
設定によっては、この設定ウィンドウが少しおかしくなることがあります。すぐに保存されなかったり、以前のショートカットが表示されなかったりするのです。WindowsとChromeは、単純なことを必要以上に複雑にしてしまうのが常です。そのため、「OK」をクリックしても何も起こらない場合は、Googleドキュメントを閉じて再度開くか、ページを更新してみてください。ウィンドウが開いたら、あとは列に入力するだけです。
ショートカットとそれを拡張したい長いフレーズを入力してください
- 左の列に、覚えやすいショートカットを入力します。私は短いものが好きです。数文字やちょっと変わった組み合わせがいいでしょう。例えば、「こんにちは、お元気ですか？」なら「$$」や「;hr」などです。
- 右側の列に、ポップアップ表示させたいフレーズまたは単語全体を書き出します。ここでタイプミスをすると、間違った展開になり、書き進めている途中で混乱してしまう可能性があるので注意してください。
プロのヒント：ショートカットは使い分けましょう。例えば、「hi」や「yes」は、文の途中でトリガーされてしまうので避けましょう。「!1」や「@x」のように、より長く、より恣意的な組み合わせを考えましょう。そうすれば、誤ってトリガーされる可能性が低くなります。
設定を保存して動作を確認しましょう
メッセージを入力したら「OK」をクリックしてください。これで、このショートカットに続けてスペースや句読点を入力するたびに、自動的に拡張されるはずです。正直なところ、機種によっては最初からうまくいく場合もありますが、場合によってはChromeを更新したり再起動したりする必要があるかもしれません。奇妙ですが、それがGoogleなのです。
一つ注意点があります。この設定はGoogleドキュメント内に適用され、すべてのGoogleアプリやシステム全体に適用されません。そのため、ユニバーサルショートカットが必要な場合は、Windowsの自動修正オプションやモバイルキーボードの設定など、別の場所で設定する必要があります。
問題なく完璧に動作させるためのヒント
- 短くて覚えやすいショートカットを使用しますが、日常の言葉が出てくるほど一般的ではありません。
- いくつかの例をテストしてください。ショートカットが通常の単語のように見える場合、Google の自動修正が干渉することがあります。
- ツール → 環境設定のショートカットリストを定期的に確認してください。設定を忘れて作業の流れが乱れてしまうことがよくあるからです。
- ショートカットがトリガーされない場合は、競合する可能性のある自動修正アプリやキーボード アプリがあるかどうかを確認してください。
よくある質問
ショートカットを忘れてしまったり、機能しなくなった場合はどうすればよいですか?
「ツール」→「設定」に戻ってください。ショートカットがすべてそこにリストされています。きちんと保存されているか確認してください。私も同じことを試しましたが、なぜ何も展開されないのか調べるのに時間を無駄にしました。
これを携帯電話やタブレットで使用できますか?
はい、状況によります。Googleドキュメントをモバイルブラウザやアプリで使用している場合は、うまく動作しないこともあります。通常、モバイルキーボードがカスタムテキスト置換をサポートしていれば、ショートカットは機能します。Gboardのように、ショートカットを個別に設定できるキーボードもあります。つまり、これは別の手順ですが、考え方は似ています。
ショートカットはいくつ設定できますか?
本当に、好きなだけ。制限はありません。ただ、脳に負荷をかけすぎたり、何が何だか分からなくなるような、おかしな領域に陥ったりしないようにしてください。
これらのショートカットを同僚と共有できますか?
残念ながら、できません。Googleアカウントと設定に紐付けられているだけです。リストを共有することはできますが、相手はコピー＆ペーストしたり、手動で設定したりすることができます。
まとめ
- Google ドキュメントで[ツール] → [設定]を開きます。
- カスタムショートカットと完全なフレーズを入力します。
- 「OK」をクリックしてテストしてください。
まとめ
テキスト置換を設定すると、Googleドキュメントでの入力時間を大幅に短縮できます。特に、誰もが繰り返し使っているような長くて退屈なフレーズを入力する際に効果的です。Googleがこの機能をより分かりやすく説明していないのは少し奇妙ですが、一度使えるようになると、状況は劇的に変わります。ショートカットを賢く使いこなして、混乱を招いたり、矛盾が生じたりしないようにしましょう。これで少しでも手間が省けたり、少なくとも一日が楽になったりすることを願っています。この機能が、誰かの作業効率を少しでも向上させ、作業中に気が散ることなく、少しでも多くのことをこなせるようになることを願っています。