大きな文書の編集は面倒な作業ですが、Word の検索と置換機能を使えば、どのボタンを押せばいいかわかっていれば、ずっと簡単になります。ただし、単純な置換だけでは不十分な場合があります。大文字と小文字を区別したり、単語全体だけを検索対象にしたり、書式を微調整したりする必要があるかもしれません。少し奇妙に思えるかもしれませんが、少しいじるだけで、Word のツールは、特に長いファイルで繰り返し編集を行う場合に、時間を大幅に節約できます。ただし、設定によっては、これらの機能が少し不安定になったり、特にワイルドカードや書式設定オプションを使用する場合に、正しく機能するまでに何度か試行する必要がある場合があることに留意してください。もちろん、Word は必要以上に難しくする必要があるためです。しかし、一度コツをつかんでしまえば、かなり強力です。ここでは、頭を悩ませることなく Word で一括編集を行うためのほとんどの基本をカバーする方法を説明します。
Microsoft Word で単語を置き換えるにはどうすればいいですか?
検索と置換を使用する
これは、大抵の場合十分な、手っ取り早い方法です。単語やフレーズをすべて数秒で置換できるほど信頼性が高く、テキストの整理、タイプミスの修正、文書内の用語の更新などに便利です。細かい調整は必要なく、単に素早く置き換えたいだけの編集作業のほとんどに当てはまります。
- Microsoft Word でドキュメントを開きます。
- CtrlWindowsでは+Hを押します。MacではCommand+Fを押し、検索オプションから「置換」を選択します。
- [検索する文字列]に検索するテキストを入力します。
- 「置換後のテキスト」に置換後のテキストを入力します。
- すべての一致を一度に変更するには「すべて置換」をクリックし、1 つずつ変更して確認するには「置換」をクリックします。
万が一に備えてバックアップを取りたい場合は、作業を始める前にWordファイルを複製しておきましょう。何か問題が発生しても元に戻すことができます。また、複数のセクションにまたがる置換を頻繁に行う場合は、事前に該当箇所をハイライト表示したりブックマークを付けたりしておくことをおすすめします。
詳細オプションで単語を置換する
これは、大文字と小文字を区別しない、部分一致を防ぐなど、より細かい制御が必要な場合に使用します。これは、ドキュメントに共通の単語や部分的な重複がある場合に特に厄介な、誤った置換を防ぐのに役立ちます。
- Windows の場合はCtrl+ 、Mac の場合はHCommand+F →置換で、置換ダイアログを再度開きます。
- 追加オプションを開くには、[詳細 >>]をクリックします。
- マッチケースをチェックします。これにより、置換時に大文字と小文字が区別されます（つまり、「Apple」が「apple」にならない）。
- 「単語全体を検索する」にチェックを入れます。これにより、単語の一部が置き換えられるのを防ぎます（「catalog」を「cata-XYZ-log」に変換するなど）。
- [置換]または[すべて置換]を実行します。
ある設定では問題なく動作しましたが、別の設定では、オプションを少し切り替えないと正しく動作しないことがあります。これらの設定をいろいろ試してみて、どれがうまくいくか試してみる価値はあります。
単語と一緒に書式も置き換える
フォントサイズ、色、ハイライトなど、一括でスタイルを統一したい場合、これは非常に役立ちます。手動で変更することなく、すべてのスタイルに統一感を持たせたい場合に非常に便利です。
- 以前と同じショートカットを使用して置換ウィンドウを開きます。
- [検索する文字列]に対象のテキストを入力します。
- 「置換後の文字列」に新しいテキストを入力します。
- ダイアログの下部にある「書式」をクリックします。ここで、 「フォント」（サイズ、色、スタイルの変更）、段落（配置、インデント）、または「強調表示」を選択できます。
- 「すべて置換」をクリックします。Word はテキストと書式設定の両方を一度に適用します。
特にフォーマットオプションに慣れていない場合は、最初は少し難しいですが、一度慣れてしまえば、大幅に時間を節約できます。
複雑な置換にはワイルドカードを使用する
ここからがかなり面白くなります。ワイルドカードを使うとパターンを置換できます。プログラミングにおける正規表現のようなもので、プレーンテキストだけでは不十分な場合に、より柔軟でスマートな置換が可能になります。
- 置換ウィンドウを再度開き、[詳細 >>]をクリックします。
- 「ワイルドカードを使用する」のボックスにチェックを入れてください。注意：一度オンにすると、バックスペースキーでは元に戻せませんので、事前にパターンを再確認してください。
- パターンを入力してください。例えば、
colou?r「color」と「colour」の両方に一致します。 - 置き換えたいものを入力してください。
- [すべて置換]をクリックするか、 [次を検索]と[置換]を使用して各一致を慎重に確認します。
ワイルドカードを使うと、例えば文書内のすべてのメールアドレスや電話番号を一括置換するなど、かなり複雑なことができますが、構文に慣れるまでは少し違和感があります。オンラインにはたくさんのチュートリアルがありますが、初めての方はまずは簡単なパターンから始めてみましょう。
よくある質問
Ctrl + F (Windows) またはCommand + F (Mac)を押します。検索バーが開き、実際に単語があるかどうかを確認して、直接その単語にジャンプできます。
はい、その後すぐにCtrl + Z (Windows) またはCommand + Z (Mac) を押すだけです。ほとんどの場合、これでうまくいきます。ただし、あまりにたくさんのことを素早く行うと、処理が複雑になる場合があるので、「すべて置換」をクリックしてから保存せずに離れないようにしてください。
はい、もちろんです。置換ダイアログの「特殊文字」^pを使って、段落区切りや^tタブなどの文字を挿入したり検索したりできます。検索と置換でこれらのコードを一致させると、スムーズに動作します。
まとめ
標準的な検索・置換機能、高度なオプション、書式設定の調整、ワイルドカードなど、Wordの一括編集ツールは、すべてがどこにあるのかさえ分かれば、かなり便利です。なぜか時々混乱してしまうこともありますが、何度か試してみると、大幅に時間を節約できます。置換オプションを使い始める前に、必ず元のファイルのコピーを保存しておきましょう。予期せぬ事態が発生した場合に備えてです。Wordの癖は確かに存在します。
まとめ
- 検索と置換は、大量のテキストの交換を素早く実行します。
- 高度なフィルターにより事故を防止します (大文字と小文字の一致、単語全体の一致)。
- 書式設定を一括で標準化できます。
- ワイルドカードはパターンを処理できますが、ある程度の練習が必要です。
- 大きな交換を行う前に必ずバックアップを行ってください。
最後に
これで誰かの時間を少しでも節約できれば嬉しいです。Wordはちょっと面倒なこともありますが、少し辛抱すれば、その力は十分に発揮されます。オプションをいろいろ試してみて、実験してみることを恐れないでください。私の場合はうまくいきました。皆さんにもうまくいくといいですね。