Microsoft Wordの文法とスタイルチェック機能は、よくある間違いをキャッチし、文章をより明確にするのに非常に便利です。しかし、もちろん、デフォルト設定が常に完璧というわけではありません。厳しすぎる、緩すぎる、あるいは単に面倒だと感じることもあります。特定の内容に取り組んでいる場合や、特定のスタイルの好み（地域の句読点や受動態の回避など）がある場合は、これらの設定を微調整する必要があるかもしれません。このガイドでは、基本設定からより高度なMicrosoft Editorの使用まで、Wordの校正ツールをカスタマイズするさまざまな方法を解説します。これにより、過度に強引なチェックや無駄なチェックに悩まされることなく、文書を最適な状態に仕上げることができます。これらの設定を試してみると、編集プロセスがよりスムーズになり、ストレスが軽減されることに気づくでしょう。そして、誤検出による作業の流れがスムーズになることも期待できます。
Microsoft Wordの文法とスタイルチェックを修正する方法
方法1: Wordで文法とスタイルの設定を構成する
Word に組み込まれている校正オプションを使用すると、特定の文法ルールを無効にしたり、カスタマイズしたりできます。デフォルトのチェックが細かすぎる場合や、自分のスタイルに合わない場合に、この機能は重要です。Word が不要なエラーをフラグ付けしたり、本来は検出すべきエラーを見逃したりしている場合、これらの調整が効果的です。あなたの文章作成スタイルや、あなたにとって重要なルールに合わせて、よりカスタマイズされた校正エクスペリエンスを期待できます。
手順:
- [ファイル] > [オプション]をクリックして、Word のオプションにアクセスします。
- サイドバー メニューから[校正]を選択します。
- 「文章スタイル」の横にある「設定」をクリックします。ここには、「文法」または「文法と改善」のオプションがあり、基本的な文法だけでなく、明瞭さ、簡潔さ、形式性といったチェックも含まれます。
- Word でフラグを設定する内容に応じて、受動態、冗長性、句読点などの個々の文法規則をオンまたはオフにします。
- 句読点の規則（引用符の使用方法、ピリオドの後にスペースを追加するかどうか、言語固有のルールなど）をカスタマイズするには、「句読点の規則」（Windows）または「必須」（ Mac）にアクセスします。
- [OK]をクリックして変更を保存し、パーソナライズされた校正で編集に戻ります。
これは、自分の文章スタイルに関係のないルールのノイズを取り除いてくれるので、かなり便利です。Wordのアップデート後にデフォルト設定がリセットされることがあるため、環境によってはこれらの調整を再度適用する必要がありますが、一度設定してしまえば、それほど煩わしく感じなくなります。特に、地域によって異なるスタイルで文章を書いている場合や、特定の組織で独自のスタイルガイドを使用している場合は便利です。
方法 2: Microsoft エディターで文法チェックを微調整する (Microsoft 365)
Microsoft 365 をご利用の場合、Microsoft エディターでさらに高度な制御が可能になります。特定の候補を直接オン/オフに切り替えることができるので、受動態や副詞の使いすぎに関するしつこい提案にうんざりしている方に最適です。正直なところ、エディターの提案は、自分で使いこなさないと圧倒されてしまうことがありますが、この方法はまさにそんな時に最適です。まるで校正アシスタントをカスタマイズするかのように、本当に必要な部分だけを指摘してくれます。
手順:
- ホームタブのエディターボタンをクリックするか、 を押すだけでエディターウィンドウが開きます。メニュー内を探すよりも、こちらのほうが早いです。F7
- 「スペル、文法、改善」の下にリストされている提案を確認してください。これらはカテゴリ別に分類されているので、気になる点に集中できます。
- フラグを付ける候補を変更するには、カテゴリの横にある省略記号（ … ）をクリックし、 「候補をカスタマイズ」を選択します。ここで、受動態にフラグを付けるかどうかや、特定のスタイルの候補を除外するかどうかなど、個々のチェックを有効または無効にすることができます。
- ドキュメント内の下線またはフラグ付きのフレーズを右クリックすると、特定の候補を即座に管理できます。
この設定は時々ちょっと変な感じがします。設定がすぐに保存されなかったり、デバイス間で正しく同期されなかったりすることがあるからです。でも、1台のマシンでは問題なく動作しました。WordやOffice365には時々癖があるので、これは納得できます。とはいえ、より細かい制御をしたい場合は試してみる価値はあるでしょう。
方法3: 校正言語と多言語チェックの変更
これはよくつまずく問題です。Wordは複数の言語をサポートしていますが、例えばアメリカ英語ではなくイギリス英語で書いたり、フランス語とスペイン語を混ぜて書いたりする場合は、Wordにどの言語ルールを使用するかを伝える必要があります。そうしないと、間違った辞書やルールセットを使ってチェックしてしまうため、大量の誤ったエラーがフラグ付けされたり、本当の間違いが見逃されたりしてしまいます。
手順:
- チェックするテキストを選択し、[校閲] > [言語] > [校正言語の設定]に移動します。
- 英語（英国）など、必要な言語を選択してください。すべての新規ドキュメントでこの言語を使用する場合は、「デフォルトとして設定」にチェックを入れてください。
- 複数の言語が混在する大きな文書で作業している場合は、一貫性を保つために校正言語を設定する前にすべてのテキストを選択 ( Ctrl + A ) してください。
理由は定かではありませんが、Wordではテキストを変更しても校正言語が自動的に切り替わらないことがあります。特に、異なる地域の人と共同作業している場合や英語以外のコンテンツを使用している場合は、手動で切り替える必要があるかもしれません。また、画面下部の言語インジケーターに注意してください。オフになっている場合、Wordが間違った言語で校正を行っており、予期しないフラグが表示される可能性があります。
方法4: 自動スペルチェックと文法チェックを制御する
Wordはデフォルトで入力時にスペルと文法をチェックします。これは非常に便利ですが、下書きの途中では気が散ることがあります。大量のテキストをコピーしたり、デリケートな言葉遣いをしたりする時など、一時的にチェックをオフにしたい場合もあります。あるいは、赤い波線が頻繁に表示されるのが嫌な場合もあります。
手順:
- [ファイル] > [オプション] (Windows) または[Word] > [環境設定] (Mac)に移動します。
- 「文章校正」を選択します。ここに、 「入力時にスペルをチェックする」と「入力時に文法エラーを記録する」のチェックボックスがあります。
- リアルタイムの修正やフラグが必要ない場合はこれらをオフにし、作業中に Word で間違いを即座に強調表示したい場合はオンにします。
これは、クリーンな下書きを編集している場合や、自動的にフラグ付けされたくない機密情報を扱っている場合に便利です。ただし、これをオフにすると、後で手動でチェックする必要があることに注意してください。
方法5: 手動でスペルと文法をチェックする
文書全体を刷新したい場合は、手動でレビューを実行することで、見落としや見落としを見つけることができます。最初の下書きを書き終えた後、Word がどのようなフラグを立てたかを確認するのは、ある意味満足感があります。
手順:
- [校閲]タブをクリックし、[スペルと文章校正]を選択するか、 を押しますF7。
- それぞれの候補を確認してください。Word はフラグ付きの項目を一つずつ表示します。誤検出の場合は、承認、無視、または辞書に追加を選択できます。
自動チェックをすり抜けていたミスが、手動で実行することで見つかることがあります。特に、チェックがどこかの時点で無効になっていた場合などはなおさらです。たくさんのエラーを修正したり、フラグの付いた提案を再評価したりした時に、ちょっとした達成感を味わえるでしょう。
方法6：無視された単語と文法をリセットする（古いバージョンのWord）
まだ古いバージョンのWordをお使いの場合は、無視したエラーをリセットする方法があります。特定のエラーを頻繁に無視していて、後で再確認したい場合に便利です。少し面倒ですが、ワークフローに誤検知や手動で無視したエラーが多数含まれる場合は必須です。
手順 (旧バージョンのみ):
- [ツール] > [スペル チェックと文法]に移動し、[無視した単語と文法をリセット]を選択します。
- スペルと文法のチェックを再度実行して、何かが抜けているかどうか、または新しいエラーが発生していないかどうかを確認します。
これは、久しぶりにドキュメントを再度確認したり、以前見落としていた箇所を再確認したいときに役立ちます。完璧ではありませんが、エラーをいつまでも放置するよりはましです。
まとめ
これらの調整により、Wordの校正ツールははるかに使いやすくなります。誤検知を減らし、本当に重要な点に焦点を当て、ユーザーのスタイルや言語設定に合わせてチェックを調整するのに役立ちます。もちろん、Wordは時に必要以上に難しくしてしまうこともありますが、ちょっとしたカスタマイズで大きな効果が得られます。
まとめ
- Wordのオプションで校正ルールを自分のスタイルに合わせてカスタマイズ
- Microsoft エディターを使用して、提案を細かく制御します
- 多言語ドキュメントに適切な校正言語を設定する
- ワークフローに応じてリアルタイムチェックをオンまたはオフにする
- 自動で見逃されるものを見つけるために手動チェックを実行する
- 必要に応じて、古いバージョンで無視されたエラーをリセットします
結論
Wordの校正設定の調整は必ずしも簡単ではありませんが、一度微調整すれば劇的な変化が生まれます。不要な警告に悩まされたり、明らかなミスを見逃したりすることなく、ニーズに合わせてカスタマイズされた、よりスムーズな編集体験が得られます。デフォルトの設定にうんざりしているなら、ぜひ試してみてください。きっとうまくいくはずです。この記事が少しでも作業の効率化と、少しでも頭を悩ませる問題の解決に役立つことを願っています。